ISO 9001:2023-2024 - L'INTEGRAZIONE, IL
QUARTO DEI "FUTURE CONCEPTS"

Staff di QualitiAmo

Esaminiamo il quarto dei future concepts che saranno alla base delle prossime revisioni della ISO 9001

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Il quarto dei "future concepts" che saranno alla base delle prossime revisioni della ISO 9001, anche se non si sa ancora se costituiranno elementi per la versione più prossima della ISO 9001:2015, la ISO 9001:2023 (o ISO 9001:2024), è relativo all'integrazione.

Lo scopo di un sistema integrato è quello di aiutare a fornire una chiara rappresentazione di tutte le caratteristiche dei rispettivi sistemi di gestione che sono stati integrati tra loro per mostrare come impattino sul lavoro quotidiano e quali siano le relazioni che hanno uno sull'altro.
Le realtà globali del contesto imprenditoriale di oggi stanno costringendo molte organizzazioni a cambiare per adattarsi nel modo più rapido possibile. Non c'è più il tempo per studiare come stanno andando le cose, pensare a proteggersi e aspettare che le cose "tornino alla normalità". La normalità, infatti, sarà determinata da coloro che avranno la lungimiranza e la vision necessarie per prendere il controllo del presente e contribuire a plasmare un futuro più luminoso. Questo futuro più roseo può essere influenzato dalla maturità e dall'efficacia dei sistemi di gestione che possono essere di grande supporto nel guidare un'organizzazione attraverso i suoi principali obiettivi organizzativi pur rimanendo finanziariamente competitiva.

Negli ultimi vent'anni le organizzazioni grandi e piccole sono state spesso portate dai clienti, dai regolamenti, dalle leggi, dal settore in cui operano e da motivazioni interne a implementare la qualità, la salute e la sicurezza e ad avere un'attenzione particolare all'ambiente. Sebbene tutti questi aspetti possano essere presi in considerazione separatamente, c'è una base comune di caratteristiche che aggiunge un valore straordinario all'intero processo quando si procede a integrarle in maniera sistemica là dove c'è compatibilità. Il valore deriva dall'ottimizzazione delle risorse, dalla razionalizzazione del lavoro da svolgere e dal fatto che si lavora in maniera più intelligente.

Per creare un sistema integrato, così come ci viene suggerito dalla stessa ISO, bisognerebbe guidare l'integrazione a livello di processi, creando un sistema di gestione allineato che affronti tutti gli obiettivi dell'organizzazione e tutte le esigenze e le aspettative delle parti interessate che sono state considerate rilevanti. Quando un'organizzazione integra i sistemi di gestione ottiene un migliore allineamento tra i sistemi,gli obiettivi e il contesto in cui opera.

Il numero e il tipo di sistemi di gestione può variare in ciascuna organizzazione a seconda delle dimensioni, della tipologia di azienda e del contesto.
Si possono integrare senza alcuna difficoltà:

  • ISO 9001 - "Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti"
  • ISO 14001 - "Sistemi di gestione ambientale - Requisiti e guida per l'uso"
  • ISO 45001 - "Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro - Requisiti e guida per l'uso"
  • ISO 27001 - "Tecnologie Informatiche - Tecniche di sicurezza - Sistemi di gestione della sicurezza dell'informazione - Requisiti"
  • ISO 50001 - "Sistemi di gestione dell'energia - Requisiti e linee guida per l'uso"

Cosa significa, ad esempio, integrare un sistema di gestione della qualità e un sistema di gestione ambientale nel business dell'organizzazione? Un vero sistema di gestione integrato integra tutti i sistemi e i processi in un modello completo, consentendo a un'organizzazione di lavorare come una singola unità con obiettivi unificati e combinando i diversi requisiti degli standard di riferimento in un unico sistema documentale.

Possono esserci diversi approcci all'integrazione dei sistemi di gestione. Si va dalla semplice ricerca di una maggiore compatibilità degli elementi del sistema al coordinamento dei processi, fino a un vero e proprio incorporamento di un sistema di gestione integrato in una cultura dell'apprendimento e del miglioramento continuo.
Si può iniziare, quindi, con un semplice allineamento dei sistemi di gestione paralleli, utilizzando le somiglianze tra i diversi standard, fino alla struttura di un vero e proprio sistema. Lo scopo di questo allineamento è semplicemente quello di ridurre i costi di gestione, di amministrazione e di auditing dei diversi sistemi. Il livello evoluto di questo discorso è invece una vera e propria integrazione di tutti i documenti o, almeno, dei principali. L'eccellenza si raggiunge quando si inizia a ragionare in un'ottica di qualità totale focalizzando il proprio approccio sulle persone, sui clienti e sul miglioramento continuo per tirare fuori il massimo dal sistema integrato.

