PROJECT MANAGEMENT - LE CAUSE
DELL'INSUCCESSO DI UN PROGETTO

"È dura fallire ma è peggio non aver mai provato ad avere successo"
(Franklin D.Roosevelt)

La gestione dei progetti è antica quasi quanto l'umanità, b asta pensare alle piramidi, alle grandi cattedrali o alla Grande Muraglia. D'altra parte, lo studio della gestione dei progetti o project management è una disciplina abbastanza recente, visto che le sue radici affondano alla fine degli anni '50. Nonostante si tratti di una disciplina abbastanza recente, però, c'è molta letteratura al riguardo anche se, in certi casi, risulta scarsamente assorbita dalle organizzazioni che, in base alle statistiche, hanno ancora molti progetti falliti al loro attivo.

Quando un progetto coinvolge molte persone che lavorano per un lungo periodo di tempo, è molto difficile per il project manager che lo pianifica prevedere tutte le attività, il lavoro nei dettagli e i flussi che saranno necessari. A meno che il prodotto finale non sia ben compreso, come accade, ad esempio, nei progetti di ingegneria altamente tecnici come la costruzione di un aeroplano, è quasi inevitabile - quindi - che alcune cose vengano tralasciate e non comprese nel piano progettuale. A questo si aggiunge il fatto che, in Italia, abbiamo tante micro e piccole imprese che hanno sicuramente ancora più difficoltà a fare del buon project management, non potendo contare su professionalità specifiche. Oltretutto queste micro e piccole imprese si interfacciano spesso con altre micro e piccole imprese che rivestono il ruolo di loro fornitori e di loro clienti ed ecco che possiamo capire meglio come si scateni la "tempesta perfetta" e come si arrivi ai requisiti di prodotto non completi o modificati in continuazione, al mancato coinvolgimento nel progetto del cliente e dell'utilizzatore finale del prodotto, alla mancanza di supporto da parte del management, alla scarsità di risorse, alla mancanza di pianificazione e alla scarsità di strutture informatiche davvero adatte alla gestione di un progetto.

Se realizzati bene, però, i progetti possono conferire a un'azienda un vantaggio competitivo significativo. Dunque, nell'ambito del project management quando si può dire che un progetto ha avuto davvero successo?
Come abbiamo già visto quando abbiamo parlato del triangolo del project management, i tre fattori che determinano un progetto di successo sono il rispetto delle tempistiche, la sua qualità e l'aderenza al budget stanziato. Un progetto puntuale, che resta all'interno del budget e che abbia un risultato soddisfacente è, in teoria, un progetto che ha avuto successo.

Alla luce di tutto questo, che ci è ben chiaro, crechaimo di capire come mai alcuni progetti si rivelino un insuccesso che si traduce, spesso, in una perdita finanziaria per le aziende e in una grande demotivazione dei dipendenti. Come può succedere che le scadenze non vengano rispettate, i risultati non siano all'altezza delle aspettative e clienti e capi non siano soddisfatti?
L'insuccesso di un progetto può verificarsi in qualsiasi organizzazione perché ci sono un numero infinito di ragioni per fallire. L'obiettivo della gestione del progetto è produrre un prodotto o un servizio di successo. Spesso questo obiettivo è ostacolato da errori da parte del management, dei project manager, dei membri del team di progetto o dei fornitori. Iniziamo col dire che la percentuale di insuccesso si alza con l'aumentare delle difficoltà del progetto perché, solitamente, i progetti più piccoli hanno una percentuale di successo molto più alta rispetto a quelli più grandi. Non appena le cose si complicano, infatti, è molto più difficile tenere sotto controllo tutte le variabili. Per riuscirci, occorre lavorare almeno su tre fronti:

• creare una cultura del project managent. La mentalità giusta per la gestione dei progetti non si improvvisa;
• puntare sulla gestione del talento, sulla formazione continua e sul trasferimento delle conoscenze acquisite;
• supportare la gestione del progetto attraverso la definizione e l'adozione di pratiche standardizzate sotto la forma di un processo

