L'IMPORTANZA DEGLI AUDIT INTERNI NEL SISTEMA DI CONTROLLO DELLA GESTIONE DI UN'ORGANIZZAZIONE

ACSQ, l'ente certificatore che vi abbiamo presentato in questa pagina dedicata, ha scritto questo articolo per sottolineare come le verifiche ispettive interne di prima parte siano fondamentali all'interno di un sistema di gestione per la qualità per controllare l'organizzazione del lavoro.
Buona lettura!

Lo scopo principale di un audit ISO 9001 di prima parte, cioè di una verifica ispettiva interna all'organizzazione compiuta dal team dell'Ufficio Qualità o da professionisti di fiducia dell'azienda, ha come scopo principale la valutazione della struttura di gestione del lavoro dell'area esaminata.

Questa sorta di controllo interno serve per valutare se le strutture messe in atto dall'azienda, gli standard di riferimento che ha scelto di adottare e gli strumenti che utilizza nella quotidianità siano adatti a implementare la strategia che ha deciso di adottare e, nel tempo, possano centrare gli obiettivi che si è posta.

Un sistema di controllo valido che si avvalga anche delle verifiche ispettive interne dovrà, prima di tutto, verificare che:

• le singole azioni che compongono il lavoro quotidiano degli operatori siano efficaci ed efficienti;
• esista un sistema che tenga traccia in maniera precisa e puntuale del lavoro fatto;
• ogni attività compiuta sia conforme agli standard di riferimento che possono essere interni (procedure, istruzioni di lavoro, politiche aziendali, ecc.) o esterni (contratti stipulati con i clienti, specifiche della clientela, normative del settore, cogenze, ecc.)

Dobbiamo iniziare, dunque, a cambiare prospettiva e a considerare gli audit interni come un'attiità necessaria per supportare l'organizzazione nel raggiungimento dei suoi obiettivi. Molte aziende, invece, credono che attività come questa siano una mera perdita di tempo perché le concepiscono come una sorta di necessità imposta dalla norma ISO 9001 (ricordiamo che lo svolgimento degli audit interni è un requisito ben preciso il cui adempimento è richiesto per poter ottenere la certificazione del proprio sistema di gestione per la qualità).
Si tratta, invece, di un'attività che aggiunge valore al lavoro complessivo dell'azienda perché lo supporta e lo indirizza nella giusta direzione, evidenziando eventuali anomalie rispetto a ciò che l'organizzazione si attenderebbe dal suo lavoro di gestione della qualità.

E' vero che ogni responsabile di area dovrebbe supervisionare le attività tese a stabilire, monitorare e mantenere nel tempo un buon sistema di controllo del lavoro svolto, ma questi professionisti potrebbero non accorgersi di alcune problematiche importanti ed è per questo che è importante che l'audit venga svolto da persone indipendenti che non lavorino nell'area esaminata.

Il compito degli auditor ISO 9001 sarà verificare che i controlli interni siano efficaci al fine del raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione perché, quando la gestione del lavoro non è sotto controllo, l'azienda si espone ad inefficienze quali, ad esempio:

• lo spreco di risorse che potrebbero essere impiegate in altro modo;
• l'utilizzo di informazioni che potrebbero risultare imprecise o incomplete;
• una ridondanza (o, peggio ancora, una vacanza) nello svolgimento di alcune attività;
• zone d'ombra nella distribuzione di responsabilità e autorità per ciò che riguarda le diverse azioni da compiere;
• il cattivo utilizzo di strumenti, macchinari, materiali, ecc.;
• l'uso di procedure o documenti non aggiornati;
• ecc.

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Identificare velocemente ognuno di questi punti è, dunque, fondamentale per evitare che, nel tempo, contribuiscano ad ingrossare il numero di inefficienze dell'organizzazione.

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