IL PARAGRAFO 8.1 DELLA ISO 9001:2015 - PIANIFICAZIONE E CONTROLLO OPERATIVI - 3

di Staff di QualitiAmo

(Prima parte)

(Seconda parte)

Il passo successivo è prendere quei processi identificati al punto 4.4 "Sistema di gestione per la qualità e relativi processi" e determinare i criteri per assicurarci che stiano funzionando al meglio.
Questi criteri possono riferirsi a:

• output;
• velocità;
• efficienza;
• conformità;
• valori specifici;
• ecc.

In questo paragrafo, quindi, ritroviamo una ripetizione di ciò che era già stato anticipato al punto 4.4 dove, appunto, si richiedeva di determinare i criteri necessari a garantire un buon funzionamento dei processi.

Prima di venire consegnati al cliente o erogati, tutti i prodotti e i servizi vanno in qualche modo verificati per autorizzarne l'accettazione.
Questa fase può essere estremamente semplice o complessa, proattiva o reattiva a seconda della complessità di ciò che stiamo producendo o erogando ma, in ogni caso, costituirà una tappa obbligatoria per assicurarsi l'aderenza ai requisiti. Sta a voi stabilire cosa sia necessario e quando.

Tradizionalmente, il processo di accettazione avviene attraverso le fasi che stiamo per descrivervi ma non è detto che voi non possiate personalizzarlo in un modo completamente diverso:

• controlli sulle merci in ingresso: si tratta della verifica e accettazione dei prodotti acquistati o dei processi che si svolgono in outsourcing;
• controlli in-process: si svolgono prima che il prodotto o il servizio vengano completati e servono ad evitare che, in seguito, si evidenzino problemi che dovrebbero essere affrontati e corretti con uno spreco di risorse maggiore. Ricordate che prima individuerete un problema, meno vi costerà risolverlo;
• test finali - una volta che il prodotto o il servizio saranno stati completati, una verifica finale ci metterà al riparo dalla possibilità che, una volta consegnata la merce o erogato il servizio, insorgano problematiche

Quali sono le risorse che servono per far funzionare a dovere i vostri processi?
Se al punto 7.1 - Risorse avevamo determinato quali risorse fossero necessarie per l'intero Sistema Qualità, ora non rimane che parlare delle risorse specifiche necessarie per creare prodotti e servizi.
Tra queste risorse possiamo annoverare:

• macchinari;
• attrezzature;
• persone;
• materie prime;
• fornitori;
• ecc.

Tornate indietro a verificare come avete soddisfatto il punto 4.4 della norma. Se in quella sede avete già stabilito quali risorse vi servono per i vostri prodotti e servizi, siete a posto. In caso contrario, pensateci adesso.

Stabiliti i criteri per ognuno dei vostri processi, non vi resta che stabilire se i processi soddisfino i requisiti e questo può essere fatto tramite:

• la supervisione del processo da parte di personale appositamente formato;
• i test sugli output del processo;
• i monitoraggi automatici;
• il confronto tra gli output e gli obiettivi stabiliti per il processo;
• ecc.

Ancora una volta, è probabile che questo lavoro l'abbiate già fatto quando avete analizzato i requisiti contenuti nel paragrafo 4.4.

Il risultato finale di tutto questo lavoro di pianificazione è il Sistema Qualità stesso: le vostre politiche, le procedure e le registrazioni sono il risultato tangibile della pianificazione che avete effettuato.
Non avete alcun bisogno di produrre un documento specifico che si occupi della pianificazione del prodotto perché vi basterà pianificare i vostri processi produttivi, stabilirne i requisiti e le risorse e identificare i controlli necessari per ottenere prodotti e servizi conformi.

La pianificazione, ricordatelo, non è altro che sapere con certezza ciò che vi serve.

