LE MAPPE MENTALI E IL PROJECT MANAGEMENT

Una mappa mentale è una rappresentazione grafica del pensiero, resa popolare negli anni '70 da Tony Buzan che, per realizzarla, partì da alcune considerazioni su come si dovessero prendere gli appunti per imparare in maniera più efficace ed efficiente. Quella delle mappe mentali può essere definita come una tecnica grafica che consente di fare un brainstorming in modo organico per delineare i concetti relativi a un'idea centrale. Di solito, una mappa mentale è strutturata utilizzando diversi colori e icone per aiutare a trasmettere un'idea. Le mappe mentali, infatti, organizzano argomenti correlati attorno a un'idea centrale. Ogni sottoargomento può essere ulteriormente scomposto, creando una mappa mentale che può avere anche centinaia di nodi. Buzan afferma che, siccome questo è il modo in cui il nostro cervello funziona naturalmente, dato che tutti i nostri pensieri fondamentali sono collegati a dozzine di idee associate che si irradiano all'infinito, questa rappresentazione grafica risulta intuitiva e può aiutare a organizzare le idee in modo efficiente.
L'immagine della mappa mentale mostra le relazioni tra i singoli pezzi e l'idea nel suo insieme e può rappresentare compiti, concetti e altri elementi in modo colorato, facile da ricordare e altamente organizzato. Questo significa che le informazioni sono "digeribili" in modo molto più facile, rispetto a quello offerto da relazioni, raccolte di requisiti, ecc. Sebbene, infatti, ognuno di noi apprenda in modo diverso da un altro, molti sono decisamente più in sintonia con l'apprendimento visivo e le mappe mentali sfruttano proprio questa caratteristica per aiutarci a conservare le informazioni nella memoria in un modo più efficace. 

Una mappa mentale può essere utilizzata in diversi campi, ad esempio per generare, visualizzare, strutturare e classificare idee e come ausilio per studiare e organizzare le informazioni, risolvere problemi, prendere decisioni o scrivere un testo più chiaro grazie alla visualizzazione della struttura che si vuole seguire nell'esposizione. A livello pratico, ad esempio, potreste utilizzarne una per decidere quale candidato assumere dopo un colloquio, inserendo i punti salienti del curriculum di ognuno, in modo da poterli avere tutti insieme sott'occhio. Un'istantanea dell'esperienza, delle capacità e dei risultati raggiunti dai candidati possono aiutarvi a decidere chi è il migliore per un certo lavoro.
Tra le diverse applicazioni delle mappe mentali, in questo articolo vogliamo parlarvi di quella relativa al project management. L'uso delle mappe mentali può portare nuove dimensioni creative al processo di gestione dei progetti per renderlo un'attività più coinvolgente e persino divertente. In un lavoro come quello del project manager che vive costantemente con la paura di non riuscire a centrare gli obiettivi o di non essere in grado di affrontare l'ennesimo problema, come può un po' di creatività migliorare la situazione? In uno scenario del genere esiste davvero la possibilità di introdurre un elemento di divertimento e di creatività? Per rispondere, vi facciamo notare come, quando si è davvero coinvolti in un'attività, non sembri quasi di lavorare. In altre parole, il nostro livello di coinvolgimento in un'attività definisce se la nostra mente lo identifica con il lavoro o con il gioco. La vera domanda, quindi, è: "I progetti possono diventare più coinvolgenti?" La risposta è "Sì" e il trucco sta nell'applicazione delle mappe mentali nel project management, un semplice strumento che contribuisce ad aumentare il coinvolgimento nella gestione dei progetti e spinge le persone verso una maggiore creatività.

