QUANDO E' OBBLIGATORIA LA ISO 9001?
La ISO 9001 è obbligatoria? Se sì quando? Se no perché la si adotta?
"La qualità è un'etica, non un dipartimento"
(Tom Peters)
"La ISO 9001 è come un buon vino, migliora con l'età"
(Greg Hutchins)
Il concetto di gestione della qualità è da decenni fondamentale nel mondo del business. Inizialmente l’attenzione si concentrava principalmente sulla produzione, tuttavia, con la crescita del settore dei servizi e l’insorgere della globalizzazione, è diventato evidente a tutti che occorresse un approccio standardizzato alla gestione della qualità. Fu così che - nel 1987 - nacque la ISO 9001 che è stata adottata da più di un milione di organizzazioni in tutto il mondo, rendendola uno degli strumenti gestionali più utilizzati a livello globale.
Alla domanda "Cos'è la ISO 9001?" abbiamo già risposto con l'articolo linkato, spiegando come l'importanza di questa norma nel garantire la qualità e l'efficienza nelle aziende moderne sia indiscutibile, visto che la ISO 9001:2015 è uno standard progettato per aiutarle a garantire di soddisfare le esigenze dei clienti e delle altre parti interessate.
Ma la ISO 9001 è obbligatoria? Sembra una domanda con una risposta scontata ma non lo è se è una delle più comuni su Google. Vediamo, allora, di addentrarci nella questione.
La ISO 9001 è obbligatoria?
La risposta veloce che molti professionisti della qualità potrebbero darvi è "No" ma è corretta solamente in parte.
Nel panorama della gestione della qualità, la distinzione tra requisiti "obbligatori" ed "essenziali" è fondamentale per comprendere come un'organizzazione possa navigare nel complesso ecosistema di standard, normative e aspettative del mercato.
Partiamo, dalle definizionI: un requisito obbligatorio è un criterio o una condizione che un'organizzazione deve soddisfare per operare legalmente o per aderire a specifiche normative del settore. Le implicazioni legali consistono nel fatto che la mancata conformità a requisiti obbligatori può portare a sanzioni legali o multe.
Un requisito essenziale, invece, è un criterio o una condizione che, sebbene non sia legalmente obbligatorio, è fondamentale per il successo competitivo e operativo di un'organizzazione perché ha, ad esempio, delle implicazioni strategiche. La mancata adozione di un requisito essenziale non porta a conseguenze legali immediate ma può avere un impatto significativo sulla reputazione, sulla competitività e sulla redditività a lungo termine di un'azienda.
Dunque, la ISO 9001 è obbligatoria per legge, oppure no?
La risposta corretta è: "No, tranne il caso in cui sottoscriviate un contratto con un cliente in cui viene richiesta la certificazione ISO 9001". In questo caso, è abbastanza ovvio che il requisito diventi obbligatorio da rispettare anche a livello legale. Le clausole contrattuali che richiedono la certificazione ISO 9001, tra l'altro, stanno diventando sempre più comuni in alcuni settori e vengono spesso inserite per mitigare i rischi associati alla qualità e per assicurare che il fornitore abbia un sistema di gestione della qualità affidabile.
Oltre alle clausole contrattuali in cui la certificazione ISO 9001 è un requisito di base per l'ingresso in una gara d'appalto o per la qualificazione come fornitore ce ne sono altre in cui si può prevedere il diritto del cliente di condurre audit di seconda parte per verificare la conformità alla norma ISO 9001 anche se l'azienda non è certificata. Per il cliente, ad esempio, potrebbe non essere necessario un certificato rilasciato da un ente terzo che testimoni l'aderenza ai requisiti della ISO 9001:2015 perché potrebbe essere sufficiente garantire di lavorare secondo il modello della norma, con la possibilità per il cliente di poterlo verificare ed, eventualmente, applicare penali se dovesse riscontrare la mancata aderenza allo schema di certificazione.
In conclusione, possiamo dire che ci sono alcuni casi, pochi, in cui essere certificati ISO 9001 è "obbligatorio" e non negoziabile perché legalmente vincolante mentre in tutti gli altri la ISO 9001 non è obbligatoria. Però resta essenziale.
Perché la ISO 9001 è essenziale
Se la legge non impone la certificazione ISO 9001, le pressioni del mercato, le esigenze contrattuali e i fattori operativi possono renderla praticamente indispensabile, facendo diventare l'aderenza alla norma decisamente critica per il successo di un'organizzazione. Ignorarlo può portare a influenzare negativamente la vostra competitività, la reputazione e la sostenibilità a lungo termine del vostro lavoro. Vediamo per quali motivi.