Prima di proseguire, chiariamo meglio in quali modi un progetto può essere considerato come un vero e proprio fallimento.
In certi settori, è del tutto normale che ci sia un rischio alto di insuccesso. Questi rischi potremmo dire che sono quasi integralmente legati al settore specifico in cui si lavora. Basti pensare, ad esempio, al settore farmaceutico dove, quando si progetta un nuovo farmaco, sono tantissime le cose che potrebbero andare storte e portare a una non approvazione del nuovo preparato. Un altro settore che presenta rischi molto alti per chiunque desideri avviare un progetto è quello petrolifero, estremamente legato all'incertezza derivante dalle conformazioni geologiche e a dati geofisici che potrebbero risultare ambigui. Certo, questi rischi si possono mitigare in una certa misura ma non sono mai completamente eliminabili perché sono legati al settore in cui si opera e, per questo, possiamo definirli "intrinseci" peché non legati alla gestione del progetto.
Quelli di cui parleremo in questo articolo, invece, sono gli insuccessi che si possono evitare con un buon project management.

Non esiste un unico metodo o struttura organizzativa che possa essere utilizzata per gestire tutti i progetti con successo. Diverse organizzazioni gestiscono i progetti in modo diverso. Possono esserci strutture frammentate e decentralizzate o grandi aggregazioni di professionisti e un'organizzazione di supporto centralizzata. Indipendentemente dalle disposizioni fisiche delle funzioni, però, esiste un insieme comune di esigenze organizzative correlate che possono essere utilizzate per gestire al meglio i progetti e portarli al successo. Fatta questa premessa, vediamo quali sono le variabili che influenzano maggiormente il successo di un progetto.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Aspettative irrealistiche

Le aspettative irrealistiche hanno portato al fallimento molti progetti. In qualità di project manager, è assolutamente essenziale ottenere un quadro chiaro di ciò che il vostro team può realizzare, con quale qualità e in quale periodo di tempo. Una volta che le aspettative saranno allineate alla realtà, occorre comunicarle al cliente e ai responsabili. Con aspettative realistiche e comprese da tutte le parti interessate, infatti, il vostro team ha molte più possibilità di portare a termine con successo un progetto.

Occorre avere in anticipo un quadro chiaro di ciò che farete, altrimenti, potreste trovarvi in serie difficoltà durante il progetto. Organizzate un incontro con gli stakeholder per discutere le loro aspettative in termini di costi, tempi e qualità del prodotto. Cercate di capire come eseguire le attività di progetto, in modo da soddisfare le aspettative di tutti.

Continua ridefinizione dell'ambito progettuale

Chiunque abbia esperienza di project management sa che le modifiche ai progetti sembrano la cosa più naturale del mondo. Si parte con una semplice richiesta da parte del cliente e, prima che ci si renda conto, l'ambito del progetto è diventato decisamente diverso da quello di partenza. Solitamente questo si verifica o quando alcunni parametri progettuali non sono ben definiti fin dall'inizio o c'è una grande pressione da parte dell'azienda o del cliente affinché l'azienda si assuma impegni che non facevano parte del progetto originale. Dovrebbe, invece, ssere chiaro a tutti che le risorse sono state stanziate con riferimento a un certo ambito progettuale e che, se questo cambia, ci potrebbero essere dei problemi relativamente alla loro allocazione per il completamente delle attività non previste dal progetto iniziale.

Obiettivi di progetto poco chiari

Un modo per garantire quasi sicuramente il fallimento di un progetto è iniziare a lavorare senza avere degli obiettivi e dei traguardi del progetto ben chiari. Ogni progetto, infatti, deve soddisfare un obiettivo specifico e, se questo obiettivo non è chiaramente definito, il team avrà difficoltà a raggiungerlo. Dopotutto, non c'è modo di sapere se un progetto avrà avuto successo se non si è del tutto sicuri di cosa si sta cercando di ottenere.

