Il paragrafo 8.4 della ISO 9001:2015 - Parte 3

di Staff di QualitiAmo

(Vai alla Prima Parte) | (Vai alla Seconda Parte)

Monitoraggio dei fornitori

Una volta che avranno erogato il servizio, i fornitori andranno monitorati tramite misurazioni che abbiano un senso per la vostra realtà per ottenere il duplice obiettivo di aiutarvi nella gestione e di migliorare le performance di chi vi fornisce processi, prodotti e servizi. Alcuni dei criteri più comuni per un efficace monitoraggio sono:

• Tempistiche: le merci, i prodotti e i servizi vengono consegnati secondo le tempistiche concordate?
• Quantità: le merci e i prodotti vengono consegnati nelle quantità concordate?
• Consegna: le merci e i prodotti vengono consegnati nella località concordata?
• Identificazione: le merci e i prodotti che vengono consegnati sono corretti?
• Condizioni: le merci e i prodotti che vengono consegnati in che condizioni sono?
• Rispetto dei requisiti: le merci, i prodotti e i servizi del fornitore rispettano tutti i termini del contratto o dell'ordine?
• Test e controllo: le merci e i prodotti consegnati sono corredati con i risultati dei test richiesti?
• Controlli interni: le merci e i prodotti consegnati passano i test interni dell'azienda?
• Performance: le performance delle merci e dei prodotti sono soddisfacenti per ciò che riguarda l'utilizzo concordato con il fornitore?
• Comunicazione: le comunicazioni con il fornitore sono semplici ed efficaci oppure no?
• Problem solving: il fornitore è rapido nell'individuare eventuali problemi, affrontarli e risolverli oppure no?

Audit di seconda parte

Non dimentichiamo che l'audit di seconda parte (dell'organizzazione cliente presso il fornitore) nel caso di fornitori critici è spesso una scelta estremamente azzeccata per mantenere monitorato il parco fornitori se viene condotto a dovere. Il suo utilizzo va valutato in base a:

• Costi legati alla gestione della verifica presso il fornitore;
• Eventuali difficoltà legate alla gestione dell'audit (ad esempio l'utilizzo di auditor esperti che possano effettivamente apportare suggerimenti tesi al miglioramento del modo di lavorare del fornitore);
• Gestione della logistica legata alla definizione della data, dell'ambito, delle persone da coinvolgere.

Tipologia ed estensione dei controlli

I controlli andranno determinati dall'organizzazione in base all'impatto potenziale che i prodotti o i servizi forniti dall'esterno possono avere sulla capacità dell'organizzazione di aderire ai requisiti della clientela. Nel determinarne la tipologia e l'estensione, si dovranno tenere presenti:

• L'impatto potenziale del prodotto o del servizio fornito sulla capacità dell'organizzazione di fornire al proprio cliente un prodotto o un servizio conforme;
• L'efficacia dei controlli eseguiti dal fornitore sul prodotto o sul servizio che fornisce all'organizzazione.

L'organizzazione dovrà determinare anche la tipologia e l'estensione della verifica da applicare (da determinarsi tramite una seria valutazione dei rischi) e dove, quando e da chi deve essere condotta la verifica.

Interazioni con altri capitoli

Questo punto 8.4 della ISO 9001 interagisce con diversi capitoli della ISO 9001:2015:

• Capitolo 4 "Contesto dell’organizzazione";
• Capitolo 5 "Leadership";
• Capitolo 6 "Pianificazione" (paragrafo 6.1 "Azioni per affrontare rischi e opportunità");
• Capitolo 8 "Attività operative" (punti 8.3 "Progettazione" e 8.7 "Controllo output non conformi");
• Capitolo 9 "Valutazione delle prestazioni" (punti 9.2 "Audit interno" e 9.3 "Riesame di direzione");
• Capitolo 10 "Miglioramento" (paragrafo 10.2 "Non conformità e azioni correttive").

Le domande dell'auditor

Per verificare la corretta applicazione dei requisiti, un auditor potrà fare le seguenti domande:

• "L'organizzazione ha sviluppato un processo per il controllo dei prodotti, servizi e processi forniti dall'esterno?"
• "Come verificate che questo processo sia efficace?"
• "I controlli si applicano ai prodotti e ai servizi forniti dall'esterno affinché vengano incorporati nei prodotti e servizi finali da consegnare ed erogare ai clienti finali?"
• "I controlli si applicano ai prodotti e ai servizi forniti direttamente dal fornitore al cliente finale senza transitare dall'organizzazione?"
• "I controlli si applicano ai processi o alle parti di un processo fornite dall'esterno?"
• "I prodotti, i processi e i servizi sono stati adeguatamente descritti al fornitore esterno?"
• "Al fornitore sono state date informazioni adeguate per l'approvazione e il rilascio di prodotti, servizi, metodologie, processi o strumenti ogni volta che questo sia applicabile?"
• "Al fornitore sono state date informazioni adeguate in merito ai requisiti necessari per determinare la competenza e la qualifica del personale che si occuperà del prodotto, servizio o processo per l'organizzazione?"
• "Al fornitore sono state date informazioni adeguate per poter interagire con il Sistema Qualità dell'organizzazione ed, eventualmente, con gli altri sistemi di gestione?"
• "Al fornitore sono state date informazioni adeguate per poter applicare controlli e monitoraggi?"
• "Al fornitore sono state date informazioni adeguate in merito alle attività di verifica che l'organizzazione o i suoi clienti potrebbero condurre?"
• "L'organizzazione ha definito e implementato un processo per verificare che il prodotto acquistato sia conforme ai requisiti?"
• "Sono stati determinati i collegamenti con gli altri processi del sistema e vengono tutti gestiti nelle loro interazioni?"
• "Esistono delle informazioni documentate capaci di testimoniare tutto il processo?"

PER SAPERNE DI PIÙ:

Tutti gli articoli sulla ISO 9001 Esternalizzazione e outsourcing L'outsourcing 10 problemi legati all'outsourcing Cosa controllare in caso di outsourcing