KAIZEN PLANNING

(La traduzione è di QualitiAmo)

Una delle chiavi del successo degli eventi Kaizen è la pianificazione. Tutte le attività quali quelle di: stabilire lo scopo del lavoro che si vuole implementare, selezionare le persone giuste per portarlo avanti, fornire le risorse necessarie, fornire materiali e strumenti, raccogliere i documenti che possono tornare utili, organizzare la formazione, ecc. possono determinare il successo o meno di un'azione Kaizen.

A volte, però, i nostri piani sono destinati a crollare come un castello di carte quando entrano in contatto col mondo reale. Come sostiene il generale Binford Peay, uno dei comandanti della guerra del Golfo: “la pianificazione ha un valore inestimabile. Il piano in sè è inutile” (in realtà la citazione è di Eisenhower n.d.r.).

La scorsa settimana abbiamo portato a termine un evento Kaizen nel nostro stabilimento di Chihuahua, in Messico, malgrado il fatto che la nostra pianificazione finale fosse abbastanza differente da quella discussa in prima battuta.

Ma fatemi tornare un attimo indietro per spiegarvi meglio come sono andate le cose.
Il mese scorso sono andato a Chihuahua per stabilire con il responsabile dello stabilimento lo scopo dell'evento Kaizen che stavamo organizzando. Abbiamo rivisto insieme l'area sulla quale intervenire, abbiamo stabilito lo scopo e calcolato i risultati che ci si poteva attendere e siamo passati poi all'allocazione delle risorse e alla pianificazione di tutte le attività necessarie.
Tutto, una settimana prima della data prevista per l'avvio del progetto, era stabilito nei minimi particolari e pronto a partire.

In seguito però, su richiesta dello stesso responsabile di stabilimento, abbiamo cambiato la nostra area di intervento per allinearci meglio ai piani strategici stabiliti in precedenza. Entrambi gli eventi dicussi, comunque, s riferivano ad aree produttive e avevano come scopo finale quello di aumentare la produttività e di ridurre lo spazio necessario per compiere le attività.
In aggiunta, però, gli obiettivi scelti per la nuova area di intervento era più aggressivi dei precedenti.

Dunque cosa fare per essere sicuri di avere successo nell'implementazione del progetto? Cancellare l'evento e ripensarlo per bene o proseguire con il nostro scopo anche se la parte dedicata alla pianificazione era insufficiente? Mettere la nuova area di intervento tra gli obiettivi futuri in modo da avere più tempo da dedicare alla pianificazione dell'evento? Oppure premere l'interruttore e andare dritti per la nostra strada, sacrificando un po' di pianificazione?

Abbiamo scelto di adattarci ai cambiamenti che stavano avvenendo nel nostro ambiente, di schiacciare il pulsante e di focalizzarci sui nuovi obiettivi. Invece di cancellare l'intervento precedente che era previsto per la scorsa settimana abbiamo deciso di posticiparlo di un mese.
Abbiamo stretto le tempistiche di pianificazione del nuovo progetto, modificando un po' le liste di risorse già preparate per il progetto originario e siamo andati dritti per la nostra strada.

La settimana scorsa, durante l'evento Kaizen, abbiamo fatto nostro il motto che dice: “Pianifica e poi adattati”.

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Invece di preparare nei dettagli il progetto, dunque, la prima sera abbiamo provato ad implementare quei cambiamenti di layout che non prevedevano modifiche definitive come cambiamenti nel posizionamento delle prese d'aria o di quelle di corrente.
Basandoci sul successo di questo primo cambiamento, abbiamo convinto il caposquadra che aveva in carico l'implementazione dell'evento Kaizen ad avviare il vero cambiamento previsto, quello definitivo.
Entro la metà della settimana, lavorando di notte, abbiamo spostato due delle tre linee previste e, la mattina, siamo riusciti ad avviare la produzione perfettamente nei tempi stabiliti.
Lo spostamento della terza linea ha richiesto, invece, ulteriori esperimenti, quindi è stato completato solo venerdì.

Il risultato finale di tutto questo duro lavoro fatto dalla squadra è stato una riduzione del 40% dello spazio occupato ed un aumento del 30% della produttività.

In conclusione, possiamo dire che, per avviare progetti Kaizen, la pianificazione è molto importante ma che dobbiamo anche riuscire ad essere flessibili per adattarci ai cambiamenti che, inveitabilmente, avvengono negli ambienti di lavoro.

Gli skill richiesti per avere successo, dunque, sono la capacità di pianificare piccoli cambiamenti in tempi brevi e la flessibilità di adattarci rapidamente alla situazione che si crea quando i nostri progetti si scontrano col mondo reale.

PER SAPERNE DI PIU':