Come abbiamo spiegato tante volte su QualitiAmo, esistono diversi modelli molto conosciuti e popolari per la definizione degli obiettivi come, ad esempio, il modello degli obiettivi SMART ma l'essenza dell'intero discorso è che i vostri obiettivi devono essere misurabili e realistici. In questo modo, il team di progetto saprà in che direzione andare e potrà fare di tutto per raggiungere in tempo l'obiettivo prefissato.

Pianificazione

La mancanza di meccanismi efficaci incentrati sulla qualità può contribuire in modo determinante al superamento dei costi previsti per la realizzazione del progetto e allo sforamento delle tempistiche. Il nostro consiglio, quindi, è quello di avere una metodologia coerente per la pianificazione e l'esecuzione dei progetti. Troppo spesso nel project management si evita di dedicare la necessaria attenzione a questo aspetto, nel tentativo di completare il progetto più velocemente ma il tempo che risparmierete non pianificando lo sprecherete tra errori, rielaborazioni del progetto iniziale e tempo speso per discutere con le parti interessate. In più, avrete gettato le basi per l'insuccesso del progetto.

Un altro problema che è abbastanza comune nell'ambito della pianificazione nel project management è che si pianificano le tempistiche, si calendarizzano senza problemi gli incontri con le parti interessate, si progettano adeguatamente la struttura, i temi e le interfacce del progetto ma, a volte, ci si dimentica di pianificare le risorse.
La gestione dei progetti, però, implica anche (soprattutto?) la gestione delle risorse e, per pianificarla al meglio, conviene partire dalle esperienze precedenti se ce ne sono state, prendendo in considerazione altri progetti simili.

Ecco alcune domande che dovreste porvi quando pianificate le risorse da stanziare per un progetto:

• "Quali risorse umane sono necessarie?"
• "Quali persone e per quanto tempo?"
• "Qualcuno di loro sta attualmente lavorando su un altro progetto o potrebbe essere impegnato su altro prima che questo progetto sia completato?"
• "Quali strutture sono necessarie?"
• "Ci sono gli spazi e le strutture necessarie a rendere questo progetto un successo?"
• "Su quali fornitori esterni si dovrà fare affidamento?"
• "Quali sono i loro tempi di consegna?"
• "Quali conoscenze potrebbero mancare e andrebbero acquisite all'esterno o maturate per tempo?"

Il piano del progetto deve coprire la consegna pianificata, l'eventuale gestione delle modifiche, le modalità di realizzazione del progetto, la responsabilità dei risultati, una visione chiara delle interdipendenze all'interno del progetto, i criteri in base ai quali verrà giudicato il successo del progetto, un elenco dei requisiti progettuali.

Prestate particolare attenzione alla pianificazione, perché potreste anche avere una situazione in cui il vostro progetto non raggiunge il mercato in tempo e l'azienda perde una grande opportunità, vede sfumare clienti potenziali e sperimenta addirittura un calo delle vendite.
Ricordate che potrebbe non essere necessario pianificare il progetto nei minimi dettagli ma che è essenziale definire le date chiave per ogni fase progettuale e che bisogna prevedere in maniera sistematica uno spazio riservato a una certa flessibilità, in caso di eventi imprevisti.

Mancanza di visibilità del progetto

Per quanto un progetto possa essere ben pianificato e avere obiettivi chiari, ptrebbe comunque fallire se viene gestito in un modo che non garantisce la sua visibilità al project manager e a tutti i membri del team. Per "visibilità" nell'ambito del project management si intende lo sforzo di rendere il progetto trasparente per ciò che riguarda lo stato delle attività, la comunicazione e la gestione dei documenti.
Quando tutti conoscono lo stato di ogni attività progettuale, possono fornire assistenza o adeguarsi di conseguenza. Una completa trasparenza delle attività e degli avanzamenti del progetto incoraggia il lavoro proattivo e la risoluzione dei problemi.