Ci sono molte definizioni di "project management" ma tutte ruotano, invariabilmente, intorno al famoso triangolo del project management che ha come vertici i tre principali vincolo progettuali che sono interdipendenti: il tempo, il costo e la qualità. Aggiungere qualità a un prodotto, ad esempio, normalmente ne fa aumentare il costo e/o richiede un investimento di tempo aggiuntivo. La definizione classica di "progetto" ci spiega che un progetto è uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio unico. La parola "temporaneo" implica che questo lavoro abbia un inizio e una fine e che, quindi, il tempo sia, appunto, uno dei i vincoli. "Unico", d'altra parte, implica che il prodotto o servizio sia, in qualche modo, diverso e si debba distinguere dagli altri prodotti o servizi. La definizione riportata ha una logica inattacabile ed è estremamente razionale. Proprio per questo motivo, per un project manager essere creativo è una vera e propria sfida perché è difficile esprimere la propria creatività all'interno di un sistema di vincoli così definito. Per creare un contesto più convincente, dobbiamo portare la creatività in primo piano e cambiare la nostra definizione: “Un progetto è lo sforzo creativo per costruire o fornire un prodotto o un servizio che superi o soddisfi le aspettative del cliente finale". In questo secondo caso, sarebbe auspicabile un approccio più creativo e olistico, siete d'accordo? Negli ultimi tempi, l'approccio alla gestione dei progetti è cambianto proprio in questo senso perché si sta iniziando a puntare maggiormente sul coinvolgimento delle persone, sulla connessione con il cliente, su un'attenzione maggiore alle relazioni tra i membri del team di progetto e su una più diffusa rappresentazione visuale attraverso l'uso di appositi cruscotti. Chiariamoci: nessun prodotto che nasca dalla pura creatività è mai stato realizzato o verrà realizzato in futuro senza un impegno profondo e costante da parte del team di progetto relativamente ai vincoli progettuali ma è innegabile che una certa dose di creatività aiuti a sentirsi più coinvolti nel lavoro e a tirare fuori il meglio da ogni persona. Le mappe mentali sono lo strumento per raggiungere tutto questo perché ci permettono di aumentare la nostra produttività ma di poter contare anche sulla creatività.

Nel suo libro "Pensare come Leonardo" l'esperto di creatività Michael Gelb svela i principi chiave che Leonardo da Vinci ha seguito durante la sua vita estremamente creativa e che chiunque può usare anche oggi per essere più creativo. Gelb ci spiega che gli stili utilizzati dai grandi pensatori della storia per prendere appunti presentano una struttura organica ramificata e sono completati da molti schizzi, scarabocchi creativi e parole chiave. Ci sono molte prove che indicano che geni del passato come Charles Darwin, Michelangelo, Thomas Edison, Albert Einstein e Mark Twain avessero una forte propensione per il pensiero visivo e per un primo abbozzo di mappe mentali.

A questo punto, non ci resta che capire come realizzare una mappa mentale e come applicarla al project management. Tony Buzan, l'inventore delle mappe mentali, delinea alcuni passaggi chiave per creare una mappa mentale:

• iniziate al centro di una pagina bianca messa in orizzontale, in modo che il cervello si prenda la libertà di estendersi in tutte le direzioni e di esprimersi nel modo più libero e naturale possibile;
• una volta che avete un'idea centrale su cui volete concentrarvi, disegnate il concetto al centro della pagina. Servirà a migliorare la vostra capacità di immaginazione e a concentrarvi;
• create rami che escono dall'idea centrale per mostrare le idee fondamentali derivate dal vostro concetto principale. Create, poi, rami secondari e terziari più piccoli derivanti dalle idee fondamentali e collegate i diversi rami che sono rilevanti l'uno per l'altro. I cervelli umani non organizzano le informazioni in un rigoroso ordine gerarchico ma tramite associazioni che si irradiano da diversi punti di connessione, aiutandoci a navigare in un mare infinito di informazioni e a prendere le decisioni più rapidamente. Con una mappa mentale si cerca di fare la stessa cosa;
• usate rami curvi anziché linee rette perché le linee rette sono noiose per il cervello e per la sua creatività;
• usate i colori perché aggiungono una grande energia al pensiero creativo che state cercando di favorire;
• usate una parola chiave per riga per dare alla mappa mentale una maggiore flessibilità;
• usate le immagini per tutti vostri concetti, ricordando il vecchio adagio secondo cui un'immagine vale più di mille parole

Le mappe mentali ci aiutano a utilizzare meglio in sinergia le due grandi aree del nostro cervello: quella predisposta alle parole, alla logica, ai numeri, ecc e quella più sensibile ai colori e alle immagini, rendendo le prestazioni molto più efficaci e facendo in modo che il pensiero ci supporti meglio perché una mappa mentale ci facilita le associazioni, ci aiuta a creare connessioni e ci stimola nella creazione di nuove idee. I ricercatori hanno provato che il cervello ama lavorare sulla base delle associazioni e che collega ogni idea, ricordo o informazione a decine, centinaia e anche migliaia di altre idee e concetti. In più, il processo di realizzazione di una mappa mentale coinvolge una combinazione unica di immagini, colori e disposizione visuo-spaziale e questo aumenta significativamente il processo di memorizzazione, rispetto ai metodi più convenzionali per prendere appunti. Così facendo, la memoria a lungo termine migliora di un bel po'. In ultimo, le mappe mentali favoriscono la collaborazione all'interno di un gruppo di persone per risolvere i problemi e comunicare meglio. Non male se rapportate tutto questo all'ambito del project management, vero?

