IL TIME MANAGEMENT PER I MANAGER
E I CONSULENTI

Il time management è una chiave essenziale per il successo di qualsiasi azienda o individuo. Che siate consulenti ISO 9001 o quality manager, la gestione del tempo è molto importante per farvi migliorare come professionisti.

Trovare il tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero, gestire il proprio team o le parti interessate, presenziare alle riunioni indispensabili, continuare a crescere professionalmente, occuparsi del budget e dei contratti, organizzare incontri, tenersi aggiornati e continuare a svolgere le attività ad alta priorità non è così facile come sembra. Le statistiche mostrano che addirittura un 82% delle persone non ha un sistema per la gestione del tempo e si occupa delle cose come vengono o, nella migliore delle ipotesi, utilizzando una semplice lista di cose da fare. Se questo sistema può accontentare alcune persone, però, di sicuro non dovrebbe essere alla base del time management di un manager o di un consulente. L'ostacolo principale tra voi e la chiusura di una giornata lavorativa soddisfacente è non saper scegliere le vostre battaglie.

Una delle principali fonti di stress per molti manager e consulenti è la sensazione che non ci sia abbastanza tempo per fare tutto ciò che dovrebbero. Ed ecco, allora, che cercano di ridurre le riunioni di un'ora a incontri veloci o che inseriscono attività più brevi negli spazi vuoti nel calendario, fino a saturarlo completamente per ridurre al minimo i tempi improduttivi. Eppure, paradossalmente, il time management spesso aumenta lo stress invece di ridurlo perché, man mano che si diventa più efficienti, si dà spazio allo svolgimento di più compiti e la pressione ricomincia. In un mondo di richieste potenzialmente infinite, liberare un'ora sul vostro calendario è come innescare un segnale luminoso che annuncia la vostra capacità di dedicarvi immediatamente a un altro progetto. Questo non vuol dire che il time management non abbia valore ma, in un mondo in cui il burnout è dilagante, manager e consulenti hanno anche bisogno di strategie per eliminare il volume di cose da fare, invece di diventare solamente più efficienti nel farle.

Consulenti e manager

Come consulenti, siete pienamente responsabili del vostro tempo. Sembrerebbe tutto bello ma, se non state attenti, la lista di cose da fare può diventare il vostro peggior nemico, ingombrando completamente la vostra mente. In questo stato, però, non potete consegnare ai vostri clienti l'asset per cui hanno pagato: la vostra lucidità di pensiero. Avete bisogno che questa risorsa sia nitida, chiara e il più dinamica possibile. Non potete essere buoni consulenti se i vostri pensieri sono disordinati.
Dunque qual è la sfida principale per un consulente che cerca di impegnarsi in un time management efficace? Il fatto di non avere nessuno che gli dica cosa fare e cosa gli altri si aspettano. Il consulente spesso è il capo di se stesso e deve imparare a separare ciò che ritiene importante per se stesso da ciò che è importante per la sua attività e questo comporta una continua lotta contro se stessi.

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Per quanto riguarda i manager, invece, guidare un team con collaboratori che hanno ruoli e personalità diversi può spesso significare sentirsi un po' persi quando si tratta di avere ben chiare le proprie responsabilità. Un bravo manager dà indicazioni, è avvicinabile facilmente, fornisce feedback ma - comunque - resta in grado di svolgere i propri compiti. È difficile, certo, ma è questo il compito di un manager. Per questo motivo anche per i diversi responsabili aziendali è fondamentale un buon time management.

Manager e consulenti hanno in comune il fatto che svolgono un lavoro multisfaccettato che può andare dalla gestione dei collaboratori, alle attività amministrative, alla raccolta di dati ed è per questo che, a volte, devono prendere decisioni difficili quando si tratta di proteggere, investire, risparmiare, spendere e pianificare il loro tempo ma sono decisioni necessarie per riuscire a svolgere al meglio il lavoro.

Se...allora...

In qualità di manager o consulenti, è normale che la vostra giornata abbia qualche imprevisto e che le vostre attività vengano frequentemente interrotte. È possibile che si verifichino problemi inattesi o che, all'ultimo momento, emergano delle urgenze da affrontare. Dato il vostro ruolo, però, dovete cercare il più possibile di non allontanarvi dai vostri obiettivi e dai compiti ad alta priorità che dovete svolgere. E' importante, quindi, impostare delle regole "Se...allora..." che automatizzino le azioni da intraprendere in tali scenari. Queste regole vi aiuteranno a risparmiare tempo e consentiranno ai vostri collaboratori di lavorare indipendentemente da voi anche in questi casi. Invece di ridefinire la priorità dell'intera giornata, quindi, abituate il vostro team a cercare una soluzione in autonomia o abbiate ben chiaro come procedere anche davanti ai più comuni imprevisti.

