IL TRIPLICE VINCOLO DELLA QUALITA'
NELLA GESTIONE DEL PROGETTO: AMBITO,
COSTI E TEMPI

Nell'articolo di oggi torniamo a parlare di project management perché crediamo fortemente che la gestione della qualità sia fortemente collegata con la gestione dei progetti. Imparare, infatti, a gestire un progetto, può supportarci, ad esempio, nella progettazione e nell'implementazione del nostro sistema qualità, nella progettazione di un intervento di miglioramento sul sistema, nel progettare un corso di formazione e in tanti altri casi. Per non parlare del fatto che qualità e progetti sono molto più vicini di quanto comunemente si possa credere.

Le organizzazioni strutturano le loro attività sulla base di obiettivi strategici e attraverso l'allocazione e la gestione delle risorse. Per essere efficace nella strutturazione delle attività e nell'acquisizione e gestione delle risorse per svolgerle, occorre una struttura capace di progettare, organizzare e gestire tutto ciò che è necessario per raggiungere gli obiettivi. Questa struttura avrà il compito di supervisionare tutte le risorse per condurre le attività lavorative quotidiane e gestire i vincoli. Nel project management, infatti, nessuna attività esiste e può essere presa in considerazione isolandola dalle altre. Questa dipendenza reciproca va a costituire, appunto, dei vincoli.
I tre vincoli principali sono:

• il costo sostenuto per portare a termine le attività e consegnare i prodotti o erogare i servizi;
• il tempo necessario per fare tutto questo;
• la qualità complessiva dei prodotti e dei servizi una volta completati

Questo lavoro ha un senso quando si assicura di produrre qualcosa che può essere venduto a un valore di mercato che è superiore al costo necessario per crearlo. Parte di questo costo includerà il tempo necessario per realizzare questo qualcosa e per assicurare una qualità che sia accettabile sul mercato per il prezzo richiesto.
Il responsabile del progetto avrà un budget a disposizione e un programma da rispettare con le diverse scadenze del progetto e dovrà garantire di gestire al meglio le risorse per assicurare che si arrivi al termine del progetto entro un periodo di tempo adatto a garantire l'ottenimento della qualità attesa.

Ciò che caratterizza un progetto è che, solitamente, è unico e, in genere, viene eseguito solo una volta, con una sola possibilità, quindi, per gestire efficacemente il tempo, i costi e la qualità dell'output del progetto. Questo è il motivo per cui le organizzazioni assumono project manager professionisti in grado di supervisionare i progetti e di garantire che vengano portati a termine con successo.

Poiché i project manager valutano i requisiti delle risorse da impiegare per la gestione del progetto, tempo, costi e qualità saranno i tre grandi elementi nella gestione di tutte le risorse durante il ciclo di vita del progetto per garantire che venga completato nei tempi previsti, restando all'interno del budget e soddisfacendo le aspettative di qualità del cliente.

L'infrastruttura del Project management

Il Project plan - lo Statement Of Work

Il Project plan - la lista delle risorse

Un aspetto molto importante della gestione del tempo, dei costi e della qualità per le attività legate al progetto, è l'interconnessione di questi tre elementi, distinti ma interdipendenti, e il modo in cui qualsiasi modifica a uno di questi fattori crea un effetto su uno o su entrambi gli altri. Ecco perché si parla di "vincoli" (in inglese "constraints") che il project manager dovrà gestire.
Il modello del triplice vincolo impone un dilemma nella gestione del progetto in cui non solo il project manager deve gestire ogni singolo componente del "triple constraints" (o triangolo del project management o triangolo di ferro o, ancora, "triple constraints process" e triangolo d'oro dei vincoli) ma in cui occorre anche valutare come eventuali modifiche a uno dei parametri possano influire sugli altri due entrando, di fatto, in concorrenza con essi. Se ci pensate per un attimo, affinché un triangolo rimanga tale, una modifica a uno dei tre lati comporta, necessariamente, una modifica su almeno uno degli altri due. Ecco dove sta il vincolo.

Modifiche e cambiamenti, purtroppo, sono un dato di fatto nella gestione dei progetti e essere adeguatamente preparati garatisce che queste modifiche non mettano a rischio l'intero progetto. Ecco perché è nato il triangolo del project management, serve a tenere bene a mente i tre elementi interconnessi che occorre gestire in caso di cambiamenti di alcune caratteristiche del progetto.

Attivare un team di progetto

Il ruolo del Responsabile Qualità nella gestione di un progetto

Redigere il Project plan di un progetto della Qualità

Il project manager deve comprendere la gestione di questo triangolo con riferimento a ogni attività lavorativa e alle modifiche che possono essere consentite. Ci saranno elementi del "triple constraints" che non potranno cambiare e decisioni forzate da prendere su quali modifiche possono essere apportate al progetto, in modo che non influenzino troppo gli altri elementi. Nella maggior parte dei casi, infatti, un project manager deve prendere in considerazione qualche forma di modifica durante la vita di un progetto. La valutazione della modifica da apportare richiede che il responsabile del progetto valuti gli effetti in base al triplice vincolo e scelga la strada migliore da percorrere consentita dalla pianificazione, dal budget e dalle richieste del cliente. La decisione, di solito, viene presa in base ai componenti del triangolo che risultano essere più importanti, consentendo la flessibilità di apportare modifiche. Se, ad esempio, la data di consegna al cliente è tassativa, una modifica potrà andare a toccare solamente il costo o la qualità. In altri casi un progetto ha una finestra temporale per la consegna che è un po' meno stringente ma, per esempio, un qualità del prodotto che è tassativa in base a requisiti molto specifici del cliente e, in questo caso, si potrà fare leva sui costi e, un po', sulla consegna.

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Ecco perché è così importante comprendere l'ambito (lo scopo e gli obiettivi del progetto, cioè quanto deve essere fatto per conseguire i risultati attesi sia a livello qualitativo che di performance) del progetto in relazione al triplice vincolo e ai requisiti specifici che devono essere soddisfatti. Solo grazie a questa comprensione, infatti, il project manager saprà come apportare al progetto eventuali modifiche.
Se si rende necessaria una modifica, per gestire il triplice vincolo in modo efficiente ed efficace occorre garantire che il cambiamento venga implementato in modo da non causare altri problemi all'interno dell'attività e assicurare che la modifica apportata sia stata efficace nel raggiungimento dell'obiettivo. A volte, però, ci si dimentica di eseguire il passo successivo che consiste nel monitoraggio e nella misurazione degli effetti del cambiamento per assicurarsi che abbia realizzato ciò per cui era stato richiesto.

(Seconda parte)

Modulo per il project planning

Guidare la riunione del varo di un progetto

Valutare la qualità di un progetto

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