PROJECT MANAGEMENT - LE
AREE DELLA CONOSCENZA NEI PROGETTI

Nel Project management si possono identificare dieci aree della conoscenza che i project manager dovrebbero conoscere bene per poter essere considerati dei validi professionisti nella gestione dei progetti. Vediamole una per una.

Gestione dell'integrazione del progetto

La gestione dell'integrazione del progetto è una sorta di "ombrello" che copre tutte le altre nove aree della gestione dei progetti. Questa, infatti, è l'area della conoscenza che serve a vedere il quadro generale di come il progetto si inserisca nella vostra organizzazione. Gestire progetti interdipartimentali o che si sviluppano in aziende diverse è un lavoro complesso perché ogni area lavora secondo la propria metodologia e ha i propri processi; senza una gestione centralizzata i progetti diventerebbero più complicati da gestire. La gestione dell'integrazione dei progetti aiuta il team a lavorare insieme in modo più fluido perché riunisce i diversi processi, sistemi e metodologie per formare un'unica strategia coesa.
La conoscenza in quest'ambito garantisce che il progetto sia adeguatamente pianificato, eseguito e controllato e le sue modifiche gestite. Ogni attività progettuale deve essere coordinata e integrata con le altre, al fine di realizzare il risultato desiderato per il progetto.

Gestione dell'ambito del progetto

La gestione dell'ambito del progetto si riferisce alla quantità totale di lavoro che deve essere eseguita per fornire un prodotto, un servizio o un risultato con funzioni e caratteristiche specificate. Include tutto ciò che deve entrare in un progetto, così come ciò che ne definisce il successo. Senza un piano di gestione dell'ambito del progetto completo, ci sono buone probabilità che il vostro project team svolga attività non necessarie per completare il progetto in questione. Per non parlare del fatto che le modifiche all'ambito del progetto sono spesso i fattori che impediscono che il project management abbia successo!

Nella fase di pianificazione, occorre raccogliere input da tutte le parti interessate del progetto per decidere e documentare come definire, gestire, convalidare e controllare l'ambito del progetto. Questo processo deve dare un'idea chiara di ciò che vogliono gli stakeholder e di come l'organizzazione gestirà le loro aspettative.
Sulla base della dichiarazione dell'ambito del progetto e dei documenti creati durante la raccolta dei requisiti, consigliamo di creare una struttura di suddivisione del lavoro, la WBS per avere unità di lavoro più piccole e gestibili.

La gestione dell'ambito del progetto include anche informazioni su come gestire gli imprevisti durante il progetto e sull'accettazione dei risultati finali da parte di chiunque abbia bisogno di approvarli, che si tratti di un cliente, uno stakeholder, un manager o tutti e tre.

Gestione del tempo del progetto

Il time management nell'ambito della gestione dei progetti si riferisce, specificamente, allo sviluppo di un piano di progetto che possa essere rispettato e, quindi, alla supervisione del lavoro per garantire che tutto vada come pianificato. La gestione del tempo in quest'ambito implica l'analisi e lo sviluppo di un programma e di una sequenza temporale per il completamento del progetto.

Quasi tutti i progetti si basano sull'idea della gestione del tempo di più persone. Alcuni membri del team di progettazione potrebbero, ad esempio, sopravvalutare il tempo necessario per completare delle attività mentre altri potrebbero fare eattamente il contrario. Naturalmente, anche gli imprevisti annulleranno la sequenza temporale prevista. Tutte queste variabili sono il motivo per cui un buon time managament è così fondamentale nella gestione dei progetti.

Il time management ha un impatto diretto sulla qualità, sull'ambito e sul costo di un progetto, rendendo quest'area una delle più importanti nel project management. Una buona gestione del tempo aiuta a garantire tempi e budget di completamento del progetto. Chiarisce, inoltre, quanto tempo richiede un progetto, quali stakeholder (interni ed esterni) coinvolgere e a che punto includere le loro competenze.

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Gestione del budget del progetto

I progetti di successo raggiungono gli obiettivi del progetto dichiarati con, al massimo, uno scostamento minimo dell'ambito e lo fanno restando dentro al budget approvato. Implementando la gestione dei costi di progetto nel project management è possibile controllare i costi del progetto mantenendo la qualità e rispettando le scadenze.

