Il paragrafo 8.4 della ISO 9001:2015 - Parte 2
Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall'esterno
Quando applicare i controlli
I requisiti per il controllo dei prodotti e dei servizi forniti devono essere determinati dall'organizzazione quando:
- Il prodotto o il servizio fornito da un fornitore esterno diventa parte di un prodotto o di un servizio che l'organizzazione fornisce a un cliente;
- Fornitori esterni inviano un prodotto o un servizio direttamente al cliente finale di un'organizzazione a suo nome e senza che essi transitino dall'azienda;
- Un processo o una sua parte viene affidato dall'organizzazione all'esterno in outsourcing.
Il ciclo di gestione del fornitore
In tutte queste circostanze, un'organizzazione è tenuta a stabilire e a utilizzare dei processi che consentano un'adeguata valutazione, selezione e controllo di ciò che viene fornito dall'esterno e di stabilire criteri ben precisi per la valutazione, la selezione e il monitoraggio delle performance dei fornitori che dovranno essere rivalutati a periodi stabiliti in base alla capacità di ognuno di essi di fornire processi, prodotti e servizi conformi.
In buona sostanza, il rapporto con i fornitori deve essere scandito da quattro momenti ben precisi:
- Una valutazione iniziale effettuata in base all'impatto che il fornitore potrebbe avere sul prodotto o servizio finale. Andranno istituiti appositi criteri per la selezione e la prima valutazione dei fornitori da inserire nella vostra lista di fornitori approvati;
- La raccolta, revisione e trasmissione al fornitore di tutte le informazioni che potrebbero essergli utili per poter collaborare al meglio con voi;
- La verifica del processo, prodotto o servizio approvvigionati;
- La rivalutazione periodica dei fornitori.
Tipologie di acquisti
La ISO 9001 fornisce una serie di requisiti da rispettare per progettare il processo di gestione e controllo degli acquisti a seconda delle tre diverse tipologie di acquisti che un'organizzazione può fare:
- Materie prime: ogni materiale o componente che diventa parte dei prodotti di un'organizzazione deve essere gestito all'interno del processo di approvvigionamento;
- Prodotti o servizi che il fornitore fornisce direttamente al cliente senza farli transitare dall'organizzazione: si tratta di prodotti o servizi che l'organizzazione vende ma che altri si preoccupano di produrre ed erogare e di far avere direttamente ai suoi clienti. Una volta che l'ordine viene registrato e che il lavoro viene affidato all'esterno, l'organizzazione è, in un certo senso, fuori dai giochi quindi è fondamentale che eserciti gli appositi controlli sull'intero processo;
- Processi forniti da fornitori esterni: questo è un modo diverso di chiamare l'outsourcing. L'organizzazione è coinvolta nella produzione ma alcuni aspetti vengono affidati a fornitori esterni (ad esempio, servizi di catering con consegna esterna o verniciatura esterna di macchinari prodotti internamente).
All'interno di queste tre categorie, sta alla singola organizzazione definire quali acquisti abbiano un effetto maggiore sulle attività che conduce e siano, perciò, "critici" e da seguire con maggiore attenzione (es. packaging, parti di ricambio, test di laboratorio, ecc.).
Informazioni documentate
L'organizzazione deve mantenere informazioni documentate relative ai risultati di queste valutazioni e di ogni azione successiva che sia scaturita da queste valutazioni. Il paragrafo 8.4 della ISO 9001:2015 chiede, infatti, che l'organizzazione mantenga registrazioni relativamente alla selezione, al monitoraggio, alla valutazione e alla periodica rivalutazione del fornitori.
Queste registrazioni possono essere gestite in diversi modi:
- Incorporate in documenti già esistenti: ad esempio, strutturare l'ordine per includere la valutazione del fornitore in base ai criteri stabiliti;
- Inserite in registrazioni di tipo digitale: utilizzando supporti informatici esistenti per il ricevimento merce per inserire i dati di valutazione.
Criteri di valutazione
Quali possono essere i criteri per valutare i potenziali fornitori e scegliere i migliori? Vediamone insieme qualcuno:
- Capacità: il fornitore è in grado di fornirci il prodotto/servizio esattamente come richiesto e con le garanzie necessarie?
- Disponibilità: rispetto delle tempistiche e del luogo di consegna;
- Prezzo: competitività del prezzo, ricordando che il prezzo migliore non è sempre indice di acquisto migliore;
- Qualità: aderenza alle specifiche (tolleranze, performance, ecc.);
- Situazione economica: solidità finanziaria del fornitore per evitare rischi futuri su garanzie e assistenza;
- Implementazione di un Sistema Qualità: preferenza per fornitori con atteggiamento proattivo, attenzione al cliente e gestione disciplinata dei problemi.
Operativamente è bene procedere muovendo da una lista di fornitori suggeriti, filtrarla tramite richieste di offerta, questionari e audit, e selezionare in base alla soddisfazione dei requisiti di qualità, costi e tempistiche.
Comunicazione ai fornitori
Una volta scelti i fornitori, bisogna decidere quali requisiti comunicare loro. Questi riguarderanno:
- Processi, prodotti e servizi forniti;
- Approvazione per il rilascio di prodotti e servizi e relativi processi di approvazione;
- Metodologie, processi o strumenti richiesti;
- Competenza e qualificazione del personale;
- Interazioni con i controlli e il monitoraggio dei sistemi di gestione dell'organizzazione;
- Attività di verifica e validazione estese ai fornitori presso la loro sede;
- Accordi su confidenzialità e riservatezza, dichiarazioni particolari, gestione rischi e azioni correttive.
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