Come nel caso di un qualsiasi cambiamento organizzativo fondamentale, l'idea di un'integrazione di diversi sistemi gestionali non è, però, priva di sfide. A meno che, infatti, il top management non sia molto attivo nel dimostrare un reale impegno in questo sforzo di integrazione, c'è il pericolo di fallire. Tra l'altro, non è affatto insolito, soprattutto per ciò che riguarda il middle management, sentirsi minacciato da ciò che sembra essere una vera e propria intrusione in un sistema a se stante che pare funzionare benissimo così com'è. Lo sviluppo, l'implementazione e la manutenzione di un sistema di gestione integrato richiede tempo e si possono incontrare parecchie difficoltà. E' abbastanza logico che chi, in qualità di responsabile funzionale, ha raggiunto uno stato di comfort nell'area qualità, salute e sicurezza o gestione ambientale non abbia alcuna voglia di iniziare un altro periodo con il "mare in tempesta". Bisogna, però, farsi coraggio e rimettere in discussione molto di ciò che sembrava funzionare ma che, in realtà, se esaminato nell'insieme di un sistema aziendale, andava a creare inefficienze.
Continuare invece, come spesso accade, a gestire i sistemi individualmente e, talvolta, persino in modo conflittuale è semplicemente assurdo, visto che un sistema di gestione è il modo in cui un'organizzazione gestisce le diverse parti correlate per realizzare i corrispondenti obiettivi che possono essere legati a una serie di argomenti diversi. Gli standard dei sistemi di gestione aiutano le organizzazioni a migliorare le prestazioni, specificando passaggi ripetibili che le aziende implementano consapevolmente per raggiungere gli obiettivi e per creare una cultura organizzativa che si impegna in un ciclo continuo di autovalutazione, correzione e miglioramento delle attività e dei processi attraverso una maggiore consapevolezza dei dipendenti e una gestione della leadership e dell'impegno di tutti. Le organizzazioni operano nei mercati globali e sono sempre più complesse, quindi è necessario avere una visione olistica di come operano. Non basta più concentrarsi solo su un aspetto. Questa visione olistica richiede che le organizzazioni abbiano una direzione strategica capace di considerare diversi approcci alla gestione di tutti gli aspetti dell'organizzazione come, ad esempio, la qualità dei prodotti e dei servizi, le prestazioni ambientali, la sicurezza e la salute dei lavoratori, le questioni finanziarie, ecc. Tutti questi diversi aspetti sono correlati tra loro e sono necessari per il successo duraturo di un'organizzazione.
La maggioranza delle aziende ha già dei sistemi, formali o informali, per gestire tutti questi aspetti ma non realizza fino in fondo quante risorse sprechi nel duplicare processi e nel creare lavoro extra che non sarebbe affatto necessario, visto che i sistemi di gestione più implementati dalle organizzazioni hanno, ormai, molti punti in comune e l'identico obiettivo di rendere le organizzazioni più efficaci ed efficienti.
In pratica, un sistema integrato va a far convergere in un unico sistema di gestione i diversi sistemi formali o informali esistenti per implementare le migliori pratiche possibili.

Per aiutare questa visione olistica, è necessario integrare diversi requisiti relativi ai sistemi di gestione in un unico sistema. Sebbene, infatti, a volte i requisiti dei diversi standard di riferimento siano formulati in modo diverso, hanno tutti lo stesso obiettivo che è quello di identificare i rischi e le opportunità e di ridurre al minimo l'impatto dei primi sulla capacità di un'organizzazione di raggiungere i propri obiettivi. Tutti i sistemi di gestione, infatti, seguono tre concetti principali:

  • la gestione e il controllo dei processi: garantire che i processi forniscano i risultati desiderati e che i requisiti applicabili siano rispettati;
  • un approccio Plan-Do-Check-Act alla gestione e al controllo dei processi: stabilire obiettivi, definire il processi necessari, monitorare i progressi e la conformità, agire ove necessario e prendere in considerazione le opportunità di miglioramento;
  • la gestione dei rischi: identificare i rischi e le opportunità e implementare i controlli per minimizzare gli aspetti negativi e gli effetti sulle prestazioni e massimizzare i potenziali benefici