Sebbene la gestione dei costi in generale sia un processo molto complicato e un'area critica nell'ambito della conoscenza della gestione dei progetti, possiamo suddividerla in quattro processi:

• Pianificazione delle risorse - esamina in modo specifico i costi associati a ciascuna di queste risorse. A causa della complessità di questo processo, una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) può aiutare a semplificare e fornire chiarezza;
• Stima dei costi - è il processo di approssimazione dei costi associati a ciascuna delle risorse richieste per tutte le attività programmate. La stima dei costi prevede il costo del completamento di un progetto all'interno di un ambito definito. Dato che l'ambito tende a cambiare durante la vita di un progetto, la stima dei costi non è un processo una tantum. Una gestione efficace dei costi, infatti, richiede ai project manager di eseguire iterazioni sulle stime dei costi ogni volta che vengono approvate modifiche all'ambito o richieste di modifica. Queste stime forniscono una sommatoria di tutti i costi coinvolti nel portare a termine con successo un progetto, dall'inizio al completamento;
• Budget - Le stime dei costi portano direttamente al budget. In questo passaggio si determinerà la linea di base dei costi e i requisiti di finanziamento per il progetto. Un buon budget di progetto vi aiuterà a prendere decisioni chiave rispetto alla sua pianificazione e ai vincoli di allocazione delle risorse. Si tratta di combinare le stime dei costi delle singole attività in un costo totale del progetto, stabilire le tempistiche e misurare lo stato di avanzamento del progetto rispetto ai costi di base approssimati. Il budget dovrebbe tenere conto di tutto, dai costi diretti del lavoro, ai costi dei materiali, dai costi di fabbrica, ai costi delle apparecchiature, dai costi amministrativi fino ai costi del software;
• Controllo dei costi - I buoni project manager monitoreranno attentamente il costo dei loro progetti per prevenire uno scostamento nell'ambito del progetto. Ciò include cercare dove, eventualmente, il costo effettivo è variato rispetto a quello stimato. Il controllo dei costi implica anche l'informazione delle parti interessate di eventuali discrepanze di costo rispetto al costo preventivato. Il controllo del budget richiede la conoscenza del budget originale, dei costi approvati, dei costi previsti, dei costi effettivi e dei costi impegnati. In caso di modifiche all'ambito o se rischi imprevisti hanno un impatto sui budget approvati, il project manager dovrà rivedere il livello di impatto e intraprendere le azioni correttive necessarie

Visto che un progetto ha un costo, mantenerlo basso o, almeno, al livello previsto è una parte fondamentale per avere un buon ROI - Ritorno sull'investimento da un progetto. Dopotutto, se non riuscite a stabilire in modo definitivo quanto costerà un progetto, come potrete quantificare se ci avete guadagnato?

La gestione dei costi del progetto comporta la stima del costo delle risorse, comprese le persone, delle attrezzature, dei materiali e di tutto ciò che fa da supporto al progetto. I costi devono essere preventivati e tracciati per mantenere il progetto dentro il budget stabilito.

Gestione della qualità del progetto

La gestione della qualità del progetto è il processo di misurazione continua della qualità di tutte le attività e l'adozione di azioni correttive fino al raggiungimento della qualità desiderata. La misurazione della qualità può sembrare qualcosa che non si può fare fino al completamento del progetto, tuttavia la gestione della qualità del progetto è qualcosa che dovrebbe essere pianificata nel progetto fin dall'inizio e monitorata durante i tre processi che la compongono:

• pianificazione della qualità - un piano di gestione della buona qualità inizia con una chiara definizione dell'obiettivo del progetto. Che cosa dovrebbe realizzare il progetto? Cosa bisogna fare? Come si misurerà la soddisfazione del cliente? Come si determinerà se il progetto ha avuto successo o meno?
• assicurazione della qualità - l'assicurazione della qualità è un processo che fornisce evidenza alle parti interessate che tutte le attività relative alla qualità vengono eseguite come definito e promesso. Attraverso questo processo si garantisce l'esistenza di tutele per assicurare che tutte le aspettative siano soddisfatte in merito a risultati di qualità.
• controllo qualità - comprende tecniche operative volte a garantire il rispetto degli standard di qualità. Ciò include l'identificazione, l'analisi e la correzione dei problemi. Monitora i risultati specifici del progetto e determina la conformità con gli standard applicabil

I processi di gestione della qualità aiutano a controllare il costo di un progetto, a stabilire standard e a determinare le fasi per il raggiungimento e la conferma di tali standard. Un'efficace gestione della qualità di un progetto riduce anche il rischio di fallimento del progetto o di clienti insoddisfatti.

