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Continuiamo il nostro viaggio ragionato e commentato all'interno dei singoli punti e paragrafi della nuova ISO 9001:2015

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(Prima parte)

Requisiti per il controllo dei prodotti e dei servizi forniti devono essere determinati dall'organizzazione quando:

• il prodotto o il servizio fornito da un fornitore esterno diventa parte di un prodotto o di un servizio che l'organizzazione fornisce a un cliente;
• fornitori esterni inviano un prodotto o un servizio direttamente al cliente finale di un''organizzazione a suo nome e senza che essi transitino dall'azienda;
• un processo o una sua parte viene affidato dall'organizzazione all'esterno in outsourcing

In tutte queste circostanze, un'organizzazione è tenuta a stabilire e a utilizzare dei processi che consentano un'adeguata valutazione, selezione e controllo di ciò che viene fornito dall'esterno e di stabilire criteri ben precisi per la valutazione, la selezione e il monitoraggio delle performance dei fornitori che dovranno essere rivalutati a periodi stabiliti in base alla capacità di ognuno di essi di fornire processi, prodotti e servizi conformi.

In buona sostanza, il rapporto con i fornitori deve essere scandito da quattro momenti ben precisi:

• una valutazione iniziale effettuata in base all'impatto che il fornitore potrebbe avere sul prodotto o servizio finale.
  Andranno istituiti appositi criteri per la selezione e la prima valutazione dei fornitori da inserire nella vostra lista di fornitori approvati;
• la raccolta, revisione e trasmissione al fornitore di tutte le informazioni che potrebbero essergli utili per poter collaborare al meglio con voi;
• la verifica del processo, prodotto o servizio approvvigionati;
• la rivalutazione periodica dei fornitori

La ISO 9001 fornisce una serie di requisiti da rispettare per progettare il processo di gestione e controllo degli acquisti a seconda delle tre diverse tipologie di acquisti che un'organizzazione può fare:

• materie prime - ogni materiale o componente che diventa parte dei prodotti di un'organizzazione deve essere gestito all'interno del processo di approvvigionamento;
• prodotti o servizi che il fornitore fornisce direttamente al cliente dell'organizzazione senza farli transitare da essa - si tratta di prodotti o servizi che l'organizzazione vende ma che altri si preoccupano di produrre ed erogare e di far avere direttamente ai suoi clienti.
  Una volta che l'ordine viene registrato e che il lavoro viene affidato all'esterno, l'organizzazione è, in un certo senso, fuori dai giochi quindi è fondamentale che eserciti gli appositi controlli sull'intero processo;
• processi forniti da fornitori esterni - questo è un modo diverso di chiamare l'outsourcing. L'organizzazione è coinvolta nella produzione del prodotto o del servizio ma alcuni aspetti vengono affidati a fornitori esterni. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un'azienda di catering che cucina le pietanze ma le fa consegnare al cliente da una ditta esterna, oppure di un'azienda che produce macchinari che, però, fa veriniciare all'esterno perché è sprovvista di un impianto di verniciatura.

All'interno di queste tre categorie, sta alla singola organizzazione definire quali acquisti abbiano un effetto maggiore sulle attività che conduce e siano, perciò, "critici" e da seguire con maggiore attenzione.
A seconda dei casi, potrebbe trattarsi di: materiali per il packaging, strumenti utilizzati per erogare un servizio, parti di ricambio, test di laboratorio effettuati all'esterno per verificare la bontà del prodotto, trasportatori che consegnano i prodotti ai clienti, servizi di taratura degli strumenti, ecc.

L'organizzazione deve, inoltre, mantenere informazioni documentate relative ai risultati di queste valutazioni e di ogni azione successiva che sia scaturita da queste valutazioni. Il paragrafo 8.4 della ISO 9001:2015 chiede, infatti, che l'organizzazione mantenga registrazioni relativamente alla selezione, al monitoraggio, alla valutazione e alla periodica rivalutazione del fornitori (nel caso in cui, ad esempio, ci siano state problematiche ricorrenti, una condotta poco professionale, il mancato rispetto dei requisiti, un aumento di prezzo ingiustificato, la non aderenza alle norme di riferimento o alle cogenze, ecc.).
In più, noi vi raccomandiamo di mantenere informazioni documentate anche relativamente ai dati e alle informazioni fornite ai fornitori, alla verifica della loro adeguatezza prima dell'invio al fornitore, ai prodotti acquistati che vengono verificati al loro arrivo e al processo che utilizzate per controllare i prodotti, i servizi e i processi forniti dall'esterno.