La norma offre un modello efficace per l'implementazione e la gestione dei processi all'interno di un'organizzazione. Di sicuro non è il modello più avanzato e nemmeno quello più adatto alla gestione di tempi complessi come quelli che stiamo vivendo ma, se come molte organizzazioni non avete altri riferimenti con cui orizzontarvi se non il vostro buonsenso e la vostra capacità di comprendere il mercato, potrebbe essere il momento buono per vedere cosa può offrirvi un riferimento normativo universalmente riconosciuto come la ISO 9001.
La certificazione ISO 9001 vi fa capire anche che le aspettative dei clienti sono un fattore cruciale, soprattutto in un mercato sempre più competitivo come quello di oggi. I clienti si aspettano che il prodotto o il servizio soddisfi o superi le loro specifiche, risolva efficacemente un loro problema o soddisfi il loro bisogno.Ma questo ancora non basta perché un altro aspetto fondamentale che spesso si tende a trascurare è la coerenza nella qualità del prodotto o del servizio, dato che anche solo un singolo difetto può erodere la fiducia del cliente e portare alla sua perdita. Il terzo fattore fondamentale, quando parliamo di clientela, è la trasparenza: i clienti desiderano una comunicazione aperta e onesta, specialmente se si verificano problemi di qualità. Apprezzano, inoltre, quando le aziende adottano misure proattive per risolvere i problemi.
La ISO 9001 offre anche parecchi suggerimenti per migliorare la soddisfazione del cliente attraverso la progettazione di processi efficaci e di un approccio basato sul miglioramento continuo.
La mancanza di processi standardizzati può portare a costi elevati associati a resi, rilavorazioni e portare addirittura a potenziali sanzioni legali. La ISO 9001 aiuta le organizzazioni a capire cosa si intende con standardizzazione e a procedere in tal senso.
L'implementazione di un sistema qualità basato sulla ISO 9001 porta anche a una riduzione dei costi operativi, grazie all'eliminazione di attività inefficaci e sprechi.
Nella ISO 9001, infine, si dà grande importanza a due azioni che troppo spesso vengono trascurate nelle organizzazioni che non seguono questo sistema di riferimento o altri che si sono evoluti a partire dalla ISO 9001 o che hanno dato alla ISO 9001 spunti utili per la costruzione del modello: il monitoraggio e la misurazione. Monitorare e misurare sono azioni fondamentali per garantire che un sistema qualità sia efficace e per identificare le aree da migliorare. Stabilire i migliori indicatori e misurare l'efficacia dei vari processi, riesaminare periodicamente a livello direzionale che il sistema sia allineato con gli obiettivi strategici dell'organizzazione ed analizzare i feedback dei clienti è assolutamente cruciale per rimanere competitivi.
I vantaggi dell'aderenza alla ISO 9001 senza una certificazione
Non nascondiamocelo: i costi di implementazione di un sistema qualità certificato ISO 9001 possono essere una barriera, soprattutto per le piccole e medie imprese anche perché, oltre a quelli da sostenere per certificarsi, ci vogliono anche dei fondi per sottoporsi ad audit e verifiche da parte di organismi di certificazione accreditati per conservare la certificazione nel tempo. Certo, ci sono delle soluzioni da adottare come - ad esempio - una pianificazione finanziaria dettagliata, la ricerca di sovvenzioni, ecc. ma, nell'attesa, perché rinunciare ai vantaggi che la ISO 9001 vi può dare? E' innegabile, infatti, che, senza un modello standardizzato, le organizzazioni possono sperimentare grandi difficoltà nel mantenere processi di qualità coerenti e misurabili, soprattutto se sono cresciute in fretta e in maniera poco strutturata.
La buona notizia è che non dovete forzatamente certificarvi per ottenere i benefici della ISO 9001. Vi basterà acquistare la norma, leggerla, se è il caso cercare degli approfondimenti per comprenderne bene il significato (QualitiAmo ve ne offre moltissimi, gratuitamente e questa è solo una pagina d'esempio) e iniziare ad applicarla.
Volete fare ancora meglio? Acquistate anche la ISO 9004 "Gestione per la qualità - Qualità di un'organizzazione - Linee guida per conseguire il successo durevole" e cercate di impostare un sistema qualità che lavori già secondo i principi che l'ISO ha individuato per il futuro della ISO 9001. Puntate all'eccellenza, insomma, e farete meglio di chi è certificato ISO 9001 ma non ha mai letto la ISO 9004 in vita sua! L'aderenza al modello di requisiti della ISO 9001, infatti, è davvero il livello minimo di qualità da cui partire per garantire di essere in grado di assicurare alla vostra clientela un certo livello di qualità. Puntate a impostare il vostro sistema qualità secondo la ISO 9004 e i future concept (qui avete un esempio per capire meglio di cosa si tratta) e, in questo modo, vi assicurerete davvero un vantaggio sulla concorrenza. Se, infatti, la certificazione ISO 9001 rilasciata da un ente certificatore vi aiuterebbe a differenziarvi sul mercato, segnalando un impegno verso la qualità e la conformità, la semplice aderenza alla norma, non riconosciuta da terzi, vi assicurerà, comunque, una certa efficienza operativa, un'ottimizzazione dei processi, una riduzione dei difetti e un miglioramento dellla soddisfazione dei vostri clienti, tutti fattori critici per il successo a lungo termine. E l'upgrade ai concetti futuri e alla ISO 9004 vi permetterà di non farvi cogliere impreparati davanti all'Industry 4.0 e alla Quality 4.0!