Automatizzare e delegare quando è possibile

Dellla capacità di delegare, esternalizzare e assegnare compiti ad altri abbiamo già parlato ma sottolineiamo fortemente che per consulenti e manager questo è ancora più importante. Per migliorare il vostro time management, considerate anche la possibilità di trovare nuovi metodi e modi per occuparvi di ciò che deve essere fatto: oggi, ad esempio, ci sono molti modi per automatizzare alcune attività.

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Seguite la regola del 70/30

Questa regola vi sarà estremamente utile se dovete costantemente fare i conti con situazioni impreviste. La premessa è semplice: pianificate il 70% della vostra giornata e lasciate il restante 30% per gestire le richieste dell'ultimo minuto, le urgenze e gli imprevisti che, nonostante la regola del "Se...allora" e la vostra capacità di delega dovete per forza gestire. Allocare questa percentuale del vostro tempo per tutto ciò che non potete controllare, vi consentirà di attenervi alla vostra pianificazione originale invece di riprogettare la giornata più e più volte.

Affidatevi al vostro team

Se siete a capo di un team, il vostro time management può migliorare in maniera sorprendente semplicemente iniziando a fidarvi davvero dei vostri collaboratori. Del resto, se avete partecipato al percorso di selezione delle persone, se le avete volute nel vostro team è perché ritenete che siano capaci, giusto? Affidatevi, quindi, a loro per lo svolgimento delle vostre attività quotidiane e per risolvere i piccoli problemi e le scocciature, non fate micromanagement ma dedicatevi a ciò che davvero vi spetta fare nel vostro ruolo.

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Utilizzate uno strumento che vi permetta una visione chiara del vostro lavoro

Sempre in un'ottica di time management, fatevi supportare da uno strumento informatico che sia in grado di restituirvi in ogni momento l'esatta situazione della storia con un cliente, delle problematiche aperte di un progetto, delle comunicazioni intercorse, ecc. Non esiste uno strumento che vada bene per tutti: dovete capire quali sono esattamente le vostre esigenze e cercare un supporto che possa soddisfarle. In questo modo, però, sarete sempre in grado di avere esattamente la situazione sotto controllo e non perderete tempo a cercare preziose informazioni o a cercare di ricordare tutto ciò che vi siete detti con un certo cliente durante l'ultimo incontro. Il primo strumento al quale si pensa, in questo caso, è un buon CRM ma le soluzioni possono essere tante: trovate la vostra!

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Utilizzate le nuove tecnologie per le riunioni virtuali con i clienti

A quale cliente non farebbe piacere essere seguito personalmente attarverso un breve incontro periodico in videocall? In termini di tempo costa quasi come fare una telefonata o scrivere un'email ma il ritorno che ne avrete sarà enorme perché il cliente si sentirà davvero seguito da vicino.

Tenete traccia delle ore

Una delle cose che, grazie al time management, potete imparare è tenere traccia delle ore di consulenza (o del tempo speso su un progetto o un'attività) in modo efficiente perché non quantificare correttamente il tempo speso nello svolgimento di un'attività significa perdere del denaro o farlo perdere all'organizzazione per cui lavorate. Mettere in atto un sistema di monitoraggio del tempo intelligente aiuta a garantire di non sprecare tempo ed energia e di ricevere un compenso adeguato per il proprio lavoro.
Piattaforme come Toggl (gratuita nella sua forma base), Hours (sempre gratuita nella forma base) o RescueTime (anche in questo caso gratis nella versione base), ad esempio, sono un buon punto di partenza ma non offrono tutto ciò di cui i team, i consulenti e i manager hanno veramente bisogno. Il nostro consiglio è, invece, di cercare una soluzione dedicata al project management che consenta un monitoraggio del tempo integrato e che punti a una facile integrazione con le altre parti della vostra attività.

