La learning organization

di Staff di QualitiAmo

"Senza l'apprendimento, il saggio diventa sciocco; con l'apprendimento lo sciocco diventa saggio"

"Impara come se non ne avessi mai abbastanza e rischiassi di perderti qualcosa"

Un'organizzazione capace di imparare dai propri errori, dalle esperienze fatte, dalla concorrenza, dall'utilizzo intelligente delle risorse e dalle lezioni di vita quotidiane è importantissima soprattutto in ambienti che cambiano rapidamente e che sono densi di problematiche e di opportunità da cogliere al volo.

Una learning organization è un'organizzazione che incoraggia l'apprendimento, promuovendo lo scambio di informazioni tra le persone e creando una forza lavoro sempre più consapevole.
Agire in questo modo permette di avere un'organizzazione flessibile dove i lavoratori saranno più portati ad accettare nuove idee, cambiamenti e richieste di adattamento proprio perché condivideranno una vision comune. Peter Senge era solito dire che: "una learning organization è un'organizzazione nella quale le persone - a tutti i livelli - aumentano di continuo la capacità di produrre risultati, per i quali hanno un reale interesse".

Attenzione, però, a non cadere nell'errore di credere che una learning organization faccia semplicemente più formazione di un'altra realtà. La formazione è fondamentale per sviluppare una nuova competenza ma la learning organization assicura di raggiungere livelli più alti in ciò che già si sa. Per riuscirci, occorre passare attraverso quattro livelli di apprendimento:

• imparare dai fatti, dai processi e dalle procedure e provare a vedere se è possibile applicarlo in situazioni simili che differiscano per pochissime cose;
• apprendere nuove competenze che possano essere utili in situazioni dove non si sa come agire. In questo caso la formazione tradizionale o il supporto di un consulente esterno sono estremamente utili;
• imparare ad adattare ciò che si sa a situazioni più dinamiche dove occorre trovare una soluzione più articolata. Questa è una fase in cui è fondamentale la sperimentazione;
• imparare ad imparare per provare a progettare il futuro invece di adattarsi ad esso. In questa fase finale le vecchie conoscenze vengono messe in discussione da una nuova capacità critica di apprendimento.

Gli aspetti chiave sui quali focalizzarsi per creare un'organizzazione in grado di imparare su base continua sono i seguenti:

• applicare le tecniche necessarie a misurare i punti di forza e i punti di debolezza, i successi e gli insuccessi dell'azienda;
• identificare le aree dove occorre migliorare;
• implementare tecniche che permettano di migliorare l'efficacia del lavoro svolto.

La cultura alla base di un cambiamento così importante come quello rappresentato da un'organizzazione in formazione continua, però, non si improvvisa e non capita per caso. Imporre questo genere di percorsi in poco tempo equivale a creare paura, incertezza e confusione portando, in definitiva, al risultato opposto rispetto a quello che si vorrebbe ottenere.
Prima di avviare tutto questo discorso, dunque, è decisamente meglio predisporre un'organizzazione in una posizione di equilibrio tra cambiamento e stabilità, tra vecchio e nuovo. A questo punto, parte del lavoro riguarderà l'innovazione ma molto sarà relativo al mantenimento dei processi così come già operano. Un ambiente stabile, infatti, reagirà meglio ad una formazione di questo tipo rispetto ad uno precario.

Perché un'organizzazione inizi ad imparare dai propri errori e ad apprezzare i propri successi, è necessario che sappia - prima di tutto - valutarli. Per questo motivo è fondamentale che le discussioni all'interno dei team di lavoro siano aperte e franche e che tutti diano il loro contributo nell'individuare punti forti e debolezze. Lo scopo è quello di creare una sorta di ciclo virtuoso capace di dare un continuo feedback (conosciuto come learning cycle):

• pianificare uno step;
• portarlo a termine;
• valutarlo;
• trarre le necessarie conclusioni per individuare i cambiamenti da apportare la prossima volta che si ripresenterà un caso simile.