I vantaggi della certificazione ISO 9001
Chiudiamo ricordando che, comunque, ad oggi i vantaggi che derivano da una certificazione ISO 9001 sono innumerevoli, a partire dall'accesso a nuovi mercati dove ci potrebbe essere una preferenza o addirittura una richiesta di fornitori o partner certificati ISO 9001.
La certificazione ISO 9001 è ampiamente riconosciuta come un benchmark per la gestione della qualità, è importante notare che in molti settori la sua assenza può avere implicazioni significative in termini di competitività e conformità perché non potete provare di avere una forma mentis adatta a garantire che la vostra qualità sia sempre ai livelli massimi, qualunque cosa accada.
Per quanto riguarda le aspettative dei clienti, una certificazione ISO 9001 rafforza la fiducia della clientela perché è spesso vista come un segno di affidabilità. Nei mercati saturi, inoltre, la certificazione può servire come un fattore di differenziazione, indicando un impegno superiore nei confronti della qualità. Aziende con certificazione ISO 9001 sono generalmente preferite perché la certificazione indica che l'azienda ha processi ben definiti per garantire la qualità e l'affidabilità dei suoi prodotti.
La certificazione ISO 9001 permette di formare alleanze con altre organizzazioni certificate per offrire soluzioni complete e di alta qualità. La certificazione, infatti, può servire come un primo livello di due diligence quando si valutano potenziali partner internazionali, riducendo i rischi associati alla qualità e alla conformità.
Non è da sottovalutare, poi, l'Importanza degli standard internazionali come le ISO 9001 nel contesto del commercio globale dove assumono un ruolo cruciale come facilitatori di scambio e come indicatori di qualità e affidabilità. Questi standard aiutano a creare un terreno di gioco equo, riducendo le barriere commerciali e aumentando la fiducia tra i partner commerciali. Gli standard internazionali contribuiscono all'armonizzazione delle pratiche e dei processi commerciali, facilitando le transazioni transfrontaliere e riducendo i rischi.
La certificazione ISO 9001 può fungere anche da meccanismo di mitigazione del rischio nell'area critica dei difetti del prodotto perché richiede che i processi di produzione siano standardizzati e documentati, riducendo la probabilità di difetti causati da varianza o errori umani. La certificazione, tra l'altro, impone controlli di qualità rigorosi che possono identificare e correggere i difetti prima che i prodotti raggiungano il mercato. Se è un requisito richiesto, la ISO 9001 può fornire anche una tracciabilità completa nel caso di un difetto del prodotto, facilitando le indagini e, potenzialmente, limitando la responsabilità legale dell'azienda.
In ultimo, utilizzare la certificazione nei materiali utilizzati per il marketing e nelle presentazioni ai clienti sottolinea l'impegno di un'organizzazione verso la qualità e può contribuire a far preferire l'azienda rispetto alla concorrenza.
(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).
LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO -
"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)
(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)
Conclusioni
No, non è obbligatorio adottare la certificazione ISO 9001 perché si tratta di uno standard volontario che le organizzazioni possono scegliere di implementare e rispetto al quale ottenere la certificazione. Tuttavia, in alcuni settori, i clienti potrebbero richiedere la certificazione ISO 9001 come condizione per intrattenere rapporti commerciali con loro e in alcuni paesi i governi a volte si rendono obbligatori determinati standard per determinati settori o per determinati fornitori del governo. .
L'Organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO) sviluppa e pubblica vari standard per fornire le migliori pratiche per qualità, sicurezza, efficienza e altri aspetti alle aziende e, in generale, a tutte le organizzazioni che possono scegliere di implementarli per migliorare le proprie attività e dimostrare il proprio impegno verso la qualità, l'ambiente, la sicurezza, ecc..
Gli standard volontari non sostituiscono le leggi nazionali, alle quali gli utenti sono tenuti a conformarsi e che hanno la precedenza.
PER SAPERNE DI PIU':
Tutti gli articoli sulla ISO 9001ISO 9001
La ISO 9001:2015