IL PARAGRAFO 6.3 DELLA ISO 9001:2015 - PIANIFICAZIONE DELLE MODIFICHE

di Staff di QualitiAmo

Ogni volta che occorre apportare dei cambiamenti al Sistema Qualità (che possono essere scatenati da un reclamo del cliente, da un feedback negativo, da una difettosità del prodotto, da un giudizio negativo derivante dal personale interno, dai risultati delle verifiche ispettive interne, dagli output del riesame della Direzione, ecc.) bisognerà farlo in maniera controllata e sistemica oltre che puramente operativa. Questo significa:

• identificare chiaramente la modifica da apportare;
• chiarire bene lo scopo del cambiamento;
• stabilire cosa debba essere fatto e perché;
• ipotizzare quali potrebbero essere le eventuali conseguenze positive (opportunità da cogliere) e negative (rischi da evitare o da mitigare);
• decidere come garantire il mantenimento dell'integrità del sistema (ad esempio decidendo se occorra una nuova procedura ISO 9001 o rivederne una già esistente, mantenere nuove registrazioni, fare nuovi interventi formativi, riesaminare alcuni obiettivi, ripensare la necessità di manutenzione di certe infrastrutture, istituire nuovi processi di controllo, ecc.);
• pianificare quali risorse saranno necessarie (tempo, soldi, strumenti, persone, spazio, ecc. In sintesi, si dovrà decidere cosa serve e prevedere come metterlo a disposizione);
• definire o ridefinire responsabilità e autorità

E' questo, in sintesi, ciò che viene richiesto nel paragrafo 6.3 della ISO 9001:2015 che è simile al vecchio paragrafo 5.4.2 della ISO 9001:2008 ma contiene nuovi requisiti che portano le organizzazioni a rivolgere la loro attenzione in maniera mirata alle conseguenze dei cambiamenti, alle risorse necessarie per sostenerli e alle responsabilità da definire per sostenere al meglio il cambiamento.
Questo percorso costringerà le aziende a pianificare i cambiamenti e ad avere un atteggiamento proattivo nei confronti della gestione del cambiamento.

In una prospettiva improntata all'essere proattivi, è fondamentale concentrarsi sul cambiamento ed ecco perché la ISO 9001:2015 se ne occupa molto di più delle sue versioni precedenti, affrontandolo in diversi punti della ISO 9001 (oltre al 6.3 - Pianificazione delle modifiche troviamo l'8.1 - Pianificazione e controllo operativi, l'8.3.6 - Modifiche della progettazione e sviluppo e l'8.5.6 - Controllo delle modifiche).

I cambiamenti, del resto, avvengono in ogni organizzazione (basti pensare all'acquisto di nuovi macchinari, all'assunzione di nuovo personale, all'adozione di nuove metodologie di lavoro, alle modifiche nelle materie prime utilizzate o nei fornitori, all'applicazione di nuove cogenze, ai cambiamenti nel campo di applicazione del Sistema di gestione della Qualità, alle variazioni nella Politica per la Qualità, alle modifiche dei prodotti, ai cambiamenti dei documenti, all'affidamento di un processo in outsourcing, ecc.) e possono riguardare qualsiasi parte del processo (input, output, risorse, persone, attività, controlli, misurazioni, ecc.). A questo punto la domanda da porsi è semplicemente se intendiamo gestirli definendoli, studiandone eventuali effetti e identificando eventuali interazioni o se preferiamo subirli.

Ovviamente sarebbe impensabile gestire in maniera pianificata TUTTE le modifiche e, infatti, la ISO 9001:2015 si focalizza solamente su quelle più importanti e spetterà a voi decidere quali lo siano davvero e perché, anche basandovi su considerazioni quali il loro impatto economico, il numero di persone coinvolte, il collegamento con i prodotti o con i clienti, ecc..
Per procedere al meglio, sarebbe bene dotarsi di un metodo per stabilire le giuste priorità, metodo che dovrebbe tenere in considerazione le conseguenze delle modifiche, la loro probabilità di accadimento ed eventuali conseguenze con il relativo impatto.

Gestire bene i cambiamenti è importante anche perché, tendenzialmente, le persone appaiono estremamente contrarie a qualsiasi variazione del loro status quo e si chiudono a riccio davanti ad ogni modifica che non siano in grado di comprendere a fondo nel suo scopo.
Per questo motivo è fondamentale spiegare a loro PERCHE' bisogna cambiare e di QUALI BENEFICI potranno usufruire direttamente implementando il cambiamento. Nel nostro libro "La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" abbiamo affrontato esaurientemente questo aspetto legato alla gestione del cambiamento e vi rimandiamo al testo per ulteriori approfondimenti.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIÙ:

Tutti gli articoli sulla ISO 9001
La nuova ISO 9001:2026
I capitoli 0, 1, 2 e 3 della ISO 9001:2026
I capitoli 4 e 5 della ISO 9001:2026
Paragrafo 4.1 della nuova ISO 9001:2026 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova ISO 9001:2026 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova ISO 9001:2026 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova ISO 9001:2026 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Paragrafo 5.1 della nuova ISO 9001:2026 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova ISO 9001:2026 - Politica
Paragrafo 5.3 della nuova ISO 9001:2026 - Ruoli responsabilità autorità nell'organizzazione
Paragrafo 6.1 della nuova ISO 9001:2026 - Azioni per affrontare rischi e opportunità
Paragrafo 6.2 della nuova ISO 9001:2026 - Obiettivi per la Qualità e pianificazione del loro raggiungimento