Il project manager deve effettuare un monitoraggio costante delle scadenze chiave del progetto, in modo da sapere in ogni momento se il team di progetto sta soddisfacendo le aspettative. La registrazione e il monitoraggio adeguati consentono al project manager di identificare dove c'è bisogno di più risorse per completare un progetto nei tempi previsti.

Problemi di comunicazione

Va da sé che, quando si parla di project management, la comunicazione nella gestione dei progetti sia la chiave della loro buona riuscita. Se i membri del team non comunicano tra loro, come si fa a sapere "chi sta facendo cosa" o chi ha bisogno di aiuto per completare il proprio compito in tempo? La comunicazione e la condivisione delle informazioni sono elementi essenziali per il successo di un progetto. Inoltre, lavorare insieme facilita il lavoro di squadra e sviluppa la creatività, costruendo forti legami e sviluppando la fiducia tra i membri del team.

Gli strumenti utilizzati dal vostro team per comunicare dovrebbero essere spiegati e implementati fin dall'inizio del progetto. Che si tratti di e-mail, messaggi di testo, riunioni di gruppo, un servizio di chat o una combinazione di tutte queste cose, assicuratevi che tutti i membri del team capiscano cosa ci si aspetta e possano utilizzare senza problemi la tecnologia che avete scelto.
Oltre a prestare attenzione al metodo di comunicazione, assicuratevi di stabilire aspettative e linee guida chiare sulla tipologia di informazioni che devono essere comunicate.

Mancanza di una gestione del rischio

Nel project management non esiste il rischio zero e pochi progetti procedono senza intoppi. Un fornitore può fallire, ci può essere la carenza di materie prime, un membro del team può dimettersi, ci possono essere varie problematiche, ecc e, se non avete pensato a monte a una soluzione, una situazione del genere può trasformarsi rapidamente in un vero disastro e far precipitare il progetto verso un sicuro fallimento. Da qui la necessità di essere preparati ad affrontare eventuali problemi che possono sorgere nel corso del progetto e, quindi, di impostare fin dall'inizio una valida gestione dei rischi. Vanno identificati tutti i potenziali rischi per prevenirli, limitarli o addirittura eliminarli, considerando l'implementazione di azioni preventive e correttive che possono essere attuate nel caso in cui i problemi individuati dovessero effettivamente presentarsi.

Mancanza di esperienza

Se c'è un ingrediente che aumenta in modo esponenziale le possibilità di successo di un progetto, è l'esperienza. Laddove un progetto non disponga, infatti, delle conoscenze e delle competenze necessarie affinché il lavoro venga svolto correttamente, i livelli di qualità e produttività crollano e si instaura il rischio di gravi errori.

Mancanza di azioni di follow-up

Il project manager deve seguire da vicino l'andamento del progetto e l'esecuzione dei singoli compiti per assicurarsi che tutto si svolga nelle migliori condizioni possibili. Se si presenta un problema, infatti, dovrà essere in grado di intervenire immediatamente. Il successo del progetto dipende da questo, è quindi indispensabile verificare che:

• il progetto stia procedendo verso l'obiettivo finale;
• tutti gli obiettivi intermedi siano stati raggiunti;
• nessuna attività sia in ritardo;
• il budget stanziato e le scadenze preventivate siano in linea con l'avanzamento dei lavori;
• le risorse vengano utilizzate in modo corretto ed efficiente

Troppi strumenti o strumenti non idonei

Esiste un'ampia varietà di strumenti per aiutarvi a gestire un progetto in modo efficace, tuttavia alcuni strumenti non sono sufficientemente flessibili o sono troppo complessi e, invece di aiutarvi, vi possono addirittura rallentare. Lo strumento ideale per la gestione dei vostri progetti dovrebbe consentirvi di seguire facilmente lo stato di avanzamento del progetto, promuovere la collaborazione tra i membri del team e centralizzare tutti i documenti. Soprattutto, dovreste essere in grado di poterlo provare gratuitamente per vedere se è giusto per voi.

