IL PARAGRAFO 5.3 DELLA ISO 9001:2015 - RUOLI, RESPONSABILITA' E AUTORITA' NELL'ORGANIZZAZIONE

di Staff di QualitiAmo

Il paragrafo 5.3 della ISO 9001:2015 corrisponde ai punti 5.5.1 e 5.5.2 della ISO 9001:2008.

Nel nostro libro vi abbiamo già spiegato ampiamente come il capitolo 5 della nuova ISO 9001 contenga aspetti strategici, aspetti strategico-tattici e aspetti operativi e quali grandi novità rappresenti lo standard, soprattutto in questo quinto capitolo. In questo articolo inizieremo, dunque, col prendere in esame più nel dettaglio le singole modifiche rispetto alla ISO 9001:2008.

Come prima cosa vediamo che il termine "rappresentante della Direzione" non è più presente nel testo della ISO 9001:2015 anche se le responsabilità che facevano capo a questo ruolo sono, ovviamente, ancora tutte elencate e vanno assegnate a qualcuno.
Eliminare il ruolo del Rappresentante della Direzione, come abbiamo già spiegato, serve a mandare un messaggio chiaro sul fatto che la Direzione debba assumersi le proprie responsabilità in merito allo sviluppo del sistema e sul fatto che la Qualità sia una responsabilità di tutti e non di una sola persona. Detto questo, è impensabile che l'Alta Direzione svolga in toto il lavoro del rappresentante della Direzione e quindi sarà abbastanza normale che nelle piccole organizzazioni, dove c'è poco personale, continui ad esserci una persona che si faccia carico di questi compiti (affiancata da tutti gli altri collaboratori) e che in quelle medie e grandi queste attività vengano suddivise tra i diversi manager e responsabili di processo (magari a rotazione per far capire che non c'è nessuna figura che possa assumersi le responsabilità di altri). Questa, ovviamente, non è una regola e ogni azienda può procedere come meglio crede, mantenendo o abolendo il ruolo del rappresentante della Direzione. L'unica cosa che deve essere ben chiara è che, comunque si deciderà di agire, il top management non potrà più essere estraneo alla realizzazione del sistema di gestione.

La norma, in sintesi, pretende un coinvolgimento più concreto da parte dell'Alta Direzione in tutte le attività principali di attuazione del Sistema Qualità ma vuole anche evitare il più possibile che le responsabilità del mantenimento quotidiano del sistema si concentrino nelle mani di una sola persona.

In base a tutto ciò che abbiamo detto fin ad ora, occorrerà probabilmente ripensare e ridistribuire le responsabilità ed autorità della vostra organizzazione con particolare riferimento alle figure che rappresentano il top management. Ma di quali responsabilità stiamo parlando esattamente?
Vediamole una ad una:

• assicurarsi che il Sistema Qualità soddisfi i requisiti della ISO 9001:2015 - è chiaro che, secondo la filosofia della norma, tutti all'interno di un'organizzazione contribuiscono a raggiungere questo obiettivo ma qualcuno deve esserne responsabile ed è bene che questa persona abbia una buona conoscenza dello standard. Ancora una volta questa persona potrebbe essere il vecchio rappresentante della Direzione o il Responsabile Qualità ma, affinché possa svolgere al meglio questo lavoro, occorre che venga supportato da tutti i colleghi.
  Tra le attività che bisogna svolgere per soddisfare questo primo requisito troviamo:
  • la formazione del personale che dovrà aiutarlo nei suoi compiti;
  • l'utilizzo della ISO 9001:2015 come modello per la progettazione del sistema;
  • lo svolgimento degli audit interni per assicurare che i processi soddisfino i requisiti contenuti nella ISO 9001:2015;
  • un'informazione costante delle parti interessate in merito all'andamento del sistema
• accertarsi che i processi producano gli output previsti - Questo compito può essere svolto da una sola persona o essere assegnato a più collaboratori che riporteranno il tutto all'Alta Direzione affinché possa prendere le decisioni più opportune.
  Per svolgerlo nel migliore dei modi occorrerà:
  • definire bene i processi;
  • stabilire gli obiettivi di processo e i relativi indicatori;
  • misurare e occuparsi della relativa reportistica
• riferire all'Alta Direzione in merito all'andamento del Sistema Qualità e alle opportunità di miglioramento - In questo caso non si tratta semplicemente di trasmettere i dati grezzi raccolti ma di analizzarli ed elaborarli in modo che possano fornire informazioni utilizzabili anche all'interno del riesame della Direzione;
• assicurare la necessaria attenzione al cliente - per svolgere al meglio questo compito si può:
• assicurarsi che i feedback dei clienti vengano raccolti e analizzati;
• comunicare i contenuti di questi feedback a tutte le parti interessate;
• imparare dalle segnalazioni dei clienti;
• facilitare i miglioramenti di quei processi dai quali i clienti possono trarre un giovamento;
• sensibilizzare i collaboratori relativamente alle esigenze dei clienti interni;
• incoraggiare l'innovazione

• assicurare che il Sistema Qualità rimanga efficace anche quando viene modificato in qualche sua parte - chi si assumerà questa responsabilità dovrà assicurare l'integrità del sistema chiedendosi se:
  • sia il caso di rivedere le informazioni documentate relative alla parte del sistema che è stata modificata;
  • occorra formare le persone che gestiscono i processi interessati;
  • ci sia la necessità che la Direzione faccia qualche comunicazione in merito;
  • occorra iniziare qualche nuova misurazione o terminarne qualcuna già in essere

(Seconda parte)

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I capitoli 4 e 5 della ISO 9001:2026
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Paragrafo 4.2 della nuova ISO 9001:2026 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova ISO 9001:2026 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova ISO 9001:2026 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Paragrafo 5.1 della nuova ISO 9001:2026 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova ISO 9001:2026 - Politica