Una persona può trovare utile usare le mappe mentali in moltissime occasioni. Le prime due che ci vengono in mente e che sono sicuramente familiari a molti di voi sono le riunioni e le presentazioni davanti a un pubblico. Durante una riunione, invece di prendere molti appunti e di dover poi perdere tempo a riordinarli per chiarirvi le idee, è possibile utilizzare una mappa mentale per evidenziare i diversi concetti. Tra l'altro una soluzione del genere sarebbe perfetta anche per fare verbali di riunione molto veloci e semplicissimi da leggere. Per ciò che riguarda, invece, le presentazioni, le mappe mentali sono l'ideale in questo contesto perchè permettono di usare schemi estremamente semplici al posto di slide piene di testo che possono facilmente annoiare il tuo pubblico.

E veniamo, finalmente, al caso specifico del project management: si possono utilizzare diversi modelli di mappe mentali proprio per la gestione dei progetti nelle loro varie fasi del ciclo di vita. La fase di vita di un progetto definisce quale lavoro dovrebbe essere svolto, chi dovrebbe essere coinvolto e quale output deve essere generato in quel particolare momento. Le descrizioni del ciclo di vita del progetto variano moltissimo e possono essere abbastanza generiche o estremamente dettagliate, a seconda del tipo di progetto e del settore per il quale si sta facendo il project management. Come minimo, però, per ogni progetto ci sono almeno tre fasi:

• l'inizio - in questa prima fase del progetto l'idea è nuova, crea entusiasmo, è piena di potenziale ma - allo stesso tempo - è ancora fragile e, quindi, ha bisogno di essere protetta. Alcune delle decisioni importanti di questa fase riguardano la fattibilità del progetto, le esigenze relative alle risorse, l'identificazione dei rischi a livello macro e qualsiasi altra altra attività che dia indicazioni sulla fattibilità. All'inizio del progetto è importante identificare i vantaggi che il risultato finale porterebbe, non solo dal punto di vista dei vari stakeholder, ma anche da altre prospettive come - ad esempio - quella sociale, politica, ambientale, della salute, della sicurezza, ecc. Le mappe mentali aiutano proprio a identificare tutti questi vantaggi. Un altro aspetto importante all'inizio del progetto consiste nell'analizzare le competenze disponibili e nel capire se bastano per lavorare sul progetto e per ottenere ciò che è effettivamente richiesto dalle parti interessate e, anche in questo caso, una mappa mentale può tornarci utile;

(Esempio preso dalla rete di una mappa mentale utilizzata per ragionare sulla fattibilità di un progetto)

• la fase intermedia - la fase intermedia di un progetto è quella in cui le attività sono molto intense e si consumano moltissime risorse. Le parole chiave di questa fase sono "pianificazione", "monitoraggio", "controllo" e "gestione dei rischi". Le mappe mentali sono particolarmente utili quando si tratta di pianificare e organizzare i nostri pensieri prima di iniziare un progetto. Possiamo, infatti, sviluppare le nostre idee sulla carta e vedere come si relazionano tra loro,prima di decidere il modo migliore di procedere con una struttura e una coerenza decisamente migliorate
• la fase finale - in quest'ultima fase il tasso di consumo delle risorse è basso ed è il tempo di riflettere su ciò che l'attività di gestione del progetto ci ha insegnato, indipendentemente dai risultati finali. Un incontro formale per la chiusura del progetto è d'obbligo se vogliamo far maturare il team di progetto affinché, in futuro, possa fare meglio. La collaborazione all'interno del gruppo è un requisito fondamentale per condividere in modo divertente e coinvolgente ciò che si è imparato e una mappa mentale è uno strumento eccellente per farlo perché aiuta a sfruttare il contributo di tutti membri del gruppo in modo dinamico e creativo. Concentrarvi su ciò che il team ha appreso dalle tre parti interessate più importanti per il progetto vi aiuterà a fare meglio nei progetti futuri, in particolare in quelli con un insieme simile di stakeholder. Successivamente, concentratevi sulle infrastrutture che hanno supportato la squadra per capire se qualcosa non ha funzionato a dovere. Infine, è importante che ogni membro del team possa spiegare quali sono stati, a suo giudizio, il punto più alto e il punto più basso del progetto e che queste idee vengano riportate su una mappa mentale per massimizzare l'apprendimento

