MISURARE LE PERFORMANCE: QUALI TIPOLOGIE?
Quante performance diverse si possono misurare? E quali sono? Scopriamolo insieme!
Utilizzare al meglio i dati raccolti
La maggior parte delle organizzazioni monitora almeno alcuni indicatori relativi alle sue performance. Purtroppo, però, molte di queste aziende non sanno utilizzare al meglio i dati raccolti perché si limitano a creare una sorta di cruscotto che visualizzi gli indicatori per poi ignorare, sostanzialmente, i dati raccolti.
Il problema è che raccogliere indicatori relativi alle performance richiede uno sforzo in termini di risorse e di tempo e se questi dati non vengono utilizzati, metterli insieme diventa un vero e proprio spreco.
La chiave per costruire un buon cruscotto di indicatori è, prima di tutto, raccogliere solamente le misure relative alle performance che verranno effettivamente utilizzate per capire meglio come si lavora e migliorare le prestazioni complessive della nostra organizzazione.
Solamente in questo caso questi dati rappresentano fattori critici per gestire veramente le prestazioni.
Il secondo passo per sviluppare una buona raccolta di indicatori è determinare quali tipologie di informazioni ci sono necessarie per operare meglio e per gestire, comprendere e migliorare l'organizzazione, i suoi dipartimenti e i suoi processi.
La cosa migliore, dunque, è chiederci cosa ci serva e impostare una raccolta dati che ci metta in grado di fare chiarezza in questo ambito. Ricordate che l'obiettivo finale di qualsiasi sistema di misurazione delle performance è quello di tradurre i numeri raccolti in conoscenza fruibile fatta di informazioni corrette fornite al momento corretto.
I requisiti di un buon cruscotto
Gli indicatori di performance possono essere utilizzati per diversi scopi ma qualsiasi cruscotto, per essere davvero utile, dovrà avere:
- una buona descrizione di ciò che sta accadendo ed è accaduto;
- un valore diagnostico capace di aiutarci a capire meglio perché qualcosa stia accadendo o sia successo;
- un valore predittivo per aiutarci ad estrapolare ciò che può accadere ma non è ancora successo sulla base di ciò che accade ed è successo in passato.
Le tre tipologie di indicatori
I dati raccolti relativamente alle performance possono appartenere a tre grandi gruppi:
- indicatori di tipo descrittivo;
- indicatori diagnostici;
- indicatori predittivi.
Indicatori di tipo descrittivo
Un indicatore di tipo descrittivo ci racconta ciò che sta accadendo o che è accaduto.
Tali misure rappresentano comunemente dei risultati specifici e sono spesso utilizzate per analizzare la tendenza di un particolare fenomeno nel tempo. Per questo motivo, le misure descrittive sono anche definite come indicatori di ritardo perché offrono una sorta di quadro di ciò che è accaduto.
Abbiamo due tipologie di indicatori descrittivi:
- le misure descrittive di routine che mostrano l'andamento dei processi;
- le misure descrittive che mostrano dei trend.
Le prime, gli indicatori delle prestazioni di base, sono tra le misure più importanti che possano essere raccolte perché rispondono alla domanda "Da dove sto iniziando?"
Le misurazioni di base stabiliscono una linea di performance attuali che costituiscono la base per tutte le misurazioni successive associate a qualsiasi sforzo teso al miglioramento.
Se non sappiamo da dove stiamo iniziando il nostro progetto di miglioramento, infatti, è praticamente impossibile dire se stiamo andando nella direzione giusta oppure no. E' un po' come quando decidiamo di metterci a dieta: se non conosciamo il nostro peso iniziale, sarà impossibile stabilire se la dieta abbia avuto successo o meno.
Questi indicatori di base ci permettono di documentare eventuali futuri miglioramenti.
La raccolta di questa tipologia di indicatori richiede, solitamente, una gran mole di lavoro soprattutto per quei processi che non sono mai stati misurati prima. Questi sforzi iniziali, però, sono fondamentali per lo sviluppo e il successo di ogni futuro progetto di miglioramento perché non si può migliorare ciò che non si misura ed è dunque da qui che bisogna partire per costruire un solido cruscotto di indicatori.
La seconda tipologia di indicatori appartenenti alle misurazioni di tipo descrittivo è quella composta da dati capaci di darci un andamento delle prestazioni.
Questi dati sono in grado di mostrarci la tendenza di qualcosa (un'attività, l'esito di qualcosa, un output, ecc.) nel tempo e ci permette di confrontarla con un obiettivo di riferimento determinato in precedenza.
Sebbene indicatori di questo tipo non possano dirci perché qualcosa sta accadendo (ad esempio perché c'è un aumento del numero di incidenti sul lavoro), essi possono comunque mostrarci chiaramente un trend.
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PER SAPERNE DI PIÙ:
La sezione misurare e controllare
Misurare le performance di un progetto