ISO 9001: CONSIGLI E TRUCCHI PER IMPLEMENTARLA E MIGLIORARE NEL TEMPO IL SISTEMA QUALITÀ

Qualche consiglio utile a chi si avvicina alla ISO 9001

Assicuratevi che tutti sappiano cos'è la qualità

Ci sono molte definizioni di "qualità" ma forse la più immediata ed esaustiva è: "Soddisfare nel dettaglio i requisiti concordati con il cliente e cercare di andare addirittura al di là delle sue aspettative".

Il primo consiglio che ci sentiamo di darvi, quindi, è quello di accertarvi che tutti i collaboratori abbiano un'idea chiara di cosa si intende per "qualità".

Spiegate i 4 elementi della gestione della qualità

La ISO 9001 è la norma che si occupa della gestione della qualità. La sua applicazione garantisce che un'organizzazione, un prodotto o un servizio siano coerenti con quanto stabilito dai requisiti normativi, dai requisiti del cliente, dai requisiti dell'azienda e dalle cogenze applicabili.

Le quattro componenti principali della gestione della qualità

La gestione della qualità è focalizzata non solo sulla qualità del prodotto e del servizio ma anche sui mezzi per raggiungerla. La gestione della qualità, quindi, utilizza l'assicurazione della qualità e il controllo dei processi e dei prodotti/servizi per ottenere una qualità più coerente, in linea con ciò che un cliente vuole ed è disposto a pagare per avere la qualità richiesta, cioè un sistema che garantisca un prodotto o un servizio in grado di svolgere la funzione prevista.

I due obiettivi principali

Migliorare su base continua la soddisfazione del cliente
Gestire le esigenze di tutte le parti interessate

Formate le persone sui capisaldi della ISO 9001:2015

La versione della norma ISO 9001 attualmente in vigore è la ISO 9001:2015. Gli elementi che caratterizzano questa versione della ISO 9001 sono:

I primi tre capitoli della ISO 9001:2015

I primi tre capitoli trattano:

L'ambito
I riferimenti normativi
La terminologia

Si tratta di capitoli informativi e non delineano azioni particolari o requisiti principali ai quali adempiere. Inoltre, questi capitoli evidenziano gli elementi di base di un sistema di gestione della qualità ad alto valore aggiunto, in quanto si spiega che le organizzazioni sono incoraggiate a implementare processi e procedure ripetibili nel tempo, al fine di produrre risultati uniformi che possano garantire al cliente una qualità costante.

In questi primi capitoli della ISO 9001:2015, inoltre, le organizzazioni vengono incoraggiate a lavorare per una maggiore soddisfazione dei clienti durante l'intero ciclo di vita del prodotto.

Termini fondamentali da conoscere

Create una struttura documentale semplice ed efficiente

La documentazione rappresenta la descrizione del vostro sistema di gestione della qualità, cioè ciò che fate per garantire che i prodotti e i servizi raggiungano gli standard qualitativi che avete definito e che i clienti si aspettano.

I documenti fondamentali

Politica per la qualità: deve essere formulata a livello di alta direzione e definisce le intenzioni dell'organizzazione per la qualità e i principi di gestione della stessa
Manuale della qualità: descrive come l'organizzazione soddisfi i requisiti della norma ISO 9001. Sebbene non sia più obbligatorio, rimane uno strumento utile
Procedure: descrivono come eseguire specifiche attività nel dettaglio
Istruzioni di lavoro: forniscono indicazioni dettagliate su come eseguire compiti specifici
Registrazioni: forniscono evidenza oggettiva che i requisiti sono stati soddisfatti e che il sistema qualità funziona correttamente

Mantenete la documentazione aggiornata e accessibile

È necessario che la documentazione resti sempre aggiornata e che chi ne ha bisogno possa accedervi facilmente. In questo modo i dipendenti avranno sempre dei documenti di supporto aggiornati alle ultime modifiche.

È essenziale che i documenti obsoleti vengano ritirati dalla circolazione o quantomeno etichettati come "superati" per evitare di utilizzarli per errore.

Investite nella formazione del personale

La formazione è fondamentale per il successo di un sistema di gestione della qualità. Il personale deve essere:

Competente: deve possedere le conoscenze e le abilità necessarie per svolgere le proprie mansioni
Consapevole: deve comprendere l'importanza del proprio ruolo nel sistema qualità e come le proprie attività contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi
Formato: deve ricevere formazione adeguata sui processi, sulle procedure e sugli strumenti necessari

Mantenete registrazioni di tutta la formazione erogata, inclusi i contenuti, i partecipanti e i risultati ottenuti.

Implementate il miglioramento continuo

Il miglioramento continuo è il cuore pulsante della ISO 9001. Utilizzate il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) per:

Plan (Pianificare): identificare le opportunità di miglioramento e pianificare le azioni
Do (Fare): implementare le azioni pianificate
Check (Verificare): monitorare e misurare i risultati rispetto agli obiettivi
Act (Agire): adottare azioni correttive o diffondere le best practice

Gestite efficacemente i fornitori

La qualità dei vostri prodotti e servizi dipende anche dalla qualità delle forniture. Ecco alcuni consigli pratici:

Valutate e selezionate i fornitori: stabilite criteri chiari per la selezione e valutazione dei fornitori
Monitorate le performance: raccogliete dati sulla qualità delle forniture e sulle prestazioni dei fornitori nel tempo
Differenziate l'approccio: i fornitori maturi con dati di qualità consolidati possono essere autorizzati a ispezionare autonomamente parte del vostro ordine, mentre i fornitori nuovi o ad alto rischio necessiteranno di ispezioni più approfondite
Formate i fornitori: fornite materiali formativi che spieghino come ottenere un prodotto di alta qualità che rifletta adeguatamente il vostro marchio
Comunicate i requisiti: assicuratevi che i fornitori comprendano le normative di mercato, gli schemi di audit e certificazione, nonché i vostri standard di produzione

Una guida chiara e coerente per tutte le parti della catena di approvvigionamento è una parte vitale del vostro sistema qualità. Offrendo al vostro team e ai vostri fornitori l'accesso a risorse educative e materiali di formazione per guidare le operazioni di controllo qualità sul campo, vi assicurerete che i requisiti del vostro marchio e del mercato di riferimento siano seguiti in modo coerente e contribuirete a un miglioramento continuo all'interno della vostra catena di fornitura.

Conformità alla sicurezza e alle normative

La conformità alla sicurezza e alle normative è di fondamentale importanza e può essere ottenuta:

Mantenendo il controllo degli standard di produzione dei fornitori per assicurarsi che siano allineati con i requisiti normativi più recenti
Mantenendo un programma di controllo per intercettare eventuali problemi alla fonte, nel caso - ad esempio - di una campagna di ritiro dei prodotti

Le buone pratiche del sistema qualità, inoltre, possono anche essere efficacemente sfruttate per organizzare e implementare requisiti etici e ambientali, discorso non trascurabile per la soddisfazione della clientela.

Il consiglio finale: L'ultimo suggerimento che ci sentiamo di darvi è di non avere mai la tentazione di cercare di cambiare il modo in cui lavorate per adattarlo alla ISO 9001. Pensate invece, facendo un ragionamento contrario, a come fate le cose e come i requisiti della norma si riflettono su come le fate.