La revisione anticipata della ISO 9001: come ci siamo arrivati

di Staff di QualitiAmo

Il riesame sistematico e il voto

Utilizzata da milioni di organizzazioni in tutto il mondo, la ISO 9001 nel 2020 ha superato la sua "garanzia di idoneità" ed è stata sottoposta, come ogni norma ISO, al riesame sistematico previsto ogni cinque anni per decidere se fosse ancora valida o se avesse bisogno di un aggiornamento. Se tutto fosse andato come sempre, tenendo conto dei tempi di sviluppo, avremmo avuto una nuova edizione entro il 2023 o, al più tardi, nel 2024.

Non andò così. Su 165 paesi membri dell'ISO ne votarono 78: 36 per confermare lo standard così com'era, 32 per rivederlo, 10 astenuti. Il risultato fu contrario alla revisione, perché a giudizio della maggioranza la norma forniva ancora lo stesso valore aggiunto del 2015. Il sottocomitato ISO/TC 176/SC 2 prese atto e, per la prima volta nella storia dell'organizzazione, raccomandò di lasciare invariato lo standard di gestione più diffuso al mondo. Il racconto di quel momento, con le reazioni del settore, è nell'articolo sulla revisione respinta nel 2021.

Stando così le cose, il riesame successivo sarebbe partito cinque anni dopo e, con i tempi consueti di sviluppo e approvazione, la settima edizione sarebbe arrivata attorno al 2030. Quindici anni dopo la precedente: un'eternità, per chiunque avesse attraversato la pandemia con un sistema di gestione in mano.

L'Annex SL cambia le carte in tavola

Qui entra in scena un dettaglio tecnico che vale la pena capire, perché spiega perché quel voto non poteva reggere. Gran parte del testo della ISO 9001 non viene scritta dal comitato che si occupa di qualità. Proviene dall'Annex SL, il documento prodotto dal Technical Management Board dell'ISO che funge da modello strutturale per tutte le norme sui sistemi di gestione: capitoli, titoli e requisiti comuni vengono da lì e finiscono, sostanzialmente identici, dentro la ISO 9001, la ISO 14001, la ISO 45001 e tutte le altre.

Nell'aprile del 2021, cioè tre mesi dopo il voto che aveva confermato la ISO 9001, l'Annex SL è stato revisionato e la struttura di alto livello è diventata quella che oggi chiamiamo Harmonized Structure. Una revisione dell'Annex SL obbliga di fatto tutte le norme di sistema ad aggiornarsi per adottare le modifiche. Il che produceva una situazione paradossale: la ISO 9001 avrebbe dovuto recepire un testo nuovo pur essendo appena stata confermata come non bisognosa di modifiche.

È il genere di contraddizione che nessuna organizzazione può ignorare a lungo, e infatti non fu ignorata.

La clausola che riaprì i giochi

Le procedure ISO contengono una disposizione che, letta nel momento giusto, cambia tutto.

Typically, a decision as to the appropriate action to take following a systematic review shall be based on a simple majority of P-members voting for a specific action. However, in some cases a more detailed analysis of the results may indicate that another interpretation may be more appropriate.

In genere, una decisione sull'azione appropriata da intraprendere a seguito di un riesame sistematico si basa sulla maggioranza semplice dei membri che votano per un'azione specifica. Tuttavia, in alcuni casi un'analisi più dettagliata dei risultati può indicare che un'altra interpretazione può essere più appropriata.

Procedure ISO sul riesame sistematico

Tradotto: il voto conta, ma non è l'ultima parola se guardando dentro i risultati emerge un quadro diverso. E dentro i risultati, come vedremo, il quadro era effettivamente diverso.

Vale la pena fermarsi un attimo su questa clausola, perché somiglia moltissimo a qualcosa che esiste in ogni sistema di gestione ben fatto. È una deroga documentata: una regola che stabilisce in anticipo in quali condizioni la regola principale può non essere applicata, e chi ha l'autorità per deciderlo. Un sistema senza deroghe previste non è un sistema rigoroso, è un sistema che verrà aggirato di nascosto alla prima occasione. La differenza tra le due cose sta tutta nel fatto che la deroga sia scritta prima o inventata dopo.

Il lavoro del TG 5 e l'avvio della revisione

Contestualmente alla conferma della norma, il comitato aveva assegnato un progetto in fase preliminare a un gruppo di lavoro dedicato, l'ISO/TC 176/SC 2/TG 5, incaricato di monitorare i cambiamenti di mercato e di ogni altro tipo che potessero avere un impatto sullo standard e di valutare, eventualmente, una revisione anticipata.

Il TG 5 costituì diversi gruppi di lavoro per esaminare le fonti di dati disponibili, compresi i commenti raccolti durante il riesame sistematico del 2020. Ed è lì che venne fuori il dato decisivo: 30 dei 32 membri che avevano votato per la revisione avevano allegato commenti a sostegno del proprio voto, mentre solo 2 dei 36 che avevano votato per la conferma lo avevano fatto. Il gruppo arrivò al punto di lanciare un breve sondaggio supplementare per capire meglio le ragioni di chi aveva chiesto di lasciare la norma com'era.

Chiedere ai paesi membri di motivare meglio un voto già espresso equivale, di fatto, a mettere quel voto in discussione. Nell'aprile 2022 il comitato esaminò il rapporto del TG 5 e concluse che, pur non esistendo un singolo fattore determinante, il complesso degli elementi raccolti indicava la necessità di una revisione anticipata. Da lì il percorso è stato lineare: decisione di procedere nel luglio 2023, avvio della stesura da parte del gruppo di lavoro WG 29 all'inizio del 2024, una prima bozza di comitato respinta per problemi strutturali nell'agosto 2024 e una seconda stesura ripartita subito dopo, bozza internazionale nell'agosto 2025 approvata a dicembre con il 97% dei consensi, bozza finale approvata nell'agosto 2026 con quello che il comitato ha definito un supporto internazionale schiacciante.

La previsione del 2026, verificata

Nell'ottobre del 2024, su questa stessa pagina, scrivemmo che la nuova edizione della ISO 9001 sarebbe potuta uscire a settembre 2026. Aggiungemmo, con una certa prudenza, che eravamo nel campo delle ipotesi.

C'è una cosa che vale la pena notare su questa previsione, ed è che non era particolarmente brillante. Non abbiamo indovinato nulla: abbiamo preso la data di avvio dei lavori, ci abbiamo sommato la durata tipica di un processo di sviluppo ISO e abbiamo guardato che mese ne usciva. È un calcolo che chiunque poteva rifare, e proprio per questo ha funzionato.

Ora che la norma c'è, la cronaca lascia il posto al lavoro vero. Cosa cambia davvero, quanto tempo avete e da dove conviene cominciare lo trovate nella pagina dedicata alla ISO 9001:2026.

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