I DOCUMENTI DELLA QUALITA': RACCOLTA DI MODELLI

Il controllo dei documenti è una parte fondamentale di qualsiasi Sistema di Gestione della Qualità e, quindi, un requisito della ISO 9001: 2015. In questa pagina del sito abbiamo raccolto un po' di documenti che potrebbero esservi utili nello sviluppo del vostro sistema qualità secondo la norma ISO 9001.

All'interno della ISO 9001: 2015, il requisito relativo al controllo sulle informazioni documentate spiega che occorre determinare che le persone giuste abbiano accesso ai documenti di un sistema qualità dove e quando ne hanno bisogno e che occorre garantire che al sistema documentale non possano essere apportate modifiche non autorizzate.

Queste disposizioni compaiono nella ISO 9001: 2015 al punto 7.5.3.1 dove si ricorda che le informazioni documentate richieste dal sistema di gestione della qualità e dalla norma devono essere controllate per garantire che:

• siano disponibili e adatte all'uso, dove e quando sia necessario;
• siano adeguatamente protette (ad esempio relativamente alla riservatezza, a un uso improprio o alla perdita di integrità)

Richiedendo controlli sull'accessibilità e la distribuzione delle informazioni contenute all'interno di un sistema qualità, quindi, la ISO 9001 mira all'applicazione coerente degli standard in tutta un'organizzazione.

Queste disposizioni sul controllo dei documenti mirano a garantire che un sistema qualità sia sempre un mezzo affidabile con cui un'azienda può definire e condividere internamente i dettagli dei propri processi e delle migliori pratiche e che lo possa fare anche con terze parti esterne, quando richiesto.

La ISO 9001: 2015 afferma anche che un sistema qualità dovrebbe mantenere le informazioni documentate nella misura necessaria a supportare il funzionamento dei processi e conservarle nella misura necessaria per avere l'assicurazione che i processi vengano eseguiti come pianificato. Le sue linee guida sottolineano ulteriormente, poi, che l'entità delle informazioni documentate del sistema qualità può differire da un'organizzazione all'altra a causa:

• della dimensione dell'organizzazione e del tipo di attività, di processi, di prodotti e di servizi;
• della complessità dei processi e delle loro interazioni
• della competenza delle persone

Quindi, sebbene disporre di controlli sui documenti sia ancora una parte vitale e obbligatoria dei vostri obblighi relativi all'implementazione della norma ISO 9001: 2015, il modo esatto in cui tali controlli devono essere implementati non è specificato e può essere commisurato alle dimensioni della vostra organizzazione, a ciò che fate e alla complessità delle attività che la vostra azienda deve eseguire.

Per alcune start-up e PMI, quindi, l'utilizzo di un eQMS digitale "pesante" (progettato per un'azienda con migliaia di dipendenti e una suite di prodotti matura e complessa) può introdurre strati di burocrazia inutile nelle loro operazioni quotidiane. Allo stesso tempo, l'utilizzo di una soluzione cartacea o il tentativo di strutturare un QMS utilizzando Windows File Server, Dropbox o Google Drive potrebbe rivelarsi inadeguato per raggiungere i livelli richiesti di controllo dei documenti all'interno di un'azienda.

Allora, quali sono i "controlli delle informazioni documentate" richiesti dallo standard e il vostro attuale SGQ equivale a imporli?