Queste registrazioni possono variare moltissimo da un'organizzazione all'altra. Vediamo insieme un paio di esempi:

• possono essere incorporate in documenti già esistenti - se, ad esempio, avete già l'abitudine di strutturare il vostro ordine in un certo modo potete incorporare in questo documento la valutazione del fornitore per ricordargli in ogni momento come viene valutato in base ai criteri stabiliti.
• possono essere inserite in registrazioni di tipo digitale - se abitualmente utilizzate un supporto informativo per inserire i dati relativi al ricevimento della merce da parte di un fornitore, potete inserire in questa sede tutte le informazioni relative alla sua valutazione

Ma quali possono essere i criteri per valutare i potenziali fornitori e scegliere i migliori?
Vediamone insieme qualcuno:

• Capacità - il fornitore oggetto della valutazione è potenzialmente in grado di fornirci il prodotto o il servizio esattamente come lo vogliamo? Al riguardo è anche in grado di fornirci tutte le garanzie e le informazioni necessarie?
• Disponibilità - il fornitore è in grado di fornire il prodotto o il servizio secondo le tempistiche richieste e nel luogo desiderato?
• Prezzo - il prezzo proposto dal fornitore è competitivo? E' importante ricordare in questa sede che, a volte, il prezzo migliore non è indice di acquisto migliore.
• Qualità - il fornitore è in grado di aderire alle vostre specifiche intese come rispetto delle tolleranze, performance del prodotto, ecc.?
• Situazione economica - il vostro fornitore naviga in buone acque per ciò che riguarda la situazione economica? E' importante saperlo perché, prendere accordi con qualcuno che il prossimo mese rischia di non essere più sul mercato, può essere estremamente pericoloso soprattutto quando ci sono problemi legati alla gestione delle garanzie di ciò che avete acquistato, di parti di ricambio, di assistenza tecnica, ecc.
• Implementazione di un Sistema Qualità - se un Sistema Qualità significa semplicemente una buona gestione del lavoro, è importante che ci sia. Dunque perché non dare la preferenza a quei fornitori che vedono un valore aggiunto nell'avere un atteggiamento proattivo nei confronti del lavoro, che hanno un'attenzione particolare per il cliente, che sono disciplinate nell'affrontare eventuali problematiche e che puntano sulla prevenzione dei problemi?

Operativamente è bene procedere muovendo da una lista di fornitori suggeriti dai vari dipartimenti dell'organizzazione per poi filtrarla e ridurla utilizzando strumenti come la richiesta di offerta, i questionari di valutazione, l'analisi dei campioni di prodotto e gli audit di sistema.
Un'ulteriore selezione va fatta sulle capacità deii fornitori di soddisfare i requisiti relativi a qualità, costi e tempistiche oltre che in base ad altre considerazioni che risultino importanti per la singola organizzazione.

Stabilito in base a cosa valutare i potenziali fornitori ed effettuata una prima scrematura, dovremo decidere quali requisiti risultino applicabili alle nostre forniture e comunicati ai fornitori scelti. Questi requisiti riguarderanno:

• processi, prodotti e servizi forniti;
• l'approvazione per il rilascio di prodotti e servizi e per ogni processo di approvazione associato;
• ogni metodologia, processo o strumento richiesto;
• la competenza e la qualificazione del personale;
• le interazioni con i controlli e il monitoraggio dei sistemi di gestione dell'organizzazione che saranno estesi al fornitore;
• le attività di verifica e validazione che verranno estese ai fornitori presso la loro sede
• la necessità di accordi relativi alla condenzialità di certe informazioni e alla riservatezza
• la necessità di dichiarazioni particolari
• l'importanza della gestione dei rischi
• l'esigenza di procedere con eventuali azioni correttive

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Occorre preparare una descrizione esaustiva dei beni o dei servizi richiesti, fornire i dati, determinare le specifiche applicabili (stabilite da voi, dal vostro cliente, dal settore, dalle norme di riferimento, da cogenze, ecc.), ecc.
Una volta raccolte tutte le informazioni da comunicare al fornitore, prima di inoltrarle bisognerà assicurarsi che siano adeguate.

(Terza parte)

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La nuova ISO 9001:2015 e l'outsourcing
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Il capitolo zero della nuova Iso 9001:2015
Il capitolo uno della nuova Iso 9001:2015 - Lo scopo della norma
I capitoli due e tre della nuova Iso 9001:2015 - Requisiti normativi e terminologia
Il capitolo quattro della nuova Iso 9001:2015 - Il contesto dell'organizzazione
Paragrafo 4.1 della nuova Iso 9001:2015 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova Iso 9001:2015 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova Iso 9001:2015 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova Iso 9001:2015 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Capitolo 5 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership
Paragrafo 5.1 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova Iso 9001:2015 - Politica
Paragrafo 5.3 della nuova Iso 9001:2015 - Ruoli responsabilità autorità nell'organizzazione
Paragrafo 6.1 della nuova Iso 9001:2015 - Azioni per affrontare rischi e opportunità
Paragrafo 6.2 della nuova Iso 9001:2015 - Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento