HAI POCO TEMPO E VUOI OTTIMIZZARLO AL
MASSIMO?

Come abbiamo già scritto molte volte su QualitiAmo, tutti abbiamo lo stesso numero di ore nella giornata e sta a noi ricavare il massimo da ognuna di esse. Come impariamo a gestire il tempo a nostra disposizione, infatti, fa la vera differenza in termini di valore creato nelle nostre giornate lavorative e di qualità del tempo che ci resta da dedicare a noi stessi, agli affetti e alle cose che più ci piace fare.

Imparare a gestire il tempo in maniera effiocace non è affatto semplice se ci manca l'abitudine di farlo ma possiamo imparare un po' alla volta, magari iniziando a programmarci una sola ora per poi passare a programmarne due, poi tre e così via.

Partiamo, dunque, dalla programmazione della nostra prima ora secondo i dettami del time management. Tutti hanno un'ora da dedicare a questo esperimento, dunque dovrebbe essere abbastanza semplice mettere subito all'opera i suggerimenti che vi daremo.

La prima cosa da fare è chiarire cosa vogliamo fare.
Può sembrare scontato ma non è affatto improbabile che si sprechi molto tempo concentrandosi sul problema sbagliato o inseguendo qualche cambiamento che si rivelerà, poi, del tutto inutile. Per evitare tutto questo, è meglio chiarirsi bene le idee su ciò che vogliamo davvero fare. Questo sarà sicuramente il modo migliore per iniziare a spendere al meglio la vostra ora.

Compreso cosa fare, bisognerà ipotizzare una struttura capace di incanalare questa serie di azioni.
Ciò che abbiamo deciso di fare diventerà molto più semplice se impareremo a racchiuderlo all'interno di una struttura capace di suddividerlo in attività più piccole e più semplici da portare a termine.
In questa fase converrà essere realisti e non lasciarsi prendere troppo dall'entusiasmo e dalla voglia di fare le cose. E' del tutto inutile, infatti, ipotizzare tempistiche irrealizzabili associandole ad una serie di attività che poi, per forza di cose, saremo costretti a rimandare nel tempo. Questo modo di procedere non farà altro che farci perdere fiducia in noi stessi e nella nostra efficacia.

Il terzo passo sarà quello di concentrarsi per trovare altre soluzioni alternative a quella ipotizzata.
In questa fase dovrete cercare di non essere assolutisti e di non credere in maniera incrollabile in qualcosa che ritenete assolutamente certo perché questo non vi permetterebbe di esaminare la questione sotto altri punti di vista per trovare, eventualmente, soluzioni migliori al vostro problema.
E' importante esaminare tutte le alternative a nostra disposizione se davvero vogliamo mettere in pratica la migliore.

Il quarto step riguarda l'identificazione dei passi successivi da compiere.
A questo punto avremo identificato cosa fare, perché e quali saranno gli output declinati secondo le tempistiche stabilite. E' tempo, dunque, di stabilire come proseguirà il nostro lavoro.
Bisognerà stare attenti a non focalizzarsi troppo sui risultati per non tralasciare il processo che dovrebbe portare alla loro realizzazione. Ogni step del processo va identificato, seguito nei dettagli e documentato. Ricordate che senza un piano dettagliato sarà ben difficile indirizzare i vostri sforzi verso un obiettivo.

Con il quinto passo si arriva finalmente a programmare il lavoro e si avvia la prima attività prevista.
Ovviamente, non tutte le attività che avrete previsto potranno essere terminate in una sola ora ma quest'ora che avete scelto di impiegare in maniera leggermente diversa da tutte le altre vi aiuterà a focalizzarvi meglio sul problema che desiderate affrontare. La cosa importante è scandire il vostro programma di ora in ora (o di giorno in giorno o di settimana in settimana, a seconda dell'unità di tempo che si presterà meglio a pianificare il lavoro).

Il sesto step è relativo alla valutazione dell'attività complessiva svolta.
Andando avanti nel vostro lavoro, dovrete per forza di cose valutare ciò che avete fatto confrontandolo con la pianificazione fatta a monte e documentata. Saranno questi continui feedback a guidare i vostri prossimi passi a seconda che si stia procedendo bene o si debbano fare delle correzioni alla rotta presa.
Misurare i progressi fatti è il modo migliore per accertarsi di portare avanti le cose che abbiamo in programma, eventualmente tarando meglio tempistiche e risorse da allocare.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Il settimo e ultimo passaggio riguarda il piccolo riconoscimento che dovreste abituarvi a concedervi una volta completata la serie di attività così come l'avevate prevista.
Non deve trattarsi per forza di cose di qualcosa di tangibile, potrebbe benissimo essere anche una semplice presa di coscienza di aver fatto qualcosa bene e secondo le tempistiche che avevate previsto: un piccolo momento per autocelebrarvi, insomma.

PER SAPERNE DI PIU':