L'integrazione dei sistemi di gestione in un unico sistema dovrebbe, quindi, essere considerata come parte della strategia stessa dell'organizzazione per sfruttare i vantaggi che ne derivano e che possiamo riassumere in:

  • una visione globale e olistica dell'organizzazione con tutti i suoi obiettivi ben allineati;
  • un'integrazione della pianificazione strategica, delle politiche e degli obiettivi basata sulle informazioni integrate che derivano dai diversi sistemi di gestione;
  • una maggiore efficienza ed efficacia, con un migliore utilizzo delle risorse incluso il tempo. Si evita una duplicazione dei processi e si riducono le informazioni documentate;
  • un'unica struttura organizzativa che definisce ruoli, responsabilità e autorità per il personale che svolge lavori che abbiano un qualsiasi impatto sugli obiettivi del sistema di gestione integrato;
  • gli standard di riferimento sono gestiti meglio, con un insieme di politiche e di procedure pensate per soddisfare tutti requisiti e una riduzione del numero di giorni di audit e dei costi necessari per verificare il buon funzionamento dei sistemi. Si evitano duplicazioni relative agli audit interni, al riesame della Direzione, agli obiettivi, al controllo dei documenti, alla formazione e all'amministrazione generale delle attività;
  • una correzione dei problemi e un'identificazione delle opportunità di miglioramento che ha un respiro maggiore essendo integrata;
  • la creazione di gruppi di lavoro costituiti da persone che possono impegnarsi insieme sugli obiettivi comuni e sui relativi benefici da ottenere;
  • migliori prestazioni finanziarie e costi ottimizzati che portano a una maggiore competitività;
  • un miglioramento delle comunicazioni interne ed esterne e maggiori cooperazione e allineamento interfunzionali all'interno dell'organizzazione che porta a una maggiore capacità di soddisfare le esigenze e le aspettative delle parti interessate;
  • un miglioramento dell'efficacia nella gestione dei rischi;
  • una migliore efficacia dei sistemi di gestione;
  • un'unica metodologia per misurare e valutare le performance

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Per procedere al meglio con l'integrazione dei diversi sistemi occorre:

  • una presa di coscienza della formazione necessaria alla corretta gestione di tutti i sistemi. Pensate a sessioni di formazione separate e dedicate al top management, al middle management e al resto del personale, assicurandovi di coprire tutti gli aspetti;
  • sviluppate una politica che integri, a seconda dei sistemi implementati, la qualità, l'ambiente, la salute e la sicurezza, la parte informatica e la gestione dell'energia e i relativi obiettivi per la vision e la mission aziendali;
  • identificate il livello di conformità del sistema esistente relativamente ai diversi aspetti dei sistemi che volete integrare. Assicuratevi di avere ben chiare tutte le attività aziendali e sviluppate una mappa di processo. Confrontate le attività esistenti con i requisiti degli standard ISO che volete implementare e cercate di capire cosa dovete integrare;
  • documentate tutti i processi attraverso l'adempimento ai diversi requisiti e preparate tutta la documentazione di supporto necessaria: procedure, istruzioni di lavoro, manuali, modulistica, procedure di sistema, ecc.
  • implementate processi e informazioni documentate di supporto;
  • avviate un audit interno generale ben fatto e approfondito dopo esservi assicurati che l'auditor o gli auditor interni siano stati adeguatamente formati allo scopo. Avviate tutte le necessarie azioni correttive per assicurare che il sistema di gestione integrato sia aderente ai requisiti degli standard implementati e sia anche efficace ed efficiente;
  • eseguite con la Direzione un riesame generale del sistema integrato per individuare eventuali aspetti critici;
  • eseguite un'analisi degli eventuali gap riscontrati e ponetevi rimedio mettendo mano ai processi e ai documenti coinvolti

Come si tradurrà tutto questo nella futura ISO 9001? Il Comitato Tecnico che si occupa della sua futura revisione potrebbe decidere di inglobare, prima o poi, nuovi requisiti provenienti da altri sistemi di gestione mentre in generale, si potrebbe sentire il bisogno di una nuova linea guida capace di spiegarci meglio come integrare un sistema di gestione nel modello di business di qualsiasi azienda.

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