IL PARAGRAFO 4.4 DELLA NUOVA ISO 9001:2015 - SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA' E RELATIVI PROCESSI - 2

(Prima parte)

Il risultato di tutto questo lavoro dovrebbe essere un'organizzazione che impara a conoscersi bene, che capisce quali siano i fattori che la porteranno al successo e che cosa le serva per far operare nel modo migliore i suoi processi.

Tutti questi step di comprensione dovrebbero essere disponibili come informazioni documentate per poter essere di valido supporto alla gestione dei processi e dimostrare che si sono seguiti i piani fatti relativamente alla loro progettazione, al loro sviluppo e alla loro conduzione. In buona sostanza, occorre mantenere evidenza del fatto che i processi vengono condotti come pianificato.

Per ciò che riguarda le informazioni documentate, attenzione alla differenza che potete rilevare all'interno del testo della nuova ISO 9001 e che qui nel paragrafo 4.4 si mostra per la prima volta:

• "mantenere informazioni documentate" è diverso da "conservare informazioni documentate".
• Nel primo caso, rientrano le vecchie procedure ISO 9001, istruzioni di lavoro, i manuali, i piani, le specifiche.
• Nel secondo rientrano i documenti che prima chiamavamo "registrazioni".

Molti dei requisiti che troviamo in questo paragrafo 4.4 della ISO 9001:2015 sono estremamente simili a quelli della versione precedente dello standard (ISO 9001 del 2008). La novità consiste nel fatto che, per pianificare, controllare e migliorare i processi del Sistema Qualità, occorra ora considerare i requisiti delle parti interessate, il contesto in cui opera l'organizzazione e le problematiche interne ed esterne.

Il paragrafo 4.4 si relaziona con il paragrafo 5.1 e con i capitoli 6, 7, 8, 9 e 10 della nuova norma. Tenetelo presente quando ne affronterete i requisiti.

Per partire col piede giusto ad implementare i requisiti contenuti in questo paragrafo, iniziate da quelli che sono i fondamenti di ogni Sistema Qualità:

• la mission e la vision;
• la politica della qualità;
• gli obiettivi della qualità;
• l'allineamento della politica e degli obiettivi con la vision e la mission dell'organizzazione;
• il piano strategico dell'azienda;
• i valori e i principi della vostra realtà;
• le necessità e i requisiti dei clienti e delle parti interessate.

Fatto tutto questo, cercate di identificare quali altri processi, oltre a quelli che avete già progettato e implementato secondo i requisiti delle versioni precedenti della norma, vi serviranno per essere conformi alla ISO 9001:2015 e iniziate a mappare i principali.

A questo punto, iniziate a studiare come ogni processo si relazioni agli altri, prestando attenzione alle interfacce e alle interazioni. "Perdere" del tempo cercando di capire queste relazioni è, infatti, estremamente utile perché spesso i problemi si verificano proprio là dove due o più processi si interfacciano.

Gli auditor che vorranno verificare se i requisiti contenuti in questo paragrafo siano stati tutti rispettati vi chiederanno, con molta probabilità:

• se esiste un Sistema Qualità;
• se è documentato;
• se questo sistema viene mantenuto nel tempo e migliorato;
• se avete identificato i processi necessari al buon funzionamento del sistema;
• se avete determinato la loro sequenza e le interazioni;
• se avete stabilito i criteri e le metodologie per controllarli;
• se avete delle informazioni documentate che supportino l'operatività, la misurazione e il monitoraggio dei processi;
• se i singoli processi vengono misurati, monitorati e analizzati;
• come verificate che i processi raggiungano i risultati che avete pianificato per loro;
• come li migliorate;
• se i processi che si svolgono all'esterno vengono controllati.

Se saprete rispondere in maniera esauriente a tutte queste domande, dovreste essere ragionevolmente certi di aver fatto un buon lavoro per ciò che concerne questo paragrafo.

Chiudiamo ricordandovi che, nel definire i vostri processi, dovete ricordare che non si tratta di un mero esercizio accademico ma che tutto questo lavoro dovrebbe servire per avere una migliore comprensione della gestione, del controllo e del miglioramento del proprio Sistema Qualità che è formato da un insieme di processi.

I processi, del resto, nel loro continuo funzionamento, producono informazioni che vanno poi elaborate per aumentare la conoscenza dei processi stessi e poterli, così, migliorare.

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