LE REGISTRAZIONI DELLA QUALITA'

La norma ISO 9001 ci chiede esplicitamente che tutte le attività che influenzano la Qualità (pianificazione, progettazione, gestione dei materiali, produzione, distribuzione, ecc.) vengano "registrate".

Le registrazioni della qualità, in effetti, sono il miglior modo per dimostrare come funziona il nostro Sistema Qualità e la sua conformità ai requisiti della norma, attraverso l'evidenza del raggiungimento degli obiettivi che ci siamo posti.

Esempi di registrazioni possono essere:

• i fogli per la raccolta dei dati;
• le carte di controllo;
• i rapporti assistenza clienti;
• le liste di prelievo del magazzino;
• le schede di lavorazione;
• le specifiche consolidate;
• i manuali;
• il registro dei lotti di produzione;
• ecc.

Non esiste una regola precostituita generale per costruire un sistema di registrazioni della qualità: ciascuna azienda ha le proprie esigenze, il proprio mercato, prodotti diversi, prassi, leggi e regolamenti specifici e quindi ognuna stabilirà quali registrazioni raccogliere e conservare e per quanto tempo e come trasferire, inoltre, tali esigenze ai propri fornitori al momento del contratto o dell'ordine.

Si può dire che quello relativo alle registrazioni della qualità sia l'unico requisito della norma che va applicato in ogni nostra attività andando a costituire un vero e proprio comun denominatore all’interno del testo della ISO 9001.

Le registrazioni della qualità, in effetti, sono importantissime sia per avere traccia del lavoro fatto e poter prendere, di conseguenza, le decisioni relative alle varie aree aziendali con cognizione di causa, sia per offrire ai nostri clienti la prova che stiamo lavorando bene.
Spesso, infatti, questi dati sono l’unica evidenza della qualità del nostro lavoro dato che, in molti casi, è impossibile determinarla solo tramite l’osservazione del prodotto finale. In questi casi l’unica testimonianza che al prodotto o servizio è stato associato il livello di qualità richiesto dal cliente è, appunto, la registrazione.

L’evidenza oggettiva fornita da questa tipologia di dati non deve, dunque, essere sottostimata: se le registrazioni sono mal tenute, disordinate o difficili da reperire, si può ritenere, facilmente, che i nostri prodotti o servizi abbiano una qualità scadente. Se noi per primi, infatti, ci priviamo dell'unico strumento atto a controllare il nostro lavoro, come possiamo dare garanzia che questo lavoro sia stato fatto bene?
Lo stato delle registrazioni, dunque, riflette quello del nostro Sistema di gestione della Qualità e dei prodotti o servizi che vendiamo perché mostra il livello e la profondità dei controlli che esercitiamo sulle nostre attività.

Nonostante, però, l'estrema importanza rivestita da questa base di dati, spesso si fa ancora molta confusione nel capire esattamente cosa sia una registrazione e in cosa si differenzi, ad esempio, da un documento.

Una registrazione è un’informazione relativa ad una certa attività legata alla qualità che archiviamo (non importa come, su quale mezzo o con quali caratteristiche) e che può avere origine all’interno dell’organizzazione o all’esterno. Questo dato non può esistere fino a quando l'attività di riferimento non viene svolta.

I documenti, al contrario esplicitano una procedura ISO 9001 aziendale in forma scritta o grafica. Spiegano cosa deve fare l’azienda, come lo pianifica e come, effettivamente, lo fa. A differenza delle registrazioni esistono indipendentemente dalle attività compiute dato che forniscono linee guida, spiegazioni, indirizzi o best practices.

Il sistema documentale, nel suo complesso, è costituito sia dalle registrazioni sia dai documenti, andando a formare la classica piramide della qualità che vediamo nella figura che illustra questo approfondimento. Le registrazioni, in particolare, costituiscono la base della piramide: senza di loro non può esistere alcun sistema documentale.

Un sistema per gestire le registrazioni è la base per adempiere a tutti i requisiti contenuti nella norma e per individuare, raccogliere, gestire e proteggere efficacemente tutti i dati relativi al Sistema Qualità.
La cosa migliore per gestire le registrazioni della qualità è che queste vengano coordinate dal Responsabile Qualità che, anche se non raccoglierà i dati direttamente, si occuperà, comunque, di stabilire come debbano essere generati, mantenuti, identificati, immagazzinati e messi a disposizione di quanti abbiano bisogno di consultarli.

Prima di "inventarsi" nuove registrazioni per adempiere ai requisiti normativi, occorre identificare quelle già esistenti (ogni attività ne ha) e che, semplicemente, non abbiamo mai identificato come tali.
Questa lista va creata a partire dalle registrazioni richieste dalla norma e rappresenterà la base del vostro lavoro di creazione di un sistema di registrazioni perché individuerà i gap esistenti tra il vostro Sistema Qualità e il modello proposto.
I gap, naturalmente, possono essere relativi, oltre che a vere e proprie mancanze di dati (ricordatevi che le registrazioni possono anche riguardare dati provenienti dall’esterno dell’azienda), anche alla mancanza di informazioni sulla loro gestione (raccolta, organizzazione e archiviazione).

Come risultante di questo lavoro si evidenzierà, a seconda dei casi, la necessità di:

• progettare o riprogettare una o più registrazioni;
• redigere una procedura che spieghi cosa è stato fatto e come va mantenuto il lavoro;
• creare uno schema riassuntivo che raccolga i riferimenti a tutte le registrazioni

Ma quali domande dobbiamo farci per essere sicuri di non dimenticare nulla nella creazione del nostro sistema di registrazioni della qualità? Almeno queste:

• Esiste una procedura documentata che spieghi come identificare, raccogliere, archiviare, trovare, mantenere e rendere disponibili le registrazioni?
• Il posto dove sono archiviate le registrazioni è noto a tutti coloro che possono aver bisogno di consultarle?
• E' noto quali registrazioni esistono e vengono mantenute in ogni area aziendale?
• Le registrazioni sono identificate correttamente?
• Sono leggibili?
• C'è uno schema riassuntivo che renda agevole reperirle?
• E' prevista una scadenza per il mantenimento di questi dati?
• Lle registrazioni sono mantenute in un ambiente adatto che le protegga dalla deteriorazione e dalla distruzione accidentale?
• Esiste un back up periodico delle registrazioni della qualità?
• I dati sono completi, rilevati in maniera accurata e vengono controllati da qualcuno?
• Le aree aziendali hanno compreso bene come raccogliere questi dati e cosa farne?
• E' possibile risalire a chi ha raccolto i dati e quando?

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Chiudiamo ricordando che, anche se le registrazioni della qualità vengono spesso viste come una forma di burocrazia, in realtà vanno considerate come uno strumento utilissimo per lo studio e l’analisi del Sistema, al fine di tenerlo sotto controllo e di intervenire con azioni di miglioramento. Certo, per ottenere vantaggi tangibili dalla gestione delle registrazioni, è necessario che non ci limiti alla pura e semplice raccolta dei dati, procedendo, invece, con l’elaborazione statistica degli stessi.

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