CHE COS'E' LA COLLABORAZIONE?

"Competere è molto utile ma solo fino a un certo punto. Collaborare, invece, è quella cosa che inizia quando finisce la rivalità"
Franklin Delano Roosevel (32º presidente degli Stati Uniti d'America)

"Se vuoi andare veloce, vai da solo. Se vuoi andare lontano, fallo insieme agli altri"
(proverbio africano)

"Collaborazione" è una parola gettonatissima di cui si sente parlare, ormai, in ogni contesto. Ma quanti comprendono fino in fondo in cosa consiste davvero la collaborazione e quali sono i suoi reali benefici?

Una collaborazione non è altro che una relazione sinergica tra due o più entità (persone, reparti, uffici, dipartimenti, fornitori, ecc.) che lavorano insieme per produrre quialcosa di meglio di ciò che saprebbero fare da soli. Una buona collaborazione produce una qualità migliore, facilita l'esecuzione dei progetti, migliora l'efficienza dei team, crea ambienti di lavoro migliori e fa crescere le organizzazioni.
Alcuni problemi richiedono di riunire le persone per trovare una soluzione. La collaborazione è lo strumento principale per farlo ed è basata sul gruppo per la risoluzione di problemi complessi. Se gestita correttamente, la collaborazione può generare nuove idee e trovare soluzioni. Collaborare richiede di assemblare un mix eclettico di persone e di incaricarle di generare un risultato, anche quando solo alcune di loro saranno direttamente responsabili dell'implementazione della soluzione.

Un'azienda che imposti il proprio lavoro sulla collaborazione avrà ben presto una marcia in più rispetto alla concorrenza perché, come sostiene Michael Schrage, "La collaborazione consiste nel condividere l'azione di creare: due o più persone con caratteristiche proprie interagiscono per creare una comprensione condivisa della materia sulla quale stanno lavorando che nessuno in passato ha avuto o potrà avere in futuro se deciderà di agire da solo".

Collaborando, le persone mettono in comune competenze, conoscenze, talento, informazioni e risorse per raggiungere un obiettivo comune. Il risultato di una collaborazione ben riuscita è qualcosa che prima non esisteva : la soluzione di un problema, una nuova idea, prodotti migliori, un miglioramento del know-how. Per questo motivo i leader di un'organizzazione dovrebbero rendere la collaborazione parte della cultura aziendale e non un evento occasionale. Affinché ciò accada, occorre assicurarsi che le persone abbiano voglia di lavorare insieme e che imparino a superare la paura di perdere valore agli occhi dei superiori, collaborando. Quando si vuole favorire la collaborazione, bisogna assicurarri di avere nella stanza le persone giuste, con le competenze più adatte e la mentalità adatta. Il modo in cui ogni individuo risponde al bisogno di collaborazione dipende dal suo carattere ma anche dall'ambiente in cui lavora. Le persone, essenzialmente, collaborano se riescono a soddisfare i loro bisogni e/o a placare le loro paure.
Bisogna far capire a chi lavora con noi che lo sforzo collettivo accresce il valore di ogni individuo. Iniziate a trasmettere l'idea che la vostra azienda, per creare valore, deve pensarsi come un'orchestra composta da musicisti che suonano davanti a un pubblico (i clienti). Le aziende cercano una struttura per gestire il valore ma, proprio come succede con il jazz, la creazione di valore non è rigida e sempre uguale a se stessa e bisogna essere in grado di improvvisare e di capire quando agire da solisti e quando accompagnare gli altri. Quando si esibisce un gruppo jazz, tutti – il chitarrista, il trombettista e il pianista – conoscono la propria parte. Tuttavia, l'esatta sequenza in cui viene prodotta la musica rimane incerta finché non accade. I musicisti jazz si ascoltano e reagiscono gli uni agli altri; "sentono" quando guidare il brano o creare variazioni sul tema.

Il bello della vera collaborazione è che consente i punti di vista più diversi e la più ampia gamma di opinioni e, in questo modo, riduce la possibilità di trovarsi davanti a rischi e punti ciechi che non sono stati previsti. Un gruppo che collabori davvero è meno disposto a scegliere una soluzione sicura invece della soluzione migliore. La collaborazione non potrà avvenire, però, senza la fiducia reciproca. Se i membri di un gruppo non si fidano uno dell'altro, saranno riluttanti a rendere manifeste le loro idee, soprattutto quando sono audaci. Non si può imporre alle persone di avere fiducia; o esiste o non esiste. Formate un gruppo con persone che già si fidano l'una dell'altra e partite da lì per iniziare a cambiare la cultura aziendale.

Nonostante la sua potenziale efficacia, la collaborazione non è mai facile da raggiungere. Gli sforzi di un gruppo spesso non vanno a buon fine perché la maggior parte delle persone non sa come collaborare e nessuno lo insegna. In queste condizioni lavorare insieme può diventare frustrante e persino disordinato a causa delle dinamiche interpersonali, spesso confuse, che emergono all'interno del team.
La maggior parte delle aziende utilizza un organigramma, composto da riquadri collegati da linee, per rappresentare la propria struttura interna ma trascurano di far capire ai collaboratori come vadano gestiti quegli "spazi bianchi" che circondano la rappresentazione grafica di ogni rettangolino perché è proprio in quello spazio bianco che le collaborazioni, spesso, non funzionano a dovere. Paradossalmente, anche i manager - di solito - sanno bene che la parte del lavoro più produttivo dell'azienda dovrebbe derivare proprio dalle interazioni che non compaiono nell'organigramma. Rapporti disfunzionali, aree aziendali divise e in guerra tra loro, colleghi in competizione e, in generale, un clima non collaborativo, però, ostacolano la buona collaborazione che, se presente, fornirebbe un valore aggiunto enorme all'azienda. Di solito, la collaborazione viene a mancare nelle organizzazioni che, nel tempo, sono diventate più strutturate e non hanno accompagnato a dovere le persone durante questo percorso. La concorrenza all'interno delle organizzazioni è presente quanto, se non di più, che all'esterno.

La collaborazione è un processo ben strutturato e focalizzato sui risultati. Per capirlo, dovremmo imparare a distinguerla dal semplice "lavoro fatto con gli altri". Coollaborare, infatti, è molto più che condividere risorse. Ad esempio, lavoriamo con altri ma non stiamo collaborando se informiamo i nostri colleghi del fatto che un cliente verrà in azienda la prossima settimana. Preparare, invece, un dettaglio del piano di presentazione delle diverse aree aziendali al cliente, questo è collaborare. Non tutte le attività richiedono che le persone lavorino insieme. Per alcune decisioni basta che una sola persona si assuma la responsabilità ma, se bisogna collaborare, occorre fondere la responsabilità individuale nel lavoro collettivo.

La collaborazione prevede un beneficio per tutti coloro che collaborano.

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