GLI OSTACOLI NELL'IMPLEMENTAZIONE DELLA ISO 9001

Quali sono i maggiori ostacoli che un'organizzazione può incontrare nell'implementazione della ISO 9001:2015?

"Gli ostacoli non devono fermarti. Se incontri un muro, non arrenderti. Trova il modo di scalarlo, attraversarlo o aggirarlo"
(Michael Jordan)

"Non è la montagna da scalare che ci logora ma il sasso nello scarpone"
(Muhammad Ali)

Resistenza al cambiamento

Nell'ambito dell'implementazione della norma ISO 9001:2015, uno degli ostacoli più significativi che le organizzazioni devono affrontare è la resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti. L'ostacolo diventa particolarmente evidente quando le nuove procedure e i processi richiesti dalla norma impattano su metodi di lavoro radicati e consolidati all'interno dell'organizzazione.

La resistenza al cambiamento può essere innescata da diversi fattori:

l'abitudine: le routine lavorative diventano confortevoli e familiari nel tempo. Cambiarle richiede uno sforzo e un adattamento che non tutti sono disposti a intraprendere;
paura dell'ignoto: i dipendenti possono temere che le nuove procedure ISO rendano il loro lavoro più difficile o che possano non avere le competenze necessarie per adattarsi;
mancanza di coinvolgimento: se i lavoratori non sono coinvolti nel processo di implementazione o non comprendono il valore e il motivo dietro i cambiamenti, possono sentirsi disconnessi dal progetto e resistere a quelli che considerano cambiamenti dannosi;
impatto su ruoli e identità: alcuni possono percepire i cambiamenti come una minaccia al loro ruolo o status all'interno dell'azienda

Superare la resistenza al cambiamento

Per superare questa resistenza, è essenziale adottare un approccio strategico e inclusivo:

comunicazione chiara: spiegare in modo trasparente le ragioni dietro l'implementazione della ISO 9001, i benefici attesi e come questi impattino positivamente sull'organizzazione e sui singoli lavoratori;
coinvolgimento attivo: coinvolgere i dipendenti nel processo di implementazione può aumentare l'accettazione dei cambiamenti e rendere il processo più partecipato;
feedback e dialogo: creare canali per il feedback e il dialogo può aiutare a identificare preoccupazioni e resistenze, fornendo l'opportunità di affrontarle in modo costruttivo

Strategie per coinvolgere le persone

Le tecniche di comunicazione da utilizzare per veicolare i concetti della ISO 9001

Il feedback nella ISO 9001

Mancata comprensione della ISO 9001

L'implementazione efficace della ISO 9001 è strettamente legata alla capacità di comprendere a fondo i suoi principi e i suoi requisiti. Questo aspetto può rappresentare una sfida importante, specialmente per coloro che non hanno esperienze precedenti con i sistemi di gestione della qualità.

La norma ISO 9001:2015 è composta da una serie di requisiti dettagliati che riguardano vari aspetti della gestione della qualità e una comprensione chiara è fondamentale per guidare correttamente l'implementazione della norma all'interno dell'organizzazione. Senza comprendere esattamente cosa bisogna fare, le organizzazioni possono incorrere in incomprensioni e errori che possono portare a non conformità e inefficienze. Per evitare tutto questo, i dipendenti devono essere formati in modo da comprendere la norma e come applicarla nel loro lavoro quotidiano.

Strategie per migliorare la comprensione della ISO 9001

Tra le strategie per migliorare la comprensione possiamo utilizzare:

formazione specifica: investire in corsi di formazione e workshop per i dipendenti per aumentare la comprensione della norma
materiale informativo accessibile: fornire materiale didattico e guide che spiegano i principi della ISO 9001 in un linguaggio chiaro e accessibile
supporto di esperti: utilizzare consulenti esterni o esperti interni per aiutare nell'interpretazione e nell'applicazione dei requisiti della norma
apprendimento continuo: promuovere una cultura dell'apprendimento continuo e del miglioramento

Misurare l'efficacia della formazione

Individuare il bisogno di formazione

Formazione e ISO 9001

La learning organization

Mancato coinvolgimento della direzione

Uno degli aspetti più importanti per il successo nell'implementazione della norma ISO 9001:2015 è il coinvolgimento attivo e visibile della direzione. Nonostante l'importanza di questo requisito, ottenere un impegno costante da parte della leadership aziendale può rappresentare una vera e propria sfida perché il top management dovrebbe dimostrare un chiaro impegno verso il sistema di gestione della qualità, stabilire politiche e obiettivi della qualità assicurando che siano allineati con la direzione strategica dell'organizzazione, promuovere il miglioramento continuo cercando di essere un esempio per l'intera organizzazione. Il problema è che i dirigenti spesso devono bilanciare tante priorità e la qualità può non essere percepita come urgente rispetto ad altre questioni più immediate. A volte, infatti, la direzione può non riuscire a vedere il valore diretto o immediato dell'investimento nel sistema di gestione della qualità.

Strategie per aumentare l'impegno della direzione

Chi si occupa di qualità all'interno dell'organizzazione dovrebbe:

comunicare i benefici della norma: evidenziare come un sistema di gestione della qualità efficace può portare a miglioramenti tangibili come, ad esempio, l'efficienza operativa e la soddisfazione del cliente
formazione specifica per la direzione: offrire formazione specifica per la direzione per aumentare la comprensione della norma e del suo impatto sull'organizzazione
reportistica eegolare: fornire aggiornamenti regolari sul progresso di implementazione della norma e su come contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali
coinvolgimento attivo: incoraggiare la direzione a partecipare attivamente alle iniziative chiave legate alla qualità, come i riesami di direzione e gli audit interni

I benefici della ISO 9001

I vantaggi della qualità

Federico Curaclienti - Il direttore generale alle prese con la ISO 9001

Mancanza di risorse

Un altro aspetto che si tende a non considerare ma che può creare grandi problemi nel processo di implementazione della ISO 9001 è la mancanza di risorse sufficienti ad affrontare il progetto. La necessità di allocare risorse adeguate, sia in termini di tempo che di budget, è cruciale per progettare, implementare e mantenere nel tempo un sistema qualità efficace ma può essere un vero problema, in particolare per le organizzazioni con risorse limitate. Le risorse necessarie per l'implementazione della ISO 9001 includono: ciò che serve per formare il personale e garantire che i dipendenti comprendano la norma e siano in grado di applicarla efficacemente, la possibilità di coprire i costi relativi a un supporto di consulenza esterno soprattutto se l'azienda non ha esperienza nella gestione della qualità, il tempo che il personale dovrà dedicare alla formazione, agli audit, alle riunioni, ecc. e i costi relativi all'acquisto di nuovi strumenti e tecnologie qualora si rendessero necessari per documentare i processi e mantenere le informazioni documentate. Un budget limitato può creare problemi in un ambiente aziendale con molteplici esigenze o, ancora peggio, si può tendere a sottostimare le risorse necessarie arrivando, così, a farle mancare proprio nel momento critico di sostegno al progetto.

Strategie per ottimizzare le risorse

Chi si occupa di qualità dovrebbe caldeggiare una buona pianificazione delle risorse perché, tramite il dettaglio, è possibile identificare tutti i costi e prevenire sorprese. sarà importante anche dare le giuste priorità agli investimenti e gestire al meglio le risorse a disposizione, ottimizzandole.

Vantaggi economici derivanti dalla qualità

Quantificare il ROI di un processo dopo averlo migliorato

Tempo limitato

Un altro ostacolo che le organizzazioni possono incontrare nell'implementazione della ISO 9001 è avere poco tempo a disposizione per mettere in piedi un sistema qualità. Spesso, infatti, le aziende si trovano a dover rispettare scadenze stringenti per vari motivi, come le richieste del mercato, le pressioni della concorrenza o le esigenze contrattuali di un cliente. Un'implementazione rapida della norma, però, richiede un approccio particolare che si basi su una pianificazione efficiente capace di ottimizzare il tempo a disposizione senza compromettere la qualità del lavoro, la possibilità di dedicare più risorse, sia umane che finanziarie, per accelerare il processo, una formazione intensiva che porti i collaboratori a un buon livello di conoscenza in tempi brevi. Mantenere un equilibrio tra la rapidità dell'implementazione del sistema e la qualità del lavoro svolto può essere difficile e provocare un certo stress.

Strategie per gestire un tempo limitato

Un professionista della qualità dovrà:

concentrarsi sulle aree più critiche per l'implementazione, garantendo che i requisiti fondamentali siano soddisfatti per primi
coinvolgimento al massimo la direzione, assicurando tutto il supporto necessario al progetto, soprattutto per ciò che riguarda l'allocazione delle risorse
considerare l'impiego di consulenti esterni che possano fornire l'esperienza che non è possibile maturare in breve tempo e accelerare il processo
essere pronto a fare riesami e aggiustamenti rapidie per adattare il sistema qualità alle sfide che emergono durante unl processo così accelerato

Time management applicato alla ISO 9001 - Efficienza, non solo efficacia

Hai poco tempo e vuoi ottimizzarlo al massimo?

Attese poco realistiche

Un altro problema nell'implementazione ottimale della ISO 9001 è rappresentato dalla gestione delle aspettative irrealistiche relative ai benefici immediati e all'efficacia del sistema qualità. Queste aspettative poco realistiche possono manifestarsi in diversi modi: si può pensare che i benefici di una certificazione ISO 9001 siano immediati, si può sovrastimare l'impatto di questo lavoro, pensando che risolverà automaticamente tutti i problemi operativi o, ancora, si può sottovalutare la complessità richiesta dalla progettazione e dalla manutenzione del sistema di gestione. Il problema è che, quando le aspettative non vengono soddisfatte, può sorgere grande frustrazione tra i dipendenti e gli altri stakeholder.

Strategie per gestire le attese poco realistiche

Per gestire e arginare sul nascere aspettative lontane dalla realtà, è fondamentale comunicare chiaramente cosa può e cosa non può fare la certificazione ISO 9001, ristabilendo obiettivi realistici. Informate tutti i livelli dell'organizzazione sui benefici a lungo termine della norma e sul percorso necessario per raggiungerli, lavorate per stabilire obiettivi a breve e a lungo termine e concentratevi sulla raccolta dei feedback per adeguare le aspettative e il percorso di implementazione della norma.

Certificazione e aspettative

Obbligatorietà della ISO 9001 in certi settori

In alcune aree, la certificazione secondo la norma ISO 9001:2015 non è solo una scelta strategica ma un requisito obbligatorio a causa delle richieste dei clienti o del fatto che le gare d'appalto pubbliche la richiedono. Quando la certificazione ISO 9001 diventa un requisito per avere accesso al mercato perché viene vista come un indicatore di credibilità e conformità ai più alti standard di qualità, le aziende possono ri trovarsi sotto pressione e implementare la norma con le premesse sbagliate, considerandola un obbligo, non un'opportunità.

Strategie per gestire l'obbligo di dover implementare la ISO 9001

Anticipare le esigenze del mercato e iniziare il processo di certificazione in tempo utile può ridurre la pressione e migliorare la gestione delle risorse, così come formazione e supporto possono facilitare il processo di implementazione spiegando i vantaggi della norma. Infine, adottare un approccio strutturato alla gestione del cambiamento aiuta a supportare il processo di implementazione.

Quando è obbligatoria la ISO 9001?

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO: "La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)
"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

Tendenza a copiare le altre organizzazioni

Nel percorso verso l'implementazione della norma, un altro ostacolo frequente per molte organizzazioni è la tendenza a replicare gli approcci adottati da altre aziende. Questa pratica, sebbene possa sembrare un modo per accelerare il processo, spesso ignora le specificità e le esigenze uniche di ciascuna organizzazione. Copiare le soluzioni da altre aziende può portare a vari problemi:

ciò che funziona per un'organizzazione può non essere adatto per un'altra con diversi processi, cultura, o obiettivi
i dipendenti possono non sentirsi coinvolti in un sistema che non è stato personalizzato per la loro realtà lavorativa
l'applicazione di procedure non ottimizzate per il contesto specifico può portare a inefficienze e difficoltà operative

L'adozione di un sistema percepito come non adatto può aumentare la resistenza al cambiamento tra i dipendenti perché potrebbero percepirlo come inadeguato ai bisogni specifici dell'organizzazione.

Strategie per un'implementazione personalizzata

Per assicurare che l'implementazione venga personalizzata, chi si occupa di qualità e il top management devono condurre un'analisi dettagliata dei propri processi, cultura aziendale e obiettivi per capire quali aspetti della ISO 9001 sono più rilevanti e come implementarli in modo efficace. Bisognerà poi personalizzare le procedure e le pratiche di gestione della qualità in base alle esigenze e alle caratteristiche specifiche dell'organizzazione e coinvolgere i dipendenti nel processo di implementazione per assicurare che il sistema sia adeguato alle loro necessità.

Tendenza a copiare le altre organizzazioni

ciò che funziona per un'organizzazione può non essere adatto per un'altra con diversi processi, cultura, o obiettivi
i dipendenti possono non sentirsi coinvolti in un sistema che non è stato personalizzato per la loro realtà lavorativa
l'applicazione di procedure non ottimizzate per il contesto specifico può portare a inefficienze e difficoltà operative

L'adozione di un sistema percepito come non adatto può aumentare la resistenza al cambiamento tra i dipendenti perché potrebbero percepirlo come inadeguato ai bisogni specifici dell'organizzazione.

Strategie per un'implementazione personalizzata

Per assicurare che l'implementazione venga personalizzata, chi si occupa di qualità e il top management devono condurre un'analisi dettagliata dei propri processi, della cultura aziendale e degli obiettivi per capire quali aspetti della ISO 9001 sono più rilevanti e come implementarli in modo efficace. Bisognerà poi personalizzare le procedure e le pratiche di gestione della qualità in base alle esigenze e alle caratteristiche specifiche dell'organizzazione e coinvolgere i dipendenti nel processo di implementazione per assicurare che il sistema sia adeguato alle loro necessità.

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