PROJECT MANAGEMENT - LE
FASI DI UN PROGETTO

Nell'ambito del project management, un progetto attraversa diverse fasi durante il suo ciclo di vita.

Fase di definizione del progetto

Quando si inizia a lavorare su un progetto si entra nella fase di definizione del lavoro.
Prima di eseguire qualsiasi attività bisogna mettere bene a fuoco gli obiettivi della progettazione. Quella che sembra essere una fase semplice, però, viene spesso trascurata e, così, si inizia a lavorare senza assicurarsi di avere una buona definizione del lavoro da svolgere o che tutti condividano gli obiettivi da raggiungere e un'immagine chiara di ciò che occorre fare. Questo modo di procedere porta, invariabilmente, a grossi problemi, man mano che il progetto avanza. Se non si è d'accordo sul problema da affrontare, del resto, lo si sarà ancor meno sulle soluzioni da implementare. Identificare il problema che deve essere risolto dal progetto può sembrare un modo strano di procedere ma, se ci pensate su un momento, il project management non è altro che un processo di risoluzione di un problema su larga scala e il modo in cui definite il problema determina come lo risolverete. Se la definizione è sbagliata, infatti, potreste trovare la soluzione giusta al problema sbagliato!

Per svolgere bene il lavoro in questa prima fase può aiutare visualizzare la fine desiderata del progetto: il risultato. Chiedetevi cosa dovrà essere diverso una volta che il progetto sarà completato, cosa vedrete, come le esigenze del cliente possano essere soddisfatte dall'attività di progettazione. Provate a sviluppare diverse opzioni di soluzione del problema, a trovare soluzioni alternative. Poi chiedetevi, tra le alternative disponibili, quale sembri risolvere meglio il problema e se questa soluzione sia più o meno costosa delle altre.

Anche se può sembrare strano, i progetti raramente falliscono alla fine. La maggioranza di essi viene condannata al fallimento proprio perché manca una fase di definizione del progetto. Quando il problema è definito, la vision di dove si deve arrivare si sviluppa facilmente e la mission diventa chiara.

Al termine di questa fase gli output dovranno essere:

• l'obiettivo del progetto;
• i requisiti del cliente;
• l'ambito del progetto ;
• le tempistiche;
• il budget;
• la lista delle risorse del progetto;
• una proposta di progetto che delinea le date chiave, i requisiti e gli obiettivi e uno studio di fattibilità

Fase di pianificazione del progetto

Una volta definito il progetto, potete iniziare a pianificare come svolgere il lavoro cioè i passaggi necessari a raggiungere effettivamente gli obiettivi del progetto. Per decidere "come" completare il progetto servono due componenti che confluiranno nel piano di progetto che spiegherà come verrà gestita ogni area del progetto durante la fase di esecuzione:

• la strategia - è l'approccio generale da seguire per svolgere il lavoro. Una strategia efficace permette di terminare il progetto più velocemente, spendendo meno soldi e, in generale, impiegando meno risorse
• la pianificazione dell'attuazione - a sua volta si suddivide in
  • tattica - comprende i dettagli di come procedere: la sequenza delle attività, l'allocazione delle risorse, la definizione delle tempistiche
  • logistica - si occupa di assicurare che i progettisti abbiano i materiali e le forniture necessari per svolgere il loro lavoro

Pianificare significa rispondere alle domande:

• "Cosa si deve fare?"
• "Chi lo deve fare?"
• "In quanto tempo?"
• "Come?"

Al termine di questa fase bisognerà avere ben chiari:

• le attività del progetto;
• le autorità all'interno del team di progetto;
• le responsabilità;
• le tempistiche;
• i documenti necessari;
• piano per la gestione dei rischi;
• i protocolli di comunicazione con gli stakeholder

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Fase di esecuzione e controllo

Una volta che il piano è stato sviluppato e approvato, il team di progettazione può iniziare a lavorare per implementarlo. Questa è la fase di esecuzione del progetto che include anche il controllo perché, mentre è in corso l'implementazione del project plan, occorre monitorarne lo stato di avanzamento per garantire che il lavoro stia procedendo secondo il piano. Quando si verificano deviazioni dal piano di progetto, occorre avviare un'azione correttiva per ottenere che il progetto si riallinei alla pianificazione fatta o, se ciò non è possibile, che il project plan venga modificato e nuovamente approvato.

I piani di progetto vengono sviluppati in modo da poter raggiungere il risultato finale con successo ma, a meno che i progressi della progettazione non vengano monitorati, non potete essere sicuri che ci riuscirete. Sarebbe come avere una destinazione a cui arrivare, una cartina in mano ma non guardare su quale strada state procedendo e i cartelli stradali che incontrate lungo il cammino.

Oltre a monitorare e misurare i progressi del progetto, in questa fase si gestirà la qualità, si mitigheranno i rischi, si gestirà il budget, si terranno informate dei progressi le parti interessate, si incorporeranno nel progetto eventuali modifiche e si utilizzeranno i dati in possesso del project team per prendere decisioni.

Fase di chiusura del progetto

Quando tutti i lavori sono stati completati, la fase di chiusura del progetto richiede che venga condotto un riesame dell'intero progetto. Lo scopo è quello di imparare da questo lavoro una lezione che si potrà applicare nei progetti futuri che siano simili.
Occorre porsi tre domande:

• "Cosa abbiamo fatto bene?"
• "Cosa vogliamo migliorare la prossima volta?"
• "Cosa abbiamo imparato?"

Avrete sicuramente notato che non vi abbiamo proposto di chiedere cosa sia stato fatto di sbagliato perché questa tipologia di domanda tende a mettere le persone sulla difensiva e le porta, a volte, a nascondere le cose che dovrebbero, invece, andare a costituire quella conoscenza da sfruttare nei progetti futuri per non fare più gli stessi errori. La definizione delle lezioni apprese dal progetto concluso non dovrebbe mai essere condotta in una modalità che riporti alla distribuzione delle colpe all'interno del project team.

Anche questa fase, così importante per diventare dei bravi progettisti, viene spesso ignorata dalle organizzazioni che, una volta chiuso un progetto, passano immediatamente a lavorare sul successivo senza nemmeno tentare di costruire il know-how del project management aziendale. Tra l'altro, procedendo in questo modo, non si prende coscienza nemmeno di ciò che si è fatto bene e che potrebbe diventare un modo di procedere acquisito per progetti simili.

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