LA MAPPATURA DEI PROCESSI

Mappare i processi: tecniche e modalità

La mappatura dei processi comprende l’insieme delle tecniche impiegate per identificare e rappresentare le componenti dei processi.
La rappresentazione riguarda:

Input
Attività e relazioni
Output
Punti di decisione ed alternative
Unità organizzative
Altri elementi a seconda della finalità della mappatura (procedure, archivi, ecc.)

Le finalità della mappatura dei processi

Le finalità di una mappatura dei processi sono:

fornire una rappresentazione sintetica del business aziendale (sotto il profilo decisionale, operativo-gestionale, organizzativo ed amministrativo);
progettare il sistema organizzativo chiarendo responsabilità delle attività;
progettare il sistema di controllo a livello di processo per stabilire cosa controllare e come;
progettare il sistema informatico (es. dopo aver identificato gli utenti del processo, le attività e come svolgerle, creo delle interfacce IT per i vari utenti, definisco i dati necessari, stabilisco da dove acquisirli e come e decido gli accessi);
è una fase dell’intervento di audit a livello di processo;
è una fase della reingegnerizzazione dei processi

Le fasi della costruzione delle mappe

Quali sono le fasi principali del lavoro di mappatura di un processo? Eccole:

definizione dell'obiettivo della mappatura;
costituzione del team di lavoro e scelta della tecnica di mappatura;
identificazione delle componenti del processo;
costruzione di una mappa preliminare;
validazione della mappa;
definizione della mappa definitiva

L'"accuratezza" del rapporto si basa, invece, su:

dati oggettivi (precisione in rapporto ai principi definiti per la rilevazione delle informazioni);
dati stimati (precisione ad un certo grado di approssimazione dalla realtà);
dati congetturati (coerenza con le ipotesi di astrazione dalla realtà e "correttezza" delle ipotesi stesse)

Identificazione delle componenti del processo

nome del processo;
definizione dei confini del processo;
individuazione degli obiettivi del processo;
identificazione dei punti di contatto con altri processi aziendali;
identificazione degli attori del processo e del process owner;
identificazione degli stakeholder del processo;
ricognizione della lista delle attività;
definire chi svolge le attività;
altri elementi specifici per le tecniche di mappatura

Le principali tecniche per la mappatura dei processi

Quali tecniche si possono utilizzare per mappare i processi? Moltissime e ci piacerebbe che ci raccontaste sul forum quale utilizzate voi. Di seguito proviamo ad elencarne qualcuna:

Service system mapping;
Diagramma di flusso e System Flowcharting;
Control Flowchart;
Metodologia IDEF-0;
Metodo Spark;
Metodologia RAD

Il Service system mapping

Il Service system mapping serve ad identificare, avendo riguardo al cliente finale, i punti di contatto con l’azienda durante l’intero arco del ciclo di vita delle relazioni che instaura con l’azienda per individuare eventuali problemi di prestazione.

La sua costruzione prevede diverse fasi:

individuazione delle bande orizzontali (in genere 5);
punti di contatto con il cliente finale;
canali di distribuzione (attività di front line);
attività di back room;
sistemi informativi e di supporto centralizzati;
punti di contatto con il fornitore

Il diagramma di flusso

E’ lo strumento fondamentale per la rappresentazione dell’aspetto dinamico di un problema in termini di attività, operazioni e risorse necessarie e di prodotti ottenuti.

Permette di evidenziare le trasformazioni dinamiche delle risorse materiali o informative e, in particolare, evidenzia:

il flusso di un processo (input, attività e output);
le unità organizzative coinvolte;
i documenti prodotti;
gli archivi movimentati

Il System flowcharting

Quella del System flowcharting è’ una tecnica di mappatura che prevede l’individuazione di una serie di mappe che forniscono una rappresentazione del processo (attività) ai diversi livelli di sintesi/analisi.

La sua costruzione prevede l’individuazione di una gerarchia delle mappe:

Mappa d’insieme (rappresentazione sintetica delle attività principali);
Mappa di sistema (sviluppo analitico delle attività principali con evidenziazione degli archivi ed eventualmente dei controlli);
Mappa di programma (rappresentazione sintetica delle attività)

Il control flowcharting

Il Control flwcharting è una tecnica di mappatura che permette di fornire una rappresentazione sintetica di attività (amministrativo-contabile), documenti, archivi movimentati, controlli svolti al fine di individuare punti di forza e di debolezza del sistema di controllo interno.

La sua costruzione prevede l’individuazione:

dei vari uffici che intervengono in un processo
delle tipologie di documenti analizzati
della direzione dei flussi di documenti o di registrazioni
dell’individuazione degli archivi movimentati
della rappresentazione dei controlli manuali o informatici

La metodologia IDEF0

E’ una tecnica di mappatura sviluppata in campo ingegneristico, che prevede una rappresentazione dei processi secondo un approccio top-down di scomposizione dell’azienda in sotto-sistemi, processi, sotto-processi e attività.

Per i processi vengono rappresentati ai vari livelli di aggregazione (gerarchia delle mappe), gli input, gli output, i vincoli e le risorse. Ognuno di esso è gestito tramite codici.

Nella scomposizione dei processi gli output di una fase, possono costituire gli input per quella successiva o rappresentare dei vincoli per altre

La metodologia Spark

E’ una tecnica di mappatura che consiste in un simulatore computerizzato in cui alle differenti attività sono collegate delle caratteristiche di performance (tempo, costo, qualità, ecc.)

Permette di determinare il livello di performance medio associabile ad un certo processo ed individuare le attività più critiche ed è funzionale agli interventi di BPR.

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La metodologia RAD

E’ una tecnica di mappatura che consente di rappresentare i ruoli, composti da attività, che producono e operano su entità, e che comunicano e si coordinano tramite interazione

ruoli: riguardano un responsabile (funzione, team di lavoro, persone) a cui assegnabile responsabilità delle attività;
attività: ciò che gli attori fanno ai quali possono essere collegate le competenze necessarie;
entità: sono gli input e gli output delle attività Interazioni: Collegamenti istituiti fra i differenti ruoli in termini di flusso informativo, relazioni di dipendenza gerarchica

Le potenzialità della metodologia RAD sono le seguenti:

Miglioramento del processo di gestione delle risorse umane confrontando R/A/Comp.attuali con quelle necessarie;
Esplicitazione delle interazioni fra attori per regolare i flussi informativi

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