PROJECT MANAGEMENT: L'ABC

Un Project Manager di successo deve sapere gestire al meglio e simultaneamente i quattro elementi base di un progetto:

• le risorse (persone, attrezzature, materiali, costi, rischi, profitti);
• il tempo (durata delle attività, programmazione, percorso critico);
• la qualità;
• lo scopo e la portata del progetto (dimensioni del progetto, obiettivi, requisiti)

Tutti questi elementi sono correlati tra loro e tutti devono essere gestiti insieme affinché il progetto abbia successo.

La maggior parte della letteratura che riguarda il Project management, però, ci parla della necessità di gestire e bilanciare tre elementi che formano il famoso triangolo del Project management:

• le risorse;
• il tempo;
• la qualità

tuttavia, il quarto elemento, lo scopo e la portata del progetto, è il più importante dei quattro perché rispettare quanto definito nello scopo è il primo compito per un project manager.
Lo scopo di un progetto è la definizione di ciò che il progetto dovrebbe realizzare in un certo lasso di tempo e con alcune risorse a disposizione. E 'assolutamente indispensabile che qualsiasi modifica venga fatta al campo di applicazione di un progetto si rifletta in un corrispondente cambiamento nel denaro messo a disposizione per lo stesso e nelle risorse stanziate per ottenere la qualità pattuita (tempo compreso).

Fate molta attenzione perché, di solito, questi cambiamenti di scopo o di portata del progetto si verificano per piccoli aggiustamenti che, presi singolarmente sarebbero gestibili, ma che nel complesso diventano decisamente significativi. Quando le piccole modifiche diventano grandi, ecco che avete perso di vista lo scopo finale del vostro progetto e, soprattutto, siete davanti ad un possibile sforamento di tempi, risorse da stanziare e qualità da garantire perché il progetto vada a buon fine. Assicuratevi, quindi, che qualsiasi modifica richiesta, non importa quanto sia piccola, venga accompagnata dall'approvazione legata a una nuova valutazione delle risorse da mettere a disposizione per il progetto. Non è possibile, infatti, gestire in modo efficace le risorse, la qualità e il denaro in un progetto a meno che non vengano gestiti per primi lo scopo, l'ambito e la portata dello stesso.

Quando si ha ben chiara la portata del progetto e ad essa sono stati associati una programmazione temporale e uno stanziamento delle risorse necessarie, si può cominciare a gestire le risorse legate a garantire al progetto la necessaria qualità.
Un Project Manager deve imparare a gestire efficacemente le risorse assegnate al progetto. Queste includono:

• le ore di lavoro dei progettisti;
• le ore di lavoro degli uomini della produzione;
• i collaudi;
• le ispezioni del team di progetto;
• le attrezzature;
• i materiali;
• ecc.

La gestione delle risorse al livello delle persone significa:

• avere le persone giuste;
• con le giuste competenze;
• con gli strumenti adeguati;
• nella quantità giusta;
• al momento giusto

Tutto questo vuol dire anche garantire che sappiano cosa si deve fare, quando farlo e come e, ovviamente, significa anche motivare le persone per permettere loro di calarsi fino in fondo nel progetto.
A tutto questo si dovrà affiancare una gestione corretta delle nostre risorse umane e la capacità di inteloquire con colleghi di ogni reparto e in ogni posizione all'interno dell'organizzazione. Ricordate sempre che questi lavoratori hanno anche un responsabile a cui riferire e da cui prendono "ordini". In una situazione di gestione a matrice, come è il caso di un team di progetto, il vostro compito sarà quello di fornire a tutti le direttive del progetto ma senza entrare in conflitto di ruolo con i singoli responsabili.

Materiali, apparecchiature e macchinari vanno invece gestiti come parte del lavoro di Project manager a seconda della natura stessa del progetto. Anche per questo tipo di risorse occorrerà:

• assicurarsi di avere l'attrezzatura giusta;
• nel posto giusto;
• al momento giusto;
• con tutto ciò di cui si ha bisogno per farla funzionare correttamente

La maggior parte dei progetti prevede l'acquisto di materiale. Uno dei problemi principali della gestione di un progetto si ha proprio con l'approvvigionamento di materiale perché occorre assicurarsi che le forniture arrivino al momento giusto.

Tutta la vostra abilità nel gestire le risorse, però, non vi aiuterà molto se non sarà supportata da un'adeguata pianificazione del progetto. La gestione del tempo, infatti, è uno dei fattori critici di successo nella gestione de progetti.
Il time management è un'abilità di fondamentale importanza per qualsiasi project manager. Coloro, infatti, che riescono ad effettuare e a rispettare una buona pianificazione del progetto, hanno molte probabilità di rimanere all'interno del budget di progetto e, quindi, di soddisfare facilmente almeno due dei tre vertici del famoso triangolo della progettazione. La causa più comune di sforamento del budget di progetto, infatti, è proprio una gestione non corretta del programma stabilito, inteso come definizione:

• della durata dello stesso;
• delle risorse assegnate;
• delle interdipendenze;
• delle attività;
• dei compiti;
• della pianificazione di ciò che va fatto prima e di ciò che va fatto dopo;
• del percorso critico;
• ecc.

