ISO 9001:2026 - L'integrazione, il quarto dei "Future Concepts"
Esaminiamo il quarto dei future concepts che erano alla base della revisione della ISO 9001, confluita nella ISO 9001:2026
Questa pagina racconta una tappa della revisione della ISO 9001, prima della pubblicazione. La ISO 9001:2026 è stata pubblicata: per il testo definitivo consulta la pagina dedicata alla ISO 9001:2026.
Il quarto dei "future concepts" che erano alla base della revisione della ISO 9001, poi confluita nella ISO 9001:2026, è relativo all'integrazione.
Lo scopo dell'integrazione
Lo scopo di un sistema integrato è quello di aiutare a fornire una chiara rappresentazione di tutte le caratteristiche dei rispettivi sistemi di gestione che sono stati integrati tra loro per mostrare come impattino sul lavoro quotidiano e quali siano le relazioni che hanno uno sull'altro. Le realtà globali del contesto imprenditoriale di oggi stanno costringendo molte organizzazioni a cambiare per adattarsi nel modo più rapido possibile. Questo futuro più roseo può essere influenzato dalla maturità e dall'efficacia dei sistemi di gestione che possono essere di grande supporto nel guidare un'organizzazione attraverso i suoi principali obiettivi organizzativi pur rimanendo finanziariamente competitiva.
Quali sistemi integrare
Negli ultimi vent'anni le organizzazioni sono state spesso portate a implementare la qualità, la salute e la sicurezza e ad avere un'attenzione particolare all'ambiente. C'è una base comune di caratteristiche che aggiunge un valore straordinario all'intero processo quando si procede a integrarli in maniera sistemica là dove c'è compatibilità. Il valore deriva dall'ottimizzazione delle risorse, dalla razionalizzazione del lavoro da svolgere e dal fatto che si lavora in maniera più intelligente.
Il numero e il tipo di sistemi di gestione può variare in ciascuna organizzazione a seconda delle dimensioni, della tipologia di azienda e del contesto. Si possono integrare senza alcuna difficoltà:
- ISO 9001 (Qualità);
- ISO 14001 (Ambiente);
- ISO 45001 (Salute e Sicurezza);
- ISO 27001 (Sicurezza dell'informazione);
- ISO 50001 (Energia).
Un vero sistema di gestione integrato integra tutti i sistemi e i processi in un modello completo, consentendo a un'organizzazione di lavorare come una singola unità con obiettivi unificati e combinando i diversi requisiti degli standard di riferimento in un unico sistema documentale.
Approcci e sfide
Possono esserci diversi approcci all'integrazione dei sistemi di gestione:
- Semplice allineamento dei sistemi di gestione paralleli per ridurre i costi di gestione, amministrazione e auditing.
- Integrazione di tutti i documenti o dei principali.
- Vera e propria integrazione focalizzata su persone, clienti e miglioramento continuo per raggiungere la qualità totale.
L'integrazione non è priva di sfide e richiede un reale impegno del top management. Il middle management può sentirsi minacciato e la creazione del sistema richiede tempo e può incontrare difficoltà. Tuttavia, continuare a gestire i sistemi individualmente crea inefficienze e duplicazioni inutili.
I pilastri comuni
Tutti i sistemi di gestione seguono tre concetti principali:
- La gestione e il controllo dei processi;
- Un approccio Plan-Do-Check-Act alla gestione;
- La gestione dei rischi e delle opportunità.
I vantaggi
L'integrazione offre numerosi vantaggi strategici:
- Visione globale e olistica dell'organizzazione con obiettivi allineati.
- Integrazione della pianificazione strategica basata su informazioni unificate.
- Maggiore efficienza ed efficacia, evitando duplicazioni di processi e documenti.
- Unica struttura organizzativa per ruoli, responsabilità e autorità.
- Gestione ottimizzata degli standard, con riduzione dei giorni e dei costi di audit.
- Correzione dei problemi e identificazione delle opportunità con un respiro maggiore.
- Migliori prestazioni finanziarie e costi ottimizzati.
- Miglioramento della comunicazione, della cooperazione interna e della gestione dei rischi.
Come procedere
Per procedere con l'integrazione è consigliabile seguire questi passi:
- Presa di coscienza e formazione dedicata per tutti i livelli aziendali.
- Sviluppo di una politica integrata (qualità, ambiente, sicurezza, ecc.).
- Analisi dei processi esistenti (mappa di processo) e confronto con i requisiti degli standard.
- Documentazione dei processi e preparazione della documentazione di supporto integrata.
- Implementazione operativa.
- Avvio di un audit interno generale con auditor formati.
- Riesame della Direzione del sistema integrato.
- Analisi dei gap e azioni correttive.
L'integrazione nella ISO 9001:2026
Durante la revisione si ipotizzava che il Comitato Tecnico della ISO 9001 potesse decidere di inglobare nuovi requisiti provenienti da altri sistemi di gestione o fornire nuove linee guida per spiegare meglio come integrare un sistema di gestione nel modello di business aziendale. Nel testo pubblicato l'integrazione non è diventata un requisito: la ISO 9001:2026 applica la struttura armonizzata proprio per facilitare l'integrazione con le altre norme sui sistemi di gestione (0.4), e l'Allegato A la richiama a proposito degli obiettivi collegati a quelli di altri sistemi (A.6.2) e della gestione dell'infrastruttura (A.7.1.3).