Il paragrafo 8.1 ci chiede anche di gestire eventuali modifiche e riprende, sostanzialmente, ciò che è stato detto al punto 6.3 - "Infrastrutture" e che verrà ripreso nel punto 8.5 - "Produzione e erogazione dei servizi".
Assicuratevi di avere previsto i processi necessari per soddisfare i requisiti contenuti in queste sezioni e sarete a posto.

E cosa dire riguardo all'outsourcing?
L'outsourcing è un processo che ha un'influenza diretta sui vostri prodotti e servizi ma che viene svolto da un'organizzazione diversa dalla vostra. La norma ISO 9001:2015 vi chiede semplicemente che tutto ciò che viene affidato esternamente in outsourcing venga controllato.
I controlli possono avvenire attraverso diverse attività tra cui possiamo ricordare:

• la qualificazione dei fornitori;
• la verifica che l'organizzazione sia certificata;
• un audit sull'organizzazione alla quale intendete affidare i processi da esternalizzare;
• la definizione chiara di obiettivi misurabili che il fornitore dovrà dimostrare di aver raggiunto;
• la chiara indicazione dei requisiti sull'ordine di acquisto;
• la richiesta di rapporti dettagliati con l'indicazione dei dati di processo;
• i controlli sul lavoro esternalizzato;
• un confronto regolare sulle performance

Anche in questo caso, naturalmente, potrete decidere di occuparvi dei processi affidati in outsourcing quando analizzerete il paragrafo 8.4 - "Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno".

Questo paragrafo si relaziona con:

• capitolo 4 - "Il contesto dell'organizzazione"
• paragrafo 6.1 - "Azioni per affrontare rischi e opportunità"
• paragrafo 7.1 - "Risorse"
• paragrafo 8.4 - "Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno"/li>
• paragrafo 9 - "Valutazione delle prestazioni"
• paragrafo 10 - "Miglioramento"

e, per metterlo in pratica operativamente, ha bisogno che si proceda:

• stabilendo come realizzare e controllare prodotti e servizi;
• creando, quando necessario, un piano per la qualità per un prodotto o per un servizio particolare che necessiti di vedere descritto come il Sistema Qualità verrà modificato e applicato alle singole attività necessarie per realizzarlo. Questo piano potrà includere, naturalmente, i riferimenti a procedure specifiche e alle registrazioni da mantenere;
• identificando gli indicatori chiave per ogni processo/prodotto/servizio e allineandoli con gli obiettivi di performance stabiliti

Per verificare la conformità ai requisiti contenuti in questo paragrafo, gli auditor potranno fare le seguenti domande:

• "C'è evidenza della pianificazione dei processi di produzione?"
• "I processi vengono pianificati, controllati e condotti così come previsto al paragrafo 4.4 della norma?"
• "La pianificazione è in linea con gli altri elementi del Sistema?"
• "Le informazioni documentate e gli output delle attività di pianificazione sono adeguati alle necessità dell'organizzazione?"
• "Durante le attività di pianificazione sono state definite le risorse necessarie e le attività di supporto dei processi?"
• "La pianificazione ha stabilito quali informazioni documentate occorrano per dimostrare che i processi siano conformi e che lo siano anche i prodotti e i servizi che costituiscono il loro output?"

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La nuova ISO 9001:2026 e l'outsourcing
I capitoli 0, 1, 2 e 3 della ISO 9001:2026
I capitoli 4 e 5 della ISO 9001:2026
Paragrafo 4.1 della nuova ISO 9001:2026 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova ISO 9001:2026 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova ISO 9001:2026 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova ISO 9001:2026 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Paragrafo 5.1 della nuova ISO 9001:2026 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova ISO 9001:2026 - Politica
Paragrafo 5.3 della nuova ISO 9001:2026 - Ruoli responsabilità autorità nell'organizzazione
Paragrafo 6.1 della nuova ISO 9001:2026 - Azioni per affrontare rischi e opportunità
Paragrafo 6.2 della nuova ISO 9001:2026 - Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento