"La qualità delle nostre vite è determinata da come utilizziamo il tempo che abbiamo a disposizione"
(Anonimo)
"La qualità non è solo per il presente. E' un investimento per il futuro"
(Anonimo)
Vi capita mai di correre per rispettare le scadenze dei progetti, di faticare a destreggiarvi tra i compiti e di sentirvi sopraffatti dalle esigenze della norma ISO 9001?
In un mondo frenetico dove il tempo è il bene più prezioso, una sua gestione efficace è anche il fulcro per garantire il successo del vostro sistema di gestione della qualità. Quando si assegna - infatti - il tempo in modo efficace, si dà priorità alle attività in base al loro impatto sulla qualità e sulla soddisfazione del cliente, ponendo - di fatto - le basi per una prestazione migliore.
La gestione del tempo è cruciale per il successo di qualsiasi organizzazione, ma quando si tratta di implementare e mantenere uno standard di qualità come la ISO 9001:2015, diventa ancora più importante. Basti pensare al fatto che la norma prevede lo svolgimento degli audit a intervalli stabiliti dall'organizzazione, gli aggiornamenti della documentazione ogni volta che sia necessario e l'implementazione delle azioni correttive quando serve e che tutto questo richiede TEMPO.
La norma incoraggia anche le organizzazioni a identificare e a mitigare i rischi. Se pensiamo al time management, questo significa tenere conto di potenziali ritardi, di una carenza di risorse o di interruzioni impreviste e tracciare strade alternative per assicurare che la vostra organizzazione sia sempre in linea con i requisiti della ISO 9001.
Naturalmente non è finita perché lo standard prevede un'ottimizzazione dei processi che presuppone una razionalizzazione dei flussi di lavoro e l'eliminazione delle inefficienze. La gestione del tempo, in questo caso specifico, può aiutare a identificare i colli di bottiglia e a migliorare l’efficienza dei processi.
Se pensiamo al miglioramento continuo, poi, il time management ci può aiutare ad allocare le risorse per riesaminare periodicamente i processi e per implementare tempestivamente le azioni correttive.
L'integrazione delle pratiche di gestione del tempo in un sistema di gestione della qualità può portare, in definitiva, a una migliore efficienza operativa tramite l'ottimizzazione delle risorse, a una maggiore produttività grazie al miglioramento dei processi e - di conseguenza - a una maggiore soddisfazione dei clienti che possono contare, ad esempio, su tempi di consegna ridotti. L'approccio mirato al time management, inoltre, contribuisce a far crescere una cultura aziendale orientata all'efficienza e al miglioramento continuo, non solo all'efficacia e questo, a sua volta, rende l'applicazione della norma uno strumento capace di creare valore per l'organizzazione.
Anche se il time management e la ISO 9001 possono sembrare, a prima vista, due strumenti che hanno ben poco in comune, in realtà i punti di contatto ci sono eccome. Vediamoli:
Se c'è una risorsa uguale per tutti, è il tempo. Tutti abbiamo 24 ore al giorno a nostra disposizione e il modo in cui utilizziamo queste ore può fare la differenza, soprattutto nel mondo del business. Anche quando si tratta di implementare e mantenere un sistema di gestione della qualità, un buon time management è fondamentale. In un mercato competitivo in cui le aspettative dei clienti sono sempre maggiori e i ritardi possono essere davvero deleteri. La perdita di tempo, tra l'altro, è spesso correlata allo spreco di altre risorse, come manodopera e materiali. Una cattiva gestione del tempo può comportare anche il mancato rispetto delle scadenze, uno sforamento dei costi e una generale mancanza di controllo sui progetti, oltre che un aumento dello stress tra i dipendenti capace di influenzarne la produttività e la qualità del lavoro.
Il tempo è denaro, come dice il proverbio. Nel contesto della ISO 9001:2015, questo è vero in diversi modi.
Che si tratti di rispondere alle domande dei clienti o di gestire i reclami, una gestione efficace del tempo è fondamentale per fornire un servizio tempestivo e soddisfacente.
Inoltre, uno dei fondamenti della ISO 9001 è quello di mantenere una certa coerenza nella fornitura di una qualità che dev'essere il più possibile costante. Questa coerenza richiede, intrinsecamente, anche il controllo delle tempistiche. Che si tratti del tempo impiegato per lo sviluppo del prodotto, per la produzione o per la consegna, un approccio coerente garantisce la qualità.
Non dimentichiamo poi le ripercussioni che un buon time management ha sul fattore umano.
I dipendenti sono, generalmente, più felici e più produttivi quando un'azienda è ben gestita e le buone pratiche nella gestione del tempo aiutano a mantenere un carico di lavoro equilibrato, a ridurre lo stress e a fornire un ambiente di lavoro più piacevole, oltre che contribuire a migliorare la qualità del prodotto o del servizio.
La gestione del tempo può essere applicata a partire da ciascun principio della qualità.
Attenzione al cliente: dedicare del tempo mirato alla comprensione delle esigenze e delle aspettative dei clienti è fondamentale per cogliere veramente l'essenza della norma e applicarla nella vostra realtà. Riservate delle fasce orarie specifiche per l'analisi del feedback dei clienti e per le ricerche di mercato. Pianificate riunioni regolari con i clienti per raccogliere le loro opinioni e migliorare, di conseguenza, prodotti o servizi.
Leadership: i bravi leader distribuiscono saggiamente il loro tempo definendo una vision e obiettivi chiari. La Direzione dovrebbe stabilire una strategia di gestione del tempo che le consenta di dare priorità alle decisioni strategiche.
Coinvolgimento delle persone: la gestione del tempo in questo caso implica la pianificazione di riunioni regolari dei team e sessioni individuali per garantire che i dipendenti siano coinvolti e allineati con gli obiettivi della qualità. Assegnate alla formazione e allo sviluppo delle competenze il tempo necessario per responsabilizzare i dipendenti. Stabilite anche il tempo necessario per riconoscere e premiare i contributi dei dipendenti per incoraggiare il coinvolgimento.
Approccio per processi: la mappatura e l'analisi dei processi richiedono una gestione efficace del tempo per identificare colli di bottiglia e inefficienze. Assegnate tempo ai team di miglioramento dei processi interfunzionali per lavorare sull'ottimizzazione dei flussi di lavoro. Dedicate del tempo a controlli e revisioni regolari dei processi per garantire conformità ed efficacia.
Miglioramento continuo: un approccio proattivo al miglioramento continuo implica di dedicare tempo al brainstorming per trovare nuove idee di miglioramento. Stabilite intervalli regolari per il riesame degli indicatori relativi alla qualità e all'efficienza. Dedicate del tempo anche all'analisi delle cause profonde di ogni non conformità e alla pianificazione delle azioni correttive per affrontare tempestivamente i problemi ricorrenti.
Processo decisionale basato sulle evidenze: un processo decisionale efficace si basa sull’accesso tempestivo a dati e informazioni. Assegnate tempo alla raccolta, all'analisi e al reporting dei dati per supportare i processi decisionali. Garantite che le riunioni per decidere qualcosa siano programmate quando saranno disponibili i dati rilevanti.
Gestione delle relazioni con gli stakeholder: nella gestione dei rapporti con gli stakeholder, la gestione del tempo gioca un ruolo cruciale. Dedicate del tempo alle valutazioni dei fornitori e alle revisioni delle prestazioni. Spendete anche del tempo nella comunicazione regolare con le parti interessate per mantenere relazioni forti.
Integrare la gestione del tempo in un sistema di gestione della qualità conforme alla norma ISO 9001:2015 è un approccio strategico per garantire che un'organizzazione gestisca in modo efficace ed efficiente il proprio tempo e le altre risorse per raggiungere gli obiettivi della qualità. Vediamo come procedere operativamente con questa integrazione:
Seguendo questi passaggi, potrete integrare con successo la gestione del tempo in un sistema qualità conforme alla norma ISO 9001, garantendo che la vostra organizzazione non solo raggiunga gli obiettivi della qualità ma ottimizzi anche l'uso del tempo e delle risorse. Questa integrazione può portare a una maggiore efficienza, a una maggiore soddisfazione del cliente e a migliori prestazioni complessive.
La ISO 9001 pone grande enfasi sulla pianificazione delle attività aziendali. Utilizzando le pratiche di gestione del tempo, è possibile definire obiettivi chiari, stabilire scadenze e pianificare le attività necessarie per raggiungerli. Una pianificazione accurata aiuta a evitare sprechi di tempo e di risorse e assicura che le attività vengano svolte in modo coerente e sistematico. Basti pensare, ad esempio, a quanto sia importante una definizione precisa dei tempi di consegna; ebbene, una buona gestione del tempo consente di stabilire tempistiche realistiche per le diverse attività, evitando sovraccarichi di lavoro e garantendo che i prodotti e i servizi vengano consegnati nei tempi previsti.
La pianificazione accurata delle attività consente anche di ottimizzare l'allocazione delle risorse, tra cui il tempo, il personale, i materiali e le attrezzature. Quando le attività sono ben programmate e gestite, si evitano sprechi di risorse e questo si traduce in una maggiore capacità di consegnare prodotti e servizi di alta qualità ai clienti nei tempi previsti.
La programmazione consente anche di evitare situazioni in cui le attività vengono eseguite in fretta o in modo disorganizzato e questo porta a ridurre l'incidenza degli errori e di eventuali omissioni che potrebbero compromettere la qualità dei prodotti o dei servizi. Il processo di pianificazione, inoltre, prevede anche il tempo per il riesame e la verifica, aiutando a individuare e a correggere gli errori prima che possano influire negativamente sul risultato finale.
La pianificazione consente anche di prevedere situazioni impreviste o cambiamenti improvvisi nell'ambiente operativo e di essere in grado di adattarsi rapidamente alle nuove circostanze. Tutto questo è essenziale per mantenere la produttività e la qualità.
Infine, la norma ISO 9001:2015 richiede una documentazione accurata dei processi e la pianificazione delle attività è fondamentale per avere il tempo necessario per la creazione di una documentazione dettagliata e coerente che sarà essenziale per ricostruire la storia di quanto fatto e per dimostrare la conformità allo standard, facilitando gli audit interni ed esterni e contribuendo al miglioramento continuo.
Un approccio alla ISO 9001 basato sul di time management aiuta anche a stabilire le giuste priorità tra le attività e questo è cruciale quando si tratta di affrontare le richieste dei clienti, rispondere alle emergenze e gestire eventuali cambiamenti. La capacità di assegnare le priorità in base alla loro importanza e urgenza aiuta a garantire che gli obiettivi della qualità vengano raggiunti senza compromettere la conformità.
Applicare i principi di gestione del tempo significa anche monitorare accuratamente il tempo dedicato a ciascuna attività. Questo approccio può essere integrato nell'ambito di un sistema di gestione della qualità attraverso il monitoraggio dei tempi di esecuzione dei processi, l'identificazione di eventuali ritardi e l'analisi delle cause. Ciò consente di individuare potenziali inefficienze e di prendere provvedimenti tempestivi per gestire la non conformità.
La norma ISO 9001:2015 promuove anche il concetto di miglioramento continuo e le pratiche di time management consentono di identificare le aree che richiedono un'ottimizzazione in tal senso e di apportare regolari aggiornamenti ai processi, in modo da mantenere il sistema di gestione della qualità allineato agli obiettivi aziendali.
In ultimo, una parte importante del time management è la delega delle responsabilità appropriate e sappiamo che la ISO 9001 ci invita a coinvolgere il personale nei processi decisionali e ad assegnare i compiti in base alle competenze maturate, puntando a distribuire il carico di lavoro in modo efficace. Tutto questo contribuisce a migliorare la responsabilità individuale e collettiva per il raggiungimento degli obiettivi di qualità.
Per spiegarvi come integrare nell'implementazione della ISO 9001 tutto quello che sapete sul time management, utilizziamo come esempio quella che è un'attività essenziale per garantire al cliente la qualità pattuita: stabilire tempi realistici per le diverse attività da compiere e garantire, così, che i prodotti vengano consegnati nei tempi previsti, evitando sovraccarichi di lavoro e assicurando una qualità costante. Ecco come è possibile utilizzare la gestione del tempo per raggiungere questo obiettivo all'interno del contesto della norma ISO 9001:2015:
L'obiettivo è creare una pianificazione realistica che tenga conto di tutti i fattori che potrebbero influenzare i tempi di consegna. Integrando pratiche di time management nella definizione delle scadenze, sarete in grado di evitare sovraccarichi di lavoro, garantire la qualità e soddisfare le aspettative dei clienti, tutto nel rispetto dei requisiti della norma ISO 9001:2015.
Facciamo un altro esempio? Proviamo a stabilire le priorità tra le attività utilizzando il time management all'interno del contesto della norma ISO 9001:
Una volta stabilite le priorità delle attività, è importante comunicarle in modo chiaro a tutto il team e assicurarsi che tutti comprendano l'ordine di esecuzione. La gestione delle priorità aiuta a indirizzare le risorse verso le attività più importanti e a garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali e la conformità alla ISO 9001.
I professionisti che lavorano nell'ambito della ISO 9001 possono trarre vantaggio da vari metodi e tecniche di gestione del tempo. Eccone alcuni davvero popolari che possono essere utilizzati, insieme ai loro pro e contro:
Ogni metodo di gestione del tempo presenta vantaggi e limiti e la scelta dovrebbe dipendere dalle preferenze personali, dallo stile di lavoro e dalle attività specifiche correlate alla ISO 9001. Spesso è utile combinare elementi di metodi diversi per creare un approccio personalizzato che meglio si adatta alle proprie esigenze.
(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).
"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)
"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)
(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)
Questa sezione risponde ad alcune delle domande più comuni riguardanti il time management applicato alla ISO 9001:2015, fornendo informazioni rapide e dirette per i lettori che cercano di comprendere meglio questo argomento.
La ISO 9001 non affronta esplicitamente la gestione del tempo perché enfatizza l'efficacia dei processi e non la loro efficienza ma la ISO 9004:2018 si occupa parecchio anche di efficienza quindi, se vogliamo che l'applicazione della norma sia di reale valore aggiunto per la nostra organizzazione, l'ottimizzazione di una delle risorse più importanti a nostra disposizione, il tempo, è assolutamente fondamentale.
Una gestione del tempo efficace permette una migliore allocazione delle risorse, processi migliorati e output di qualità migliore
I principali vantaggi sono un aumento della produttività, tempi di consegna ridotti e un migliore utilizzo delle risorse.
Sono moltissimi ma qui ricordiamo il tempo di ciclo, il lead time, una consegna puntuale e le tempistiche medie per la risoluzione dei reclami dei clienti.
Una gestione efficiente del tempo può aiutare a garantire che tutta la documentazione necessaria e i riesami dei processi siano completati con largo anticipo rispetto alle scadenze degli audit, riducendo il rischio degli errori legati alla fretta.
Dare priorità alle attività in base al loro impatto sulla qualità e sulla soddisfazione del cliente garantisce che le risorse siano indirizzate verso processi critici, portando a una migliore esperienza del cliente e alla conformità ai requisiti ISO 9001 di attenzione al cliente.
Il pensiero basato sul rischio della ISO 9001:2015 implica la considerazione di potenziali ritardi, carenze di risorse o interruzioni impreviste che potrebbero influenzare le tempistiche del progetto. Ad esempio, identificare i ritardi di consegna di un fornitore chiave come un rischio e disporre di un piano di riserva.