AUDIT INTERNI: VERIFICARE CONFORMITA'
ED EFFICACIA ATTRAVERSO LE VERIFICHE
ISPETTIVE

La parola "audit" deriva dal latino ("audire" che significa ascoltare) e, come ben sappiamo, è uno strumento che viene utilizzato da organizzazioni alquanto eterogenee per ciò che concerne, grandezza, ambito settoriale ma - soprattutto - cultura interna che va ad influenzare la formazione degli auditor, il loro modo di organizzare le verifiche ispettive, le metodologie e anche il vocabolario utilizzato durante una verifica interna.

A seconda della formazione degli auditor e della tipologia di cultura con la quale si rapportano avremo verifiche ispettive con più o meno domande tecniche o sull'utilizzo del sistema informatico o degli strumenti statistici o - ancora - sul modo di gestire le persone, di condividere obiettivi o di essere una learning organization.

I punti della norma, infatti possono essere auditati con uno spirito completamente differente che può essere quello del semplice rispetto dei requisiti ISO 9001 fino a quello più evoluto dell'utilizzo di supporti quali la ISO 9004 o i Premi della Qualità.

Quando si fa un audit bisogna cercare di porsi sempre due obiettivi:

• verificare la conformità
• verificare l'efficacia

Verificare la conformità

Siamo nel campo abituale delle verifiche ispettive che vanno a verificare la buona applicazione delle procedure, dei requisiti, di quanto stabilito in organigramma, ecc.

Verificare la conformità significa confrontare le regole con ciò che si fa in realtà per verificarne la sovrapposizione.
Il compito dell'auditor, in questo caso, è piuttosto semplice perché gli basterà rilevare eventuali segnali di distorsioni nel recepimento dei requisiti, della loro mancata applicazione o di una cattiva interpretazione degli stessi.

Dovrà poi fare un'analisi delle conseguenze di questi comportamenti e raccomandare di correggere il comportamento scorretto.

Verificare l'efficacia

Quando si verifica l'efficacia, oltre alla conformità, si fa un piccolo passo in più per verificare se le metodologie, le procedure e l'organizzazione del lavoro siano efficaci per raggiungere gli obiettivi che l'organizzazione si è posta oppure no.

Ecco, allora, nascere domande come:
"questa procedura serve davvero?"
"Questi documenti sono superflui?"
"Questa metodologia non è forse inutilmente complicata?"
"Questo modo di procedere è utile?"

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Lo svolgimento dell'audit in questo caso si complica parecchio perché al verificatore interno mancano riferimenti chiari e precisi in merito alla migliore soluzione (la più efficace, sicura, ecc.) da seguire ed ecco perché sono importanti caratteristiche quali:

• la professionalità
• la conoscenza dell'organizzazione
• una conoscenza approfondita dell'area auditata

Ovviamente, un auditor giovane e più inesperto sarà portato a fare un audit di pura conformità mentre chi ha più anni di lavoro alle spalle intreccerà in maniera naturale la verifica della conformità e dell'efficacia.

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