Ogni progetto può essere suddiviso in una serie di attività che devono essere eseguite nell'ordine prestabilito.
Per preparare un buon calendario di progetto, il project manager deve capire:

• quali siano i compiti da svolgere;
• quanto tempo ci vorrà;
• di quali risorse abbia bisogno;
• in che ordine vadano fatte le cose

Ognuno di questi elementi, infatti, ha un rapporto diretto con la pianificazione del progetto. Se si omette un compito, il progetto non sarà completato. Se si sottovalutano il tempo o la quantità di risorse necessari per svolgere un'attività il programma subirà un ritardo. Se si commette un errore nella sequenza dei compiti, la pianificazione sarà da rivedere.

Per pianificare al meglio un progetto conviene seguire i seguenti step:

• elencare, in ordine, tutte le attività che devono essere completate;
• assegnare ad ogni attività le tempistiche di esecuzione;
• allocare le risorse necessarie;
• determinare per ogni attività quali compiti debbano essere completati prima e quali non possono iniziare che dopo un altro

La difficoltà nella gestione di un progetto è che di rado abbiamo a disposizione risorse sufficienti e il tempo necessario per completare le attività in modo sequenziale. Pertanto, le attività devono essere sovrapposte in modo da venir portate avanti contemporaneamente. Fortunatamente i software per la gestione del progetto semplificano notevolmente il compito di creare e gestire la pianificazione, gestendo per voi le iterazioni.

Quando avrete elencato tutte le attività, vedrete che alcune avranno un minimo di flessibilità nel loro espletamento mentre altre non ne avranno affatto e divranno essere completate necessariamente entro una certa data. Se riuniamo tutti i compiti che non hanno flessibilità, otteniamo il cosiddetto percorso critico che ci segnala che tutte le attività che troviamo lungo questa linea (e ce ne possono essere parecchi di questi percorsi che scorrono in parallelo) devono essere completate in tempo per assicurare che l'intero progetto rispetti le specifiche temporali previste per il suo completamento. Il compito del Project Manager per ciò che concerne la gestione delle tempistiche sarà, quindi, quello di gestire il percorso critico.

Un Project Manager viene valutato anche in base alla sua capacità di completare un progetto nel rispetto del budget stanziato. In effetti, se l'intero progetto e le risorse allocate vengono gestiti in modo efficace e il calendario dei lavori viene rispettato, non ci dovrebbero essere sorprese e il tutto non dovrebbe costituire un problema. Tuttavia, questo aspetto della gestione dei costi richiede tutta l'attenzione possibile da parte del responsabile del progetto che, ad esempio, dovrebbe gestire in maniera maniacale solamente il numero limitato di voci che davvero andranno a incidere pesantemente sul budget (ricordiamo il principio di Pareto dell'80-20). Sarebbe il colmo, infatti, che per seguire le variazioni di centesimi di certe voci del budget di progetto (ad esempio quelle delle materie prime in un mercato molto competitivo che dovrebbero avere un prezzo abbastanza prevedibile), si perdessero di vista le voci che potrebbero davvero fare la differenza a livello di costi (basti pensare al costo di un sistema di trasporto con specifiche prestazionali superiori al normale che si stima essere più costoso ma che è difficile determinare esattamente). Per un elemento costoso, che può essere presente in una quantità significativa all'interno del progetto, si cercherà - ovviamente - di fare una stima quanto più realistica possibile ma si terrà conto del fatto che il costo stimato di quell'elemento è incerto, includendo nel budget di progetto una certa flessibilità che possa coprire eventuali piccoli sforamenti relativi a questa voce.

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Un budget di progetto è costituito, dunque, dal costo stimato più una sorta di indennità per coprire costi non stimabili alla perfezione. Il lavoro del project manager sarà, ovviamente, quello di mantenere il costo effettivo alla pari o inferiore al costo stimato, in modo da non dover utilizzare qualla parte di risorse economiche stanziate per massimizzare il profitto che la società potrà guadagnare dal progetto.
Per aumentare le possibilità di centrare il budget del progetto, occorrerà controllare molto bene il rispetto della pianificazione effettuata, visto che la causa più comune di uno sforamento nel budget è dovuta proprio allo sforamento dei piani. Affrontare professionalmente la programmazione del progetto non garantisce certamente il rispetto del budget ma aumenta in modo significativo la possibilità che tutto proceda per il meglio .

In ultimo, ricordiamo che per avere una ragionevole certezza di un contenimento dei costi è importante che venga rispettato il campo di applicazione e lo scopo del progetto. Non permettete che la portata del progetto si sposti verso l'alto senza ottenere i necessari adeguamenti del budget e / o delle tempistiche.

PER SAPERNE DI PIU':