KANBAN: QUESTO SCONOSCIUTO

Che cos'è il Kanban?

I sistemi di programmazione Kanban sono tra gli strumenti più semplici, efficaci ed economici per gestire il flusso della produzione, dei magazzini o delle informazioni all'interno di un processo.
Non avere, infatti, i materiali, le parti, un documento o le informazioni del cliente quando servono causa ritardi e sprechi. D'altra parte anche avere avere troppe parti e troppo "work in process" è una forma di spreco.
Il Kanban, dunque, è lo strumento giusto per imparare a gestire un flusso di lavoro ottimale all'interno dei nostri processi.

Applicare il Kanban al nostro sistema produttivo significa migliorare sia il livello di servizio offerto che la qualità del prodotto. Fatta questa premessa, perché - allora - questo strumento non viene appliocato in modo più massiccio? In alcune situazioniè probabile che altre metodologie funzionino meglio ma, anche quando il Kanban sarebbe un'ottima scelta, l'ignoranza legata al suo effettivo utilizzo gli fa preferire altri strumenti. Da questa riflessione nasce l'idea di spiegarne un po' meglio l'applicazione e l'utilità.

Come funziona il Kanban?

Una programmazione eseguita con il Kanban si può paragonare a quella di un supermercato: un piccolo stock di ogni materiale necessario al processo produttivo è posto in un'area ad esso dedicata (lo scaffale). I clienti vanno al supermercato, scelgono la merce che vogliono comperare e l'acquistano.
A questo punto, un segnale (elettronico o manuale) informa il magazzino che alcune merci sono state vendute e chiede di approvvigionarle nuovamente. Il magazzinom quindi, prepara le nuove forniture che andranno a sostituire quelle in esaurimento (es. 20 scatole di fagioli vendute = 20 nuove scatole di fagioli approvvigionate). Nei supermercati più grandi e moderni il magazzino viene scannerizzato una o due volte al giorno per approntare il riordino dei materiali in esaurimento (in alternativa, nei supermercati più piccoli e meno automatizzati, si procede con un controllo visuale: un operatore annota gli spazi vuoti e deduce ciò che è stato venduto).

In un reparto produttivo il sistema Kanban funziona nello stesso modo. Gli elementi essenziali che lo costituiscono sono:

• punto di stoccaggio
• segnale che indica la necessità di un nuovo approvvigionamento
• feedback immediato
• rifornimenti frequenti

Un magazziniere interno porta il materiale necessario vicino alle celle produttive che ne avranno bisogno. Presso il reparto viene mantenuta una piccola qualità dei materiali necessari. Osservando le quantità rimaste, l'operatore che lavora in una cella produttiva è in grado di sapere di quali materiali ha bisogno e di richiederne l'approvvigionamento.

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Per implementare un sistema Kanban ci sono alcune regole fondamentali:

• identificare i vostri maggiori processi e gli step che li compongono
• stabilire se alle singole attività è stata data una giusta priorità
• fissare un WIP (Limit of Work in Process): ovvero fare di più facendo di meno.
  Stabilire quante attività possono essere fatte in una volta è molto importante. C'è un limite, infatti, al numero di pezzi che si possono porre in lavorazione e questo limite, se vogliamo fare le cose bene, è spesso inferiore a quello che immaginiamo.
  Questa quantità ottimale di lavoro è quella che può essere svolta bene da un processo rimanendo all'interno delle tempistiche stabilite e senza sacrificare efficienza. Non vi capita mai di vedere che, se fate troppe cose in una volta, ci mettete più tempo e rischiate di farle male? Ecco, il principio del WIP è molto simile.
  Ad esempio, un idraulico potrà riparare un solo lavandino alla volta, un programmatore riuscirà a focalizzarsi sullo sviluppo di un solo programma alla volta ma un venditore può tranquillamente gestire più offerte in contemporanea. Questo sarà il vostro limite del work in process.
  Partite fissando un WIP basso che evidenzierà colli di bottiglia e ritardi e taratelo, un po' per volta, al livello ottimale, migliorando - così - la vostra efficienza.
  
• Una volta mappato il vostro flusso, potrete costruire una lavagna Kanban che avrà una colonna per ogni step del processo. Per quanto complesso possa essere un processo, una lavagna Kanban o un altro sistema di rappresentazione visiva del lavoro in corso permetterà di verificarne lo stato di avanzamento con una sola occhiata
• A questo punto potrete incominciare ad aggiungere le diverse attività da fare, identificandole con un nome e i riferimenti necessari a far comprendere bene a tutti di cosa si tratti.
  Ad esempio, potreste voler inserire le seguenti informazioni:
  • data di creazione
  • scadenza
  • creato da
  • priorità
  • tipologia di attività
  • descrizione
  • note
  • storico
  • chi sta lavorando attualmente sull'attività
  • ecc.
  Un flusso di lavoro visuale, ovvero una rappresentazione visiva del processo, ci permette di vedere esattamente cosa stiamo facendo. Più un processo è complesso, più è utile gestirlo tramite un flusso visuale, dividendo gli step di processo - ad esempio - in:
  • "da fare"
  • "in lavorazione"
  • "fatti"
  oppure in:
  • "pianificazione"
  • "progettazione"
  • "bozze"
  • "approvazioni"
  • ecc.
• Misurare e migliorare il flusso: i miglioramenti apportati ai nostri flussi dovrebbero basarsi sempre su misurazioni oggettive. Trovare e applicare le giuste misurazioni non è facile ma poche semplici misure possono offrirvi tutte le informazioni che vi servono per ottimizzare un processo.
  Una delle cose migliori del Kanban è che può essere applicato a processi già esistenti. Basta semplicemente identificare i modi per migliorarli, non occorre riprogettarli da capo.
  La cosa importante nell'applicare il Kanban è capire bene che si stanno documentando gli step di un processo già esistente, non di uno ideale. Se ci sono inefficienze, colli di bottiglia, step manvcanti o da eliminare questi verranno piano, piano alla luce e il flusso potrà essere modificato di conseguenza

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':