Fissate obiettivi realistici

Poiché lavorare come consulente o come manager spesso significa indossare molti cappelli diversi, potresti ritrovarvi con una lista di cose da fare abbastanza lunga. Per questo motivo è importante essere realistici quando si pianifica la giornata perché è inutile arrivare sfiniti a svolgere un compito e farlo male. Non prendete impegni coi clienti se non siete in grado di rispettarli e non abbiate aspettative troppo alte ma impostatele in base al punto precedente, mano a mano che impararete a conoscervi meglio dal punto di vista del time management. L'ambizione può essere una bella cosa ma concedersi abbastanza tempo per completare le attività al meglio delle proprie capacità è più importante che correre da un'attività all'altra solo per spuntarle dalla vostra to-do list.
Se siete consulenti o manager alle prime armi potreste anche avere grandi difficoltà, all'inizio della vostra nuova attività, a fare una stima corretta dei compiti da svolgere. In questo caso, imparate a gestire le aspettative: una volta che avrete ben chiara la scadenza di un lavoro da svolgere, pianificate alcune deadline minori necessarie per raggiungere il completamento del compito e più semplici da stimare. In questo modo dovrebbe esservi più facile fare una stima migliore del tempo necessario. Un altro consiglio per fare delle stime migliori e fissare obiettivi realistici è investire il tempo necessario per individuare chiaramente lo scopo del lavoro che vi è stato richiesto, i requisiti, le analisi da fare, ecc. in modo da avere le idee più chiare e non rischiare, così, di buttare via tempo prezioso.

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Usate meglio lo strumento "calendario"

Anche un semplice calendario può essere utilizzato per tenere traccia del vostro tempo. Indipendentemente da fatto che utilizziate Google, Outlook o un altro sistema per la calendarizzazione dei vostri impegni, infatti, dovreste sfruttarlo anche come strumento di monitoraggio del tempo. Dopotutto, inserire le ore una prima volta nel calendario e poi di nuovo in un'app per il monitoraggio del tempo o in un foglio di calcolo è solo un'attività duplicata (non proprio il massimo in un'ottica di time management!).
Non limitatevi a bloccare sul calendario le ore dedicate alle riunioni con i clienti ma ricordatevi di includere anche quelle dedicate alle riunioni interne o alla gestione dei progetti. E lasciatevi sempre un po' di tempo per passare da un cliente all'altro o da un'attività all'altra.
Stabilire in anticipo dei limiti temporali e bloccare queste ore sul vostro calendario è fondamentale anche per stabilire le giuste priorità e per sviluppare una routine, come - ad esempio - la creazione di intervalli di tempo da dedicare alle risposte alle e-mail ricevute, invece di controllarle ogni volta che vi arriva una notifica.

Nell'usare al meglio il vostro calendario, non dimenticate che la vostra giornata lavorativa è composta anche da molte attività di routine che rimangono una parte costante dei vostri compiti quotidiani, settimanali o mensili. Poiché queste attività si verificano regolarmente, può essere facile dimenticare di riservare sul calendario il tempo per esse ma bisogna farlo se non volete andare in affanno quando vi troverete a gestire gli imprevisti.

Convincentevi che non tutto ciò che è urgente va fatto per primo

Correre dietro alle urgenze nelle vesti di consulenti o manager vi farà perdere l'opportunità di pianificare il vostro lavoro in maniera strategica e di dedicare del tempo al pensiero creativo. Essere più efficienti nel proprio time management richiede che riflettiate in modo critico su come filtrare e ordinare le attività da svolgere per evitare di stabilire le priorità in base alla quantità di stress legata a ciascun compito.

La prima cosa da fare, quindi, è chiarire le proprie priorità e tenerle sempre in primo piano. Chiedetevi ogni giorno in che modo quello che state facendo vi aiuta ad adempiere alle vostre priorità e a centrare i vostri obiettivi.

Imparate a gestire la vostra attenzione

Prestate anche attenzione a come gestite la vostra attenzione perché, forse, non avete un problema di cattivo time management ma di mancanza di focalizzazione sui vostri obiettivi. Anche la giornata meglio programmata può essere infruttuosa se siete distratti e non riuscite a concentrarvi. Per contrastare momenti come questo, provate a riformulare qualcosa che dovete fare in termini di priorità e valori fondamentali. Dovrebbe aiutarvi a concentrarvi meglio. Un altro suggerimento è quello di provare a concentrarvi sui risultati anziché sui compiti. Questo approccio vi farà concentrare su un risultato concreto, non sul processo necessario per raggiungerlo e questo vi aiuterà a focalizzarvi sull'utilizzo dei vostri talenti unici per raggiungere l'obiettivo a modo vostro.

Migliorate il vostro time management

Tenere traccia di come usate il vostro tempo è essenziale ma dovreste anche capire come lo state utilizzando, in modo da trovare modi per migliorare la vostra capacità di time management. Una gestione efficiente del tempo, infatti, consiste nell'analizzare e perfezionare le pratiche di monitoraggio osservando le vostre abitudini durante il giorno. Siete più produttivi al mattino? Rimandate sempre determinati compiti? State davvero dando la priorità ai compiti più cruciali? Osservandovi da vicino, potreste essere sorpresi da ciò che vedrete.

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