MODELLARE I PROCESSI

La tecnica della modellazione dei processi permette di comprendere e concettualizzare i processi complessi attraverso una discussione mirata, l'analisi, la progettazione, l'ottimizzazione e la documentazione delle attività.
Questa metodologia fornisce un meccanismo per scomporre i grandi processi in blocchi più piccoli chiamati sottoprocessi che hanno una completa autonomia da soli ma sono legati all'interno del processo principale.

Al fine di valutare lo stato attuale di ogni processo - se è già in essere - è necessario raccogliere informazioni su come si svolge, cioè fotografare la situazione "AS-IS".
Per capire come funziona un processo, occorre parlare con chi ci lavora, con chi ne è responsabile e con chi ne utilizza gli output.

Tutto questo, però, non basta perché bisogna raccogliere informazioni anche su come l'organizzazione è strutturata con riferimento al processo, quali siano i sistemi utilizzati, quali i dati memorizzati, quali siano i dettagli funzionali del processo, eventuali tempi di consegna, obblighi di legge o contrattuali associati al processo, ecc.

Concentratevi per capire se esistono delle differenze tra l'nterpretazione di come dovrebbe funzionare il processo e la sua reale applicazione. Entrambi gli aspetti, infatti, sono molto importanti perché vi danno un'idea di come si svolga realmente il processo rispetto alle attese.

In questa fase, concentratevi sui fatti e sulle pratiche che osservate. Siate sistematici e amichevoli nel vostro approccio e cercate di raccogliere informazioni da tutti per poi collegarle una all'altra e creare il quadro completo di come funzioni il processo nel complesso.

Per iniziare a modellare il vostro processo, il luogo migliore dal quale partire è il Gemba, cioè il posto dove si svolge.
Osservate direttamente come venga svolto il lavoro e cercate di seguire tutto passo a passo.

Osservare il processo da vicino aiuta a identificare eventuali colli di bottiglia, non conformità, ripetizioni inutili, sovrapposizioni, flussi di lavoro distorti, ecc.

Prima di modellare dettagliatamente il processo bisogna mettersi nell'ottica di un'organizzazione "process-oriented" dove l'attenzione è posta sulla catena del valore e sulla generale efficienza.

Una volta che avrete deciso l'obiettivo del vostro processo, occorrerà personalizzarlo per giungere all'efficienza richiesta.
Gli obiettivi aziendali sono i principi guida per la modellazione dei processi.

Modellare i processi significa molto più del farne una semplice rappresentazione schematica per comunicarne ruoli, compiti e interazioni.
Si tratta di un percorso logico che consente a un'organizzazione di definire il percorso che ha deciso di intraprendere. Una volta definita la strada, essa diventa la base di misura per l'ottimizzazione dei processi.

Per modellare al meglio ogni processo, occorre tenere bene in mente alcuni punti:

• ogni processo ha un inizio e una fine e questi due punti formano i suoi confini e ne definiscono la portata;
• i processi possono essere scomposti in attività. Nella fase AS-IS della modellazione del processo, l'attenzione non dovrebbe essere sulla sequenza di attività; ma sulla loro identificazione;
• i processi possono essere eseguiti da una singola risorsa o da un team di persone;
• le singole attività possono avvenire in parallelo o in sequenza;
• un processo potrebbe avere punti decisionali dei quali tenere conto

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

PER SAPERNE DI PIU':