Un'organizzazione che vuole che i suoi appartenenti imparino deve cercare di seguire alcuni principi:

• trarre vantaggi oggettivi dal cambiamento;
• incoraggiare la sperimentazione;
• comunicare successi e fallimenti;
• facilitare l'apprendimento dall'ambiente in cui opera;
• facilitare l'apprendimento dai colleghi;
• ricompensare l'apprendimento;
• fare in modo di favorire un supporto reciproco tra i colleghi.

Due aspetti che caratterizzano una learning organization sono una cultura dell'apprendimento e una gestione dei processi chiave capace di incoraggiare l'interazione tra i diversi dipartimenti aziendali. Vediamoli entrambi nel dettaglio.

Una cultura dell'apprendimento

Una cultura dell'apprendimento deve permettere di:

• sviluppare una maggiore comprensione di come evolverà in futuro l'ambiente in cui si opera. Capire in anticipo cosa succederà è fondamentale per sapere quali risorse stanziare e in quale direzione indirizzare i propri sforzi;
• avere uno scambio facilitato di informazioni dai più esperti ai meno esperti. Le persone devono imparare a lavorare gomito a gomito, costituendo delle reti interfunzionali capaci di far accrescere le loro conoscenze;
• avere da parte della Direzione un impegno alla crescita dei lavoratori tale che tutte le persone all'interno dell'azienda siano messe nelle condizioni di imparare e vengano ricompensate per essere migliorate;
• valutare le persone anche grazie alle loro idee e alla creatività. Le differenze di opinione, invece di fare paura, diventano un punto di forza perché stimolano il dibattito e contribuiscono a far crescere i lavoratori;
• avere un clima di apertura e fiducia che faciliti la nascita di nuove idee;
• imparare dalle esperienze fatte, che siano state positive o negative.

Una gestione dei processi chiave

Una gestione dei processi chiave capace di incoraggiare l'interazione tra dipartimenti aziendali differenti si basa su:

• un approccio alla pianificazione che incoraggi le idee innovative e originali. Non bisogna avere paura di allocare risorse per affrontare nuove sfide;
• l'analisi della concorrenza, che deve diventare uno stimolo all'apprendimento continuo;
• la gestione delle informazioni e della conoscenza, che va fatta con tutte le tecniche adatte allo scopo. Le informazioni utili vanno identificate, valutate dal punto di vista dei costi e dei benefici, sviluppate;
• una stima delle competenze dell'organizzazione, sia a livello qualitativo che quantitativo;
• lo sviluppo del lavoro di gruppo (eventualmente anche con l'aiuto di appositi facilitatori che siano in grado di rafforzare i valori dell'organizzazione, sviluppare una vision, favorire la coesione tra le persone) e la predisposizione di un clima adatto al raggiungimento degli obiettivi;
• la misurazione delle performance, anche grazie all'individuazione degli indicatori più adatti;
• la costruzione di un sistema premiante che riconosca l'acquisizione di nuove competenze, la propensione al lavoro di gruppo, lo sforzo individuale all'interno di un disegno generale.

Se ci pensate bene per qualche secondo, il concetto di learning organization è molto simile a quello di Kaizen. Questo strumento, infatti, spinge verso piccoli sforzi continui, tesi al miglioramento di qualsiasi cosa all'interno di un'organizzazione, e viene portato avanti da tutti i lavoratori.
In pratica, il Kaizen viene applicato cercando di migliorare ogni aspetto del lavoro in un approccio step-by-step teso a far crescere gradualmente le competenze dei lavoratori attraverso la formazione e un maggiore coinvolgimento.

I principi di base del Kaizen sono che:

• le risorse umane sono la cosa più importante per un'organizzazione;
• i processi devono evolversi gradualmente grazie ad un miglioramento di tipo continuo, piuttosto che grazie a cambiamenti radicali;
• il miglioramento deve basarsi su una valutazione statistica/quantitativa delle performance;
• è necessario un supporto continuo da parte del top management ma anche di tutti i lavoratori ad ogni livello. Per fare questo, è fondamentale che le persone siano adeguatamente formate e che risorse, misurazioni, ricompense e incentivi siano tutti allineati e lavorino insieme all'interno di una struttura concepita per avviare il miglioramento di tipo Kaizen.

PER SAPERNE DI PIÙ:

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