PERSONAL KANBAN: APPLICARE IL KANBAN
AL PROPRIO MODO DI LAVORARE

Uno dei modi migliori per affrontare la propria routine lavorativa quotidiana e assicurarsi il successo personale e professionale è quello di gestire le proprie responsabilità con uno strumento collaudato.

I professionisti della Qualità trovano un valido alleato nello strumento Kanban che risulta utilissimo, se ben utilizzato, per gestire tutto ciò che è di loro responsabilità.

La parola "Kanban", come molti di voi sapranno, ha origini giapponesi e significa semplicemente "cartellino".
Il sistema Kanban fu ideato da Taiichi Ohno all'interno del Toyota Production System e oggi viene usato più che altro come sistema di controllo nella catena logistica di distribuzione dei materiali perché, essendo basato su un approccio totalmente visuale, è molto semplice da gestire e permette di approvvigionare il materiale che serve, quando serve senza creare magazzini inutili.

In origine lo strumento fu creato per controllare il flusso delle parti in prossimità degli impianti Toyota ma oggi in molte realtà è stato adattato anche per gestire progetti nell'ambito del software o flussi di lavoro personali, come vi stiamo proponendo noi in questo momento.

Il Kanban, di per sé, è semplicemente un cartellino che ci dice, in termini estremamente semplici, ciò che è necessario.
Tutti i prodotti necessari (nel nostro caso le attività) richiesti vengono messi su alcuni cartellini e disposti su una lavagna Kanban che può essere un semplice pezzo di muro o il divisorio tra una postazione e l'altra all'interno di un open space o altro ancora.

La lavagna viene suddivisa in colonne.
Ogni colonna rappresenta una fase del flusso di lavoro. Possiamo avere, ad esempio:

• "Cose da fare"
• "Cose in lavorazione"
• "Cose fatte"

Non ci sono regole rigide su quante colonne si dovrebbero avere su una lavagna Kanban o su quello che dovrebbe essere riportato in ognuna di esse ma, idealmente, si dovrebbero rappresentare le fasi ben definite di un lavoro in progressione per indicare che qualcosa che è ritenuto necessario viene messo in lavorazione e poi eseguito.

L'utilità principale del Kanban è che aiuta a visualizzare il flusso di lavoro perché è un sistema estremamente semplice da comprendere. Dando una veloce occhiata alla vostra lavagna, infatti, potrete vedere tutto il lavoro che dovete fare, ciò che è già in corso e ciò che, invece, è stato completato.
In aggiunta a tutto questo, è possibile utilizzare altri indicatori visuali per includere nella vostra lavagna ulteriori informazioni. Ad esempio potreste prendere l'abitudine di usare un adesivo rosso per evidenziare gli elementi che vengono bloccati da fattori esterni o un adesivo verde per qualcosa che deve essere fatto davvero in fretta perché ha la precedenza su tutto il resto.

Usando questo semplice strumento, impararete come prima cosa a limitare i lavori che avete in corso. E' molto comune, infatti, cadere nella trappola in cui si fanno partire contemporanemente moltissime attività che si devono svolgere per poi ritrovarsi estremamente occupati ma frustrati perché si è oberati di lavoro e non si riesce a portare a termine nulla.
Il Kanban prevede che venga impostato un limite alla colonna dei lavori in corso. Se il limite è di tre attività "in progress" significa che aggiungere un quarto compito vi metterebbe in difficoltà e che è meglio completare almeno una delle attività in corso d'opera per poi dedicarsi con attenzione alla nuova attività da inserire.

Qualcuno potrebbe obiettare che, in questo modo, limitereste le vostre attività e che a questa riduzione di efficacia dovreste aggiungere il tempo perso per la gestione del sistema Kanban, con un conseguente calo anche di efficienza. Non è così e chiunque metterà alla prova questo strumento per un periodo di tempo abbastanza lungo (uno o due mesi) si accorgerà di quanto un sistema così semplice potrà aiutarlo davvero nella gestione degli impegni quotidiani.

Non perdete troppo tempo a progettare la vostra lavagna Kanban e a realizzare le schede da posizionarci sopra. Partite con qualcosa di estremamente semplice: tre colonne e una riga di intestazione. Usate dei semplici foglietti adesivi per realizzare i cartellini da apporci sopra.
La prima colonna la etichetterete come "Cose da fare", la seconda come "Lavori in corso" e la terza, infine, come "Lavori terminati". Avrete tempo in futuro per affinare meglio lo strumento; prima verificate che vi sia effettivamente utile, anche se noi non abbiamo dubbi in proposito.

L'attenzione maggiore sarà da dedicare alla colonna "In progress".
Partite con un limite molto basso come, ad esempio, tre attività e aggiungetene una alla volta mano a mano che vi accorgerete che riuscite tranquillamente a gestirle senza trascurare nulla e dedicando ad ogni cosa da fare la necessaria attenzione.

Ogni cartellino Kanban dovrebbe riportare una breve e semplice descrizione di ciò che va fatto.
Una descrizione dell'attività e una data entro la quale terminarla vi permetterà di incolonnare i vostri lavori nella colonna delle cose da fare, posizionandoli in un ordine che vi permetta di pianificarli a seconda delle date che avete loro associato. I compiti più urgenti andranno posizionati in cima alla colonna, gli altri verranno messi in fondo.

Date per scontato che l'ordine di questa colonna cambierà molte volte, in base alla programmazione della vostra organzizazione, e va bene così perché le urgenze non sono scolpite nella pietra. Questo sistema vi sarà estremamente utile anche per gestire cambiamenti di questo tipo.

Ciò su cui, invece, dovrete imparare a esercitare un po' più di resistenza è la tentazione di smettere di fare qualcosa su cui state lavorando per lasciare spazio a qualcos'altro. La cosa migliore, se parliamo di buone abitudini lavorative, è terminare di fare ciò che si è iniziato prima di passare all'attività successiva e, nella maggior parte dei casi, questo può essere fatto tranquillamente. Senza irrigidirsi e mantenendo la vostra capacità di individuare le vere urgenze, cercate di non distaccarvi dalla programmazione che avete fatto a meno che non sia davvero necessario.

Quando sarete pronti per iniziare a lavorare, prendete il primo cartellino che si trova in cima alla colonna delle cose da fare, spostatelo nella colonna dei lavori in corso e iniziate a svolgere l'attività indicata. Quando avrete terminato il lavoro, spostate il cartellino nella colonna delle cose terminate.
Questo sistema sarà utile anche per i vostri superiori per avere sembra un'idea precisa di ciò che dovete fare, di ciò che state facendo e delle attività che avete concluso.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Potreste addirittura decidere che ogni giorno oppure ogni settimana, svuotando la colonna delle cose fatte, venga preparato un report da mandare al vostro superiore. Anche in questo caso nulla di troppo complicato: basterà un semplice foglio con sopra attaccati i foglietti adesivi che sono usciti dalla lavagna oppure poche righe nelle quali si fa cenno alle diverse attività concluse.
Il tutto, naturalmente, potrà essere gestito anche con un file specifico.

PER SAPERNE DI PIU':