PROJECT MANAGEMENT: IL TEAM DI
PROGETTO

Formare il team di progetto

Nel formare il team di progetto, il Project manager deve favorire fin da subito lo sviluppo di un'identità comune, un insieme di norme e regole tese al conseguimento degli obiettivi del progetto.
Questa parte propedeutica, così spesso trascurata, è fondamentale all'atto della formazione del team perché, senza di essa, il gruppo di persone rimane solamente un insieme di individui.

Ciò che distingue i team di progetto è che un gruppo di persone, che spesso non hanno mai lavorato insieme prima, devono iniziare rapidamente a lavorare assieme in maniera efficace al fine di conseguire un obiettivo.
La novità, l'unicità, il rischio e la transitorietà sono tutte caratteristiche intrinseche dei progetti che portano spesso il project team a non avere un'dentità percepita o un insieme di valori da cui iniziare a lavorare.
Ci vuole tempo per sviluppare un'identità. Per abbreviarlo occorre che il Project manager sia davvero in gamba e capace di portare in breve tempo la sua squadra a funzionare in modo efficace.

Le fasi di un team di progetto

Solitamente, la formazione di un team di progetto passa attraverso 5 fasi:

• individuazione delle persone che costituiranno il team
• inizio del lavoro un po' tempestoso a causa dei primi problemi
• assestamento dato dalla condivisione di alcune regole e da una conoscenza più approfondita dei membri del team
• esecuzione del lavoro più regolare
• dolore e scoraggiamento legato alle ultime fasi del progetto e al futuro scioglimento del project team

Nel corso di queste cinque fasi possiamo vedere come il morale di chi fa parte del team cambi, passando, dalla motivazione della prima fase che è legata alle aspettative e all'orgoglio dell'essere stati scelti per lavorare sul progetto, ad una diminuzione dell'efficienza della seconda fase dovuta al sorgere delle prime problematiche e alle difficoltà dell'interazione tra le persone che - spesso - si accorgono di vedere le cose in modo differente e di non riuscire ad affrontarle insieme.
In seguito, avremo un assestamento dato dalle capacità di negoziazione e di mediazione del Project manager e dei singoli membri del team e arriveremo ad una regolarizzazione del lavoro. L'ultima fase è necessariamente legata allo scioglimento del gruppo perché persone che lavorino insieme per troppo tempo possono tendere a diventare compiacenti una nei confornti dell'altra e si potrebbe rendere necessario riassortire la squadra per ritornare alla massima efficienza.

Il ruolo del Project manager è quello di strutturare queste fasi in modo tale che si raggiunga il più rapidamente possibile la piena efficienza del team e che si mantenga fino alla fine del progetto.

L'efficacia del project team

Come si può valutare l'efficacia di un team di progetto? A livello più semplice questa può essere valutata dal modo in cui la squadra raggiunge gli obiettivi concordati e dal modo in cui le aspirazioni dei singoli e del gruppo a livello di motivazione sono state soddisfatte.

Spesso, però, è possibile misurare il raggiungimento di tali obiettivi solo alla fine del progetto, quando è ormai troppo tardi per intraprendere azioni correttive. Bisognerebbe, quindi, avere anche degli indicatori con cui giudicare la coesione e la forza di un gruppo nel corso del progetto.
Gli indicatori di efficacia di un project team includono:

• basso tasso di assenteismo
• basso tasso di incidenti
• poche interruzioni del lavoro
• obiettivi individuali ben fissati e chiari
• ogni membro della squadra ha una conoscenza chiara del ruolo del gruppo
• ricerca di soluzioni reali
• capacità di problem-solving
• coesione di gruppo
• apertura e fiducia tra i membri
• condivisione delle idee e delle conoscenze

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Motivare il team di progetto

Come può un Project manager motivare il suo project team, costruendo e mantenendo l'efficacia e l'impegnonel lavoro?
Nel contesto di un progetto, dove mancano le gerarchie funzionali e le distinzioni di titolo o rango e dove i simboli del potere e lo status non esistono, tanti fattori che vengono tradizionalmente visti come motivanti non possono essere utilizzati. In un contesto del genere, i Project manager devono riuscire a trovare nuovi fattori motivazionali e possono farlo seguendo la piramide di Maslow.
Secondo Maslow, inizialmente le persone sono motivate da esigenze minori ma, quando ne soddisfano una, questa perde in importanza e l'individuo tende a soddisfare l'esigenza successiva.

Molti dei punti di vista tradizionali sulla motivazione non sono validi nell'ambito di un progetto. Tuttavia, la gerarchia di Maslow continua a fornire una base per trovare nuovi fattori motivazionali.

Molte persone che lavorano sui progetti hanno ormai superato il concetto di appartenenza come necessità primaria e mirano, pertanto, a soddisfare i propri bisogni di stima e realizzazione.
Questo ci porta a individuare ben cinque fattori efficaci per la loro motivazione:

• i membri del team devono credere nell'importanza del loro lavoro e vedere che questo contribuisce allo sviluppo dell'organizzazione
• occorre assicurare una buona proattività da parte dell'azienda riguardo al percorso di carriera dei membri del team
• anche sottolineare il conseguimento di buoni risultati offre ai membri del team la possibilità di assumersi la responsabilità della propria crescita. Inoltre, come ricompensa per il buon lavoro svolto, si potrebbe anche pensare di permettere alle persone di scegliersi il prossimo progetto al quale lavorare
• profit sharing: permettere alle persone di condividere la propria cultura imprenditoriale le incoraggerà a valorizzarla
• progressi costanti che portino ad aumentare l'auto-realizzazione: va valutata la possibilità di aumentare le esperienze di apprendimento. Ogni nuovo progetto è un'opportunità per acquisire nuove competenze e, quindi, contribuisce ad aumentare l'autostima e l'auto-realizzazione

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