PROJECT MANAGEMENT -
PIANIFICARE IL PROGETTO

Quasi tutti gli studi che hanno come tema un fallimento nell'ambito progettuale riscontrano che la colpa di un progetto non è andato a buon fine sia, principalmente, di un cattivo project management e, in particolare dell'incapacità di pianificare il progetto correttamente.
Tendenzialmente, ci sono tre ostacoli a una buona pianificazione. Il primo riguarda le convinzioni prevalenti di chi gestisce il progetto, ad esempio se considera la pianificazione una perdita di tempo, difficilmente il progetto andrà a buon fine. Il secondo ha a che fare con la natura degli esseri umani, cioè col fatto che certe persone si sentono vincolate ai programmi e preferiscono non farne. Alcuni professionisti, in particolar modo, sanno che, a volte, i progetti vengono pianificati in base a stime basate sull'esperienza ma, se non c'è un progetto passato simile a quello che si sta pianificando, si tratterà semplicemente dell'ipotesi migliore, dato che non ci sono dati storici a cui attingere. Sapendo che questi numeri sono decisamente incerti, c'è una grande paura di restare vincolati a questa incertezza e di non raggiungere gli obiettivi stabiliti.
Un altro motivo che induce le persone a non pianificare è credere di non avere il tempo necessario per farlo perché devono terminare il progetto il prima possibile. Ovviamente, anche se è controintuitivo, i piani servono proprio quando le scadenze sono strette.

Ovviamente, la pianificazione nel project management è assolutamente necessaria e per capirlo basta considerare che occorre garantire che gli obiettivi del progetto siano raggiunti e che, per questo, si deve esercitare un controllo continuo sulle risorse che spesso sono scarse.

Sembra così semplice ma è proprio questa l'essenza della pianificazione nei progetti. Prima di procedere alla pianificazione, bisognerebbe sempre chiedersi: "Qual è il modo migliore per arrivare al risultato?". Scelta la soluzione che si ritiene migliore, bisogna scendere nel dettaglio, rispondendo alle domande che andranno a comporre il piano di progetto:

• "Chi?"
• "Cosa?"
• "Quando?"
• "Dove?"
• "Perché?"
• "Quanto?"

A questo punto, bisognerà prestare attenzione anche a coordinare al meglio il supporto al progetto che chiameremo "logistica": non si possono rispettare i vincoli progettuali se, al momento giusto, mancano i materiali, le persone, i pezzi che devono essere forniti dall'esterno o se i progettisti sono troppo carichi di lavoro e non hanno scadenze coordinate o, ancora, se la produttività non resta quella prevista e le persone non riescono a lavorare serenamente.

Riassumendo, tra gli elementi che compongono un piano di progetto abbiamo:

• una dichiarazione che riguarda l'ambito del progetto;
• una chiara indicazione della mission del progetto;
• l'elenco degli obiettivi del progetto. E'una buona idea avere un obiettivo associato ad ogni scadenza importante all'interno del progetto, in modo da poterne misurare i progressi più facilmente e stabilire se la fase di lavoro precedente sia effettivamente terminata;
• l'elenco di tutti i requisiti del progetto che includono i requisiti del cliente, quelli aziendali, quelli normativi e quelli cogenti. Ad esempio, potremo avere un elenco dei risultati attesi, una lista dei report da presentare, una chiara indicazione dell'hardware e del software necessari, e così via;
• la definizione dei criteri degli input e degli output dei processi necessari per la realizzazione del progetto;
• tutte le specifiche dell'articolo finale che è necessario soddisfare: le specifiche tecniche, i regolamenti, ecc.
• la struttura di ripartizione del lavoro progettuale (WBS o Work Breakdown Structure): si tratta di un'identificazione di tutti i compiti che devono essere eseguiti per raggiungere gli obiettivi del progetto. Una WBS è anche una buona rappresentazione grafica dell'ambito progettuale;
• un elenco di tutte le risorse richieste (persone, attrezzature, materiali e strutture) e data entro la quale servono;
• tutti gli elementi del sistema di controllo del progetto che si intende strutturare;
• un diagramma delle responsabilità di ogni persona all'interno del team di progetto;
• un elenco dei punti del progetto più a rischio con l'indicazione dei rischi e di ciò che occorre fare per ridurli o eliminarli

Una volta che il piano è stato preparato, va presentato a tutte le parti interessate per sottoporlo alla loro supervisione e ottenere un'approvazione, in modo che tutte possano dare una sorta di garanzia che, per ciò che compete loro, il piano sia fattibile.

Fatto tutto questo, potreste pensare di aver terminato il vostro lavoro ma, purtroppo, è decisamente raro che un piano, una volta sviluppato, non cambi e pensarlo non è per niente realistico, purtroppo. Pur cercando di essere estremamente lungimiranti, infatti, può accadere che si verifichino dei problemi imprevisti ed è una cosa davvero importante apportare eventuali modifiche al piano in un modo organizzato, seguendo una procedura standard. Se non venisse, infatti, esercitato alcun controllo sulle modifiche, i costi del progetto potrebbero finire fuori budget, si potrebbe incorrere in ritardi sul programma o avere delle ripercussioni sulla qualità progettuale e tutto questo potrebbe addirittura giungere del tutto inaspettato, quando ormai resta ben poco da fare. Ovviamente, le modifiche a un piano di progetto devono essere apportate solo quando si verifica una deviazione significativa rispetto agli obiettivi originari.

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