(Esempio preso dalla rete di una mappa mentale utilizzata per visualizzare le lezioni apprese da un progetto che si è appena concluso)

Oltre a tutto questo, ricordiamo che l'attività di project management comporta una pianificazione, capacità di organizzazione, controllo di ciò che si sta facendo e gestione delle risorse aziendali. A tal fine, viene assegnata al project manager l'autorità necessaria per gestire un insieme di risorse aziendali, sia materiali che umane. Il project manager diventa, quindi, una sorta di mini-amministratore delegato che, invece di assicurare il successo di un'intera azienda, è responsabile del successo finale di uno specifico progetto. Le competenze chiave che un bravo project manager deve avere per riuscirci sono:

• leadership;
• abilità nella comunicazione;
• capacità di negoziazione;
• abilità nel problem solving

Le mappe possono aiutarvi nell'appplicare a meglio queste competenze? Decisamente sì!
Partiamo dalla leadership che non è altro che la capacità di trasmettere una vision avvincente, seguita dalle indicazioni sulla direzione da seguire per raggiungerla. Oltre a questo, il leader deve motivare e supportare il team di progetto nel raggiungimento dell'obiettivo finale. Le mappe mentali possono essere utilizzate in modo efficace per comunicare a tutto il team una visione del progetto perché qualsiasi vision deve iniziare con un "perché", prima di rispondere a domande più tattiche sul "come" e sul "cosa". Una mappa mentale è particolarmente adatta per lo sviluppo di una visione del progetto perché aiuta il movimento iterativo tra queste tre domande fondamentali per approfondire la vision. Durante questo processo, il project manager potrebbe ricevere molti feedback che precedentemente non erano stati presi in considerazione e questo potrebbe contribuire a migliorare la vision, includendo la visione prospettica di tutti i membri del team.
La comunicazione coinvolge, invece, lo scambio di informazioni e, nel contesto un di progetto, possiamo classificare le informazioni come "esterne" ed "interne". La gestione della comunicazione relativa a un progetto include i processi necessari per garantire la tempestività delle informazioni, la loro raccolta puntuale, la diffusione alle persone giuste, la corretta conservazione e l'archiviazione finale appropriata. Una mappa mentale può essere di aiuto anche in questo caso.
Negoziare, la terza abilità che deve avere un project manager, implica conferire con gli altri, venire a patti con loro o raggiungere un accordo. Nel project management, di solito, si negozia per lo più sulle tempistiche, sui costi e sui requisiti relativi alla qualità e all'ambito del progetto. Una mappa mentale può aiutare a chiarirsi le idee sui possibili benefici rispetto ai costi di diverse soluzioni alternative. Una volta che i vantaggi e i costi verranno identificati, chiariti e presentati a ciascuno degli stakeholder coinvolti, sarà facile identificare i possibili punti di forza e quelli deboli di ogni proposta e questo aiuterebbe a negoziare in modo efficace una soluzione che sia vantaggiosa per le parti.
In ultimo, per quanto riguarda il problem solving, è abbastanza scontato che ci saranno sempre opportunità di doversene avvalere nel corso di qualsiasi progetto. La definizione di un problema richiede una chiara distinzione tra le cause e i sintomi, mentre il processo decisionale implica l'analisi del problema e la scelta della soluzione più adeguata. Una mappa mentale può aiutarci a pensare con maggiore chiarezza e, quindi, aumentare la probabilità di generare soluzioni creative. In questo modo, si genera una nuova prospettiva sulle cose che permette di avere sott'occhio tutte le questioni rilevanti e di analizzare le possibili scelte, alla luce di un quadro olistico più ampio.

