TIME MANAGEMENT - RIUNIONI EFFICACI

Una riunione efficace fa in modo che il lavoro venga portato avanti nellla maniera giusta mentre un incontro che non permette di ottenere i risultati sperati è solamente una perdita di tempo e una sorta di sconfitta in un'ottica di Time Management.

Le quattro lamentele principali che si sentono relativamente alle riunioni sono:

• ne facciamo troppe;
• sono troppo lunghe;
• i nostri incontri perdono di vista lo scopo principale;
• con le nostre riunioni non otteniamo mai nulla

Per mantenere centrata una riunione e far sì che sia davvero utile, è essenziale stabilire e rispettare alcuni principi fondamentali. Prima di tutto le persone hanno bisogno di conoscere i motivi per i quali vengono invitate a partecipare ad una riunione. Hanno bisogno di comprenderne a fondo lo scopo.

In secondo luogo, è importante dare alla riunione una struttura che non deve essere vissuta come un vincolo ma che, al contrario, deve diventare un modo strategico per coinvolgere e responsabilizzare i partecipanti alla riunione.
Quando le persone sono consapevoli del ruolo che devono ricoprire all'interno di una riunione, vengono in qualche modo preparate a farlo al meglio e quando chi convoca un incontro lo fa con un ordine del giorno e uno scopo chiari e specifici, i partecipanti sanno in anticipo che il meeting in programma non sarà una mera perdita di tempo perché c'è un obiettivo specifico che deve essere raggiunto.

Le riunioni, di solito, vengono fatte per tre ragioni principali:

• fornire informazioni;
• creare un meccanismo che porti a prendere le decisioni necessarie;
• raccogliere feedback e avviare, eventualmente, una discussione

Perché gli incontri si rivelino davvero utili a centrare uno dei tre obiettivi elencati sopra, è importante che vengano invitate a partecipare le persone che sono davvero interessate all'argomento trattato nella riunione. La presenza o l'assenza delle persone giuste, infatti, fa spesso la vera differenza tra una riunione di successo e un incontro infruttuoso.

E' importante anche che alle persone vengano presentati tutti i fatti che servono affinché la riunione si riveli fruttuosa.

E veniamo ora ad una delle prime dinamiche di processo che i partecipanti ad una riunione hanno bisogno di acquisire: la fiducia negli altri.
Indipendentemente dallo scopo della riunione, i partecipanti non si apriranno e non si impegneranno all'interno del gruppo se non sentiranno di potersi fidare degli altri partecipanti all'incontro. La fiducia ha un impatto diretto sull'efficacia della riunione.

Assicuratevi anche di invitare alla riunione le persone che hanno le competenze giuste per fare la differenza, competenze che possono anche non corrispondere al ruolo che ricoprono all'interno della vostra organizzazione. Tra le capacità individuali che potrebbero esservi utili, ad esempio, potrebbero esserci quelle di una persona capace di chiedere le cose ai colleghi in maniera efficace, una sorta di "ricercatore" naturale. Ci sono poi le persone predisposte alla discussione che aiutano i colleghi a mettersi in gioco e a partecipare. Potrebbero esservi utili anche coloro che individuano facilmente un problema e riescono a mettere a fuoco gli elementi giusti per affrontarlo e risolverlo.
Sfruttare la predisposizione di queste persone vi permetterà anche di fornire loro un feedback su qualcosa che sanno fare bene e renderle coscienti che condividere con gli altri questa capacità farà in modo che possa beneficiarne tutto il gruppo di lavoro.
Persone del genere contribuiscono a fare in modo che si costruisca all'interno delle riunioni una comunicazione sana, consentono una buona collaborazione tra le persone e favoriscono la costruzione del consenso, con la conseguenza di creare un'esperienza di positiva all'interno dell'ambiente di lavoro.

Ricordatevi anche che ci sono alcune attività che possono creare o distruggere l'ambiente giusto per effettuare una riunione. Se, ad esempio, i partecipanti non capiscono bene come il gruppo di lavoro potrà affrontare e, insieme, risolvere un problema, si perderanno tempo e concentrazione.

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Se le capacità di problem-solving o decisionali del gruppo sono inadeguate, un incontro potrebbe trascinarsi per molto tempo senza raggiungere lo scopo per il quale è stato indetto. E' dunque necessario anche fornire sempre alle persone gli strumenti necessari per poter prendere decisioni efficaci e per risolvere i problemi.

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