Contesto o tempistiche sbagliate

Non dimentichiamoci che un progetto può rivelarsi un vero fallimeno anche se ha restituito i risultati desiderati, all'interno del budget previsto e secondo le tempistiche preventivate. In che modo? Basta che sia stata pensato all'interno del contesto sbagliato, che un concorrente sia in vantaggio rispetto a voi e riesca a immettere sul mercato il suo prodotto prima del vostro o che il vostro progetto venga pensato in un momento che non è opportuno per la sua riuscita, sbagliando completamente strategia. Ricordate, ad esempio, i Google Glass che nel 2013 furono un vero e proprio flop perché troppo innovativi per il grande pubblico? Quando un progetto crea un prodotto o risolve un problema, è meglio assicurarsi di creare il prodotto giusto o di risolvere il problema giusto. Laddove un progetto si proponga di costruire qualcosa di cui nessuno ha bisogno o che desidera, l'intero progetto può essere un costoso fallimento.

Oltre a tutto quello che abbiamo visto fin ad ora nel dettaglio, ci sono tantissime altre cause che possono portare al fallimento di un progetto. Ve ne ricordiamo qualcuna perché possiate avere un quadro un po' più chiaro, anche se non le approfondiremo in questa sede:

• ipotesi errate;
• team di progetto sommerso dal lavoro;
• errata fattibilità a causa di requisiti non validat;i
• stakeholder che non hanno ben chiari gli obiettivi del progetto e, dunque, non riescono a valutare correttamente le performance;
• problemi con l'integrazione del lavoro delle diverse organizzazioni, dei processi e dei sistemi quando si devono realizzare progetti complessi;
• indicazioni e misurazioni che non riflettono il reale andamento del progetto in modo critico;
• progetti privi di vision e di mission che risultano difficili da spiegare alle persone che dovrebbero lavorarci;
• il mancato soddisfacimento dei requisiti non strettamente funzionali;
• mancato allineamento del progetto con i valori, le abitudini e le aspettative dell'organizzazione che se n'è fatta carico;
• resistenza al cambiamento delle persone che potrebbero reagire all'implementazione del progetto in modo passivo-aggressivo;
• nuovi rischi che si evidenziano solamente dopo aver cercato di eliminare, mitigare, trasferire o condividere i rischi individuati in prima battuta;
• la mancanza di esperti che possano curare un aspetto critico del progetto;
• lotte di potere;
• ecc.

Ogni impresa che impieghi dei progetti per raggiungere i propri obiettivi di business dovrebbe sviluppare un processo formale di valutazione dei progetti che non hanno avuto il successo sperato. Se, infatti, i problemi che si vedono immediatamente quando un progetto si è rivelato un insuccesso sono legati alla qualità, al mancato rispetto del budget o a quello delle tempistiche, le cause profonde sono legate a eventi scatenanti (azioni individuali, errori o problemi) e a modelli comportamentali (problemi strutturali più ampi nel modo in cui il progetto viene affrontato o gestito). Il processo di valutazione del progetto si dovrebbe comporre di alcune fasi distinte:

• definire i criteri per la valutazione del progetto;
• sviluppare il piano di valutazione basandosi anche sull'analisi delle variabili del progetto comuni alla maggior parte dei progetti come la WBS, i rischi progettuali, le risorse, ecc. Lo scopo del piano di valutazione è descrivere quali attività il gruppo di valutazione eseguirà per raggiungere gli obiettivi della della valutazione;
• condurre la valutazione;
• analizzare i dati raccolti;
• preparare i risultati affinché possano essere letti nel migliore dei modi per poter trarre un insegnamento per il futuro;
• riportare i risultati alle parti interessate

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