Per ciò che riguarda, poi, le aree relative alla conoscenza dei progetti, ci sono moltissime altre possibilità di utilizzare le mappe mentali. Vediamone qualcuna:

(Esempio preso dalla rete di una mappa mentale utilizzata per sintetizzare i concettio relativi alle aree di conoscenza dei progetti)

• gestione dell'integrazione del progetto - questa area si occupa della pianificazione del progetto, del suo sviluppo, dell'esecuzione e della gestione delle modifiche. In questo campo le mappe mentali sono utili per creare uno schema completo del progetto che contenga le scadenze di primo livello, insieme alle risorse assegnate (la WBS, in fondo, possiamo considerarla proprio un'evoluzione di questa tipologia di rappresentazione). Anche per la gestione delle modifiche le mappe mentali si rivelano estremamente importanti perché si possono avere davanti agli occhi i possibili impatti sui tempi, sui costi e sulla qualità del progetto, in modo da poter gestire al meglio il cambiamento;
• ambito del progetto - la gestione dell'ambito del progetto include i processi necessari per garantire che includa tutto il lavoro richiesto e solo quello necessario per completarlo con successo. All'inizio del progetto può essere utile una semplice mappa mentale in grado di identificare il lavoro che
  ci si aspetta da ciascuna delle parti interessate e che può essere utilizzata come documento formale di accettazione dell'ambito progettuale, assicurandosi il consenso di tutti i soggetti coinvolti;

(Esempio preso dalla rete di una mappa mentale utilizzata per definire visivamente l'ambito del progetto)

• tempistiche - quest'area di conoscenza include i processi necessari per garantire il tempestivo completamento del progetto che consiste nella definizione delle attività, nel loro sequenziamento, nella stima della durata e nel controllo che il programma venga seguito. Le mappe mentali possono essere utilizzate per delineare le attività sul percorso critico del progetto e per la mappatura dei problemi e dei rischi associati a ciascuno di essi;
• gestione dei costi - include i processi necessari per garantire che il progetto sia completato nel rispetto del budget approvato. Quest'area della conoscenza si concentra sulla stima dei costi, sul budget a disposizione e sul controllo. Le mappe mentali possono essere utilizzate per creare una rappresentazione di tutte le risorse richieste per ciascuna fase, suddivise per tipologia e garantirebbe che non venga trascurata nessuna risorsa importante;
• gestione della qualità - quest'area di conoscenza include i processi necessari per assicurarsi che il progetto soddisfi il cliente. In questa fase ci sono moltissime possibilità di utilizzare una mappa mentale, ad esempio per illustrare i criteri di accettazione e concordarli con il cliente;
• gestione delle risorse - questa area di conoscenza si concentra, tra le altre cose, sulla gestione delle persone e comprende aspetti quali la definizione di ruoli e responsabilità, l'acquisizione del personale necessario alla buona riuscita del progetto e la creazione del team di progetto. Per effettuare una rapida valutazione complessiva delle competenze disponibili e confrontarle con quelle richieste dal progetto, possono essere utilizzate le mappe mentali, al fine di identificare rapidamente le lacune;
• gestione delle comunicazioni - questo argomento lo abbiamo trattato qualche paragrafo prima;
• gestione dei rischi progettuali - la gestione del rischio è un processo sistematico di identificazione, analisi e risposta ai rischi che possono verificarsi durante l'esecuzione del progetto. Un'applicazione delle mappe mentali, in questo caso, è il monitoraggio delle azioni relative ai rischi più importanti individuati nel progetto;
• gestione degli acquisti - la gestione degli acquisti relativi a un progetto include i processi necessari per acquisire i beni e i servizi necessari ad assicurare che il progetto dia gli output attesi. Le mappe mentali sono molto efficaci per fare confronti dettagliati tra i vari fornitori concorrenti su parametri comuni

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Tra i vantaggi offerti dalle mappe mentali, troviamo quelli di migliorare il pensiero critico e la creatività, creare connessioni significative tra le idee, supportare i team che lavorano insieme solo virtualmente a collaborare meglio, avere una mappa tematica visuale di facile comprensione, organizzare un'ampia gamma di dati correlati, promuovere la generazione di idee all'interno dei gruppi, essere di supporto nella risoluzione dei problemi e migliorare l'apprendimento e la la comprensione dei concetti, tutti effetti estremamente vantaggiosi nell'ambito del project management.

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