LO SCOPO DI UN AUDIT

Un audit interno serve in primo luogo per stabilire la conformità di un sistema e, come seconda cosa, la sua evoluzione nel tempo che si attesta nel saper cogliere le opportunità di miglioramento.
Migliorare significa, ad esempio, non essere solamente efficaci (fare le cose giuste) ma anche efficienti (fare le cose giuste, utilizzando il minor numero di risorse possibili).

Ovviamente ogni verifica interna, per essere davvero efficace, ha bisogno di un supporto attivo da parte della Direzione che deve assicurarsi che gli auditor abbiano maturato le competenze necessarie per andare a verificare anche gli aspetti del sistema legati ai suoi diversi gradi di maturazione per focalizzarsi, nel tempo, su aspetti diversi tra loro ed estremamente critici a seconda dell'impostazione che si deciderà di dare alla verifica.

Proprio come un sistema di gestione, infatti, anche un audit interno dovrebbe evolversi nel tempo perché questo è l'unico modo per fornire un supporto valido alla gestione della Qualità nella propria organizzazione.
Lo sviluppo ideale di un audit nel tempo dovrebbe svolgersi all'incirca secondo questo schema:

• verificare la conformità e l'efficacia del sistema cercando di individuare eventuali punti deboli;
• esaminare se siano state colte alcune opportunità di miglioramento;
• verificare l'efficienza del sistema;
• assicurarsi che siano state messe in atto delle best practice per aggiungere valore a ciò che si fa e che il management supporti attivamente questo lavoro

In una prima fase, dunque, gli auditor mireranno a verificare la conformità del sistema controllando che procedure, linee guida, prescrizioni, regole e requisiti siano stati definiti e vengano regolarmente seguiti.
In poche parole, occorrerà verificare che l'organizzazione faccia davvero quello che afferma di fare.
A questo livello, che corrisponde alla fase di avviamento di un sistema di gestione, gli auditor possono avere conoscenze limitate alle normative di riferimento, alle eventuali cogenze e alle prescrizioni interne ed esterne perché si concentreranno solamente sull'eseguire controlli e verifiche, al fine di evidenziare eventuali non conformità corrispondenti a vere e proprie deviazioni tra ciò che si afferma di fare e ciò che si fa realmente.

Il vero valore aggiunto inizierà, però, a crearsi solamente durante la seconda fase del processo di maturazione di un'organizzazione che avrà il suo compimento quando un auditor, durante l'audit, farà in modo di capire se nel tempo siano state colte le opportunità di miglioramento che si sono presentate.
Ci sono moltissime opportunità per migliorare. Si potrebbe, ad esempio, cercare di ridurre il numero degli scarti e delle rilavorazioni, oppure eliminare le azioni ridondanti all'interno di un processo o automatizzare alcune operazioni ripetitive o, ancora, riscrivere le parti poco chiare delle istruzioni di lavoro.

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In nessuno di questi casi l'auditor dovrà emettere una vera e propria non conformità ma potrà scrivere un'osservazione capace di servire come stimolo per sensibilizzare l'organizzazione sul fatto che occorra migliorare su base continua.
L'auditor dovrà prestare attenzione a non andare al di là di quanto previsto dal suo mandato che implica solamente che verifichi che l'organizzazione abbia migliorato nel tempo la gestione del proprio sistema della Qualità. Naturalmente ci sono molti modi per farlo e un bravo verificatore non dovrà in alcun modo interferire con la metodologia scelta dal singolo responsabile di processo. Il suo compito sarà semplicemente quello di notare che ci sono aree nelle quali sarebbe possibile migliorare per fornire all'organizzazione un chiaro input che evidenzi questa necessità.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':