Una delle cause del possibile fallimento di un progetto è che la qualità del lavoro venga trascurata o sacrificata in modo che, ad esempio, una scadenza ravvicinata possa essere soddisfatta (vedi il triangolo del project management). Non è molto utile, però, completare un progetto in tempo solo per scoprire che il progetto consegnato non sarà all'altezza delle aspettative.

Gestione delle risorse umane del progetto

Questa è un'area del project management che spesso viene trascurata. E' dedicata all'identificazione delle persone necessarie per svolgere un lavoro, alla loro acquisizione per il progetto, alla definizione dei loro ruoli e delle responsabilità e alla loro gestione durante il progetto.

La maggior parte delle organizzazioni lavora con risorse limitate. La saturazione eccessiva delle risorse, però, può portare al burnout e a un aumento del turnover. Con una buona gestione delle risorse umane, si possono far lavorare i membri del team più serenamente e assicurare comunque che il progetto verrà terminato nei tempi previsti.

Gestione delle comunicazioni relative al progetto

Una comunicazione efficace è la chiave per condurre un progetto di successo e tutto inizia con la gestione delle comunicazioni. I processi che comprendono la gestione delle comunicazioni assicurano che le giuste informazioni vengano comunicate alle persone giuste in ogni fase dell'esecuzione del progetto.

La gestione delle comunicazioni di un progetto implica la pianificazione, l'esecuzione e il controllo dell'acquisizione e della diffusione di tutte le informazioni rilevanti per le esigenze di tutte le parti interessate del progetto. Queste informazioni potrebbero includere lo stato del progetto, i risultati, gli eventi che potrebbero influire sulle parti interessate, ecc.

La gestione delle comunicazioni del progetto si basa sulla pianificazione delle comunicazioni per tutta la durata di un progetto. Andrà stabilito con quale cadenza verranno inviati gli aggiornamenti, a chi verranno inviate le comunicazioni del progetto, quando verranno inviati i report sullo stato di avanzamento, se le richieste di modifica saranno condivise con tutte le parti interessate, quali canali verranno utilizzati per la comunicazione, ecc.

Il piano di gestione delle comunicazioni dovrebbe includere il maggior numero di dettagli possibile, in modo che ci siano aspettative chiare e che tutte le parti interessate siano al corrente delle decisioni prese.

Gestione dei rischi del progetto

Nessun progetto arriva alla fine senza qualche intoppo ed è irrealistico presumere che tutto andrà liscio. I rischi possono in gran parte essere mitigati in una certa misura dedicando del tempo allo sviluppo di un processo di gestione del rischio per garantire che le minacce abbiano un effetto limitato sull'esito del progetto, massimizzando al contempo le opportunità. Un project manager esperto comprende i potenziali effetti che i rischi possono avere sui propri progetti e li gestisce di conseguenza, con un conseguente aumento delle probabilità di successo del progetto.

La gestione del rischio in un progetto è il processo sistematico che comprende le seguenti attività:

• pianificazione del rischio;
• identificazione del rischio;
• analisi del rischio;
• piano di risposta al rischio;
• monitoraggio del rischio

Gestione degli acquisti relativi al progetto

L'approvvigionamento dei beni e dei servizi (materie prime, spazi, hosting, appaltatori, proprietà intellettuale, ecc.) necessari per il progetto riguarda l'aspetto logistico della gestione del lavoro. La gestione degli acquisti implica decidere cosa deve essere acquistato, emettere le richieste di offerta, selezionare i fornitori, gestire i contratti e chiuderli quando il lavoro è finito. il project manager, garantisce che le risorse vengano acquistate, noleggiate o ottenute in altro modo nel modo più semplice possibile. Le priorità possono includere mantenere bassi i costi, selezionare fornitori di qualità o riconfermare i fornitori preferiti.

Gestione delle parti interessate del progetto

La gestione degli stakeholder del progetto include i processi richiesti per identificare e gestire le persone, i gruppi o le organizzazioni che potrebbero avere un impatto o essere influenzati dal progetto. Il project manager deve chiedersi: “Chi ha un interesse nell'esito del progetto?" Se coloro che sono considerati stakeholder possono influenzare o essere influenzati dal progetto, è fondamentale che vengano identificati e opportunamente gestiti. Gli stakeholder, però, non dovrebbero essere considerati tutti uguali. Il tempo e gli sforzi investiti nella loro gestione deve essere pianificato in base alla loro importanza relativamente al progetto.

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