TIME MANAGEMENT: STRATEGIE
CHE FUNZIONANO

Un buon time management può sicuramente essere di grande supporto per ottenere una serie di vantaggi nella vita come, ad esempio:

• migliorare le prospettive di carriera;
• trovare un equilibrio sano tra la vita lavorativa e quella privata
• avere la libertà di lavorare su obiettivi personali durante la routine quotidiana

Vediamo, dunque, alcune strategie di gestione del tempo ben rodate che possono aiutare a spezzare questa catena di improduttività e a svolgere più lavoro in meno tempo, mediante approcci sistematici e consapevoli all'utilizzo di tutte le ore del giorno.

Partiamo con una cosa semplicissima ma estremamente importante: identificare le nostre ore produttive. Per quanto molti di noi possano desiderare di rimanere produttivi 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, siamo, ovviamente, al nostro massimo solo per poche ore al giorno e in queste ore siamo pieni di energia , pronti ad affrontare qualsiasi sfida. Pensiamo al lavoro che potremmo portare a termine utilizzando queste ore di massima produttività e quanto tempo potremmo risparmiare programmando i lavori più complessi e pesanti nelle fasce orarie in cui siamo più pronti a dare al massimo.
Ma come si fa a identificare le nostre ore migliori durante una giornata? Dovremmo iniziare a prestare molta attenzione ai nostri livelli di energia durante la giornata e, per ogni ora, assegnare una valutazione da 1 a 10 ai nostri livelli di energia, umore, capacità di concentrazione e motivazione. Seguendo questo semplice esercizio per una settimana ed evitando il più possibile stimolanti esterni come la caffeina, dovremmo essere in grado di individuare le nostre ore più produttive e di creare un programma giornaliero basato sulle nostre energie e non sull'ora del giorno.

Un'altra cosa molto semplice da fare ma utilissima è iniziare sempre le nostre gionate sapendo perfettamente cosa vogliamo realizzare, in modo da evitare di perdere tempo mentre cerchiamo di stabilirlo. Pianificare la giornata in anticipo può anche aiutare a identificare le attività che aggiungono più valore alla nostra vita e farci capire, tramite un programma, che non è il caso di sprecare tempo, soprattutto se questo tempo appartiene alle nostre ore più produttive.
Creare una routine che ci porti a terminare la nostra giornata lavorativa impostando il programma della successiva ci supporterà nel mantenere la concentrazione sui nostri obiettivi. Basteranno 15 minuti ogni sera per definire gli obiettivi dell'indomani, elencare tutte le attività che intendiamo realizzare ricordando sempre quali risultano essere le più preziose per noi secondo il principio di Pareto. Sulla base dei ragionamenti fatti, occorrerà dare la priorità ai compiti più banali e lasciare quelli meno importanti per le nostre fasce orarie meno produttive.

Fatto questo lavoro, occorrerà imparare come evitare la procrastinazione che può costare tempo e denaro oltre che portare stress e ansia. Capire cosa causa la nostra procrastinazione ci aiuterà a combatterla, visto che non tutti i procrastinatori sono uguali. Se, ad esempio, è il nostro innato perfezionismo che ci porta a rimandare in continuazione un'attività perché vogliamo aspettare il momento in cui potremo dedicarci a essa dando il massimo, potremo costringerci, almeno, ad avviarla per capire che, forse, abbiamo standard troppo elevati che non sarebbe necessario mantenere. Iniziare a lavorare immediatamente e senza accampare scuse permette di superare una barriera mentale e di continuare il lavoro finché non lo avremo completato o, almeno, avremo fatto progressi significativi nel suo svolgimento. Un'altra strategia efficace per battere la procrastinazione è quella di riordinare lo spazio a nostra disposizione. Uno spazio di lavoro disordinato, infatti, ci priva della chiarezza mentale necessaria per evitare le scuse che ci portano a ritardare un lavoro: è difficile, infatti, concentrarsi su qualcosa quando sulla scrivania ci sono molte distrazioni. Alla fine di ogni giornata, quindi, prendiamoci cinque minuti per organizzare il nostro spazio di lavoro e tenerlo in ordine, sbarazzandoci delle scartoffie, della cancelleria inutile e dei gadget non necessari che potrebbero interrompere il flusso di lavoro.

Un'altra analisi da fare è capire quali attività di routine occorra svolgere che non aggiungono molto valore alla nostra vita professionale come, ad esempio, l'immissione di dati, ecc. per capire se sia possibile risparmiare ore delegando le attività o automatizzandole.

Dell'importanza di imparare a dire "No" per tutelare il tempo che abbiamo a disposizione abbiamo parlato proprio di recente. Dire di no è un'abilità essenziale se si vuol fare del buon time management. Prendiamoci sempre un momento prima di farci risucchiare da un nuovo progetto per valutare come si adatti ai nostri obiettivi di lungo, medio e breve termine.

E' fondamentale anche rimanere concentrati e portare a termine il lavoro, ecco perché dovremo migliorare la nostra capacità di concentrazione, portandoci a lavorare per periodi più o meno lunghi senza interruzione per poi regalarci delle pause e riposarci. Abituiamoci ad allontanare da noi il telefono e a silenziarlo mentre ci dedichiamo alle sessioni di lavoro al massimo della concentrazione. Un altro strumento utile per concentrasi è bloccare dei periodi di tempo sul calendario per dedicarci ai nostri obiettivi, concentrandoci su un solo compito alla volta. Sebbene, infatti, il multitasking sembri un trucco logico per aumentare la produttività, in realtà è una cattiva abitudine altamente controproducente perché il cervello umano non è ottimizzato per gestire più attività alla volta. Passando da un compito all'altro, diventa sempre più difficile concentrarsi e i blocchi di tempo offrono un'ottima alternativa.

L'ultima strategia è quella di riesaminare dal punto di vista della gestione del tempo la giornata appena trascorsa, un altro compito da riservare al termine delle otto ore di lavoro. Capire dove si possono apportare miglioramenti, dove si è sbagliato e cosa, invece, è andato esattamente come programmato è importante quanto pianificare. Abituiamoci, quindi, a rivedere il nostro elenco di attività compilato la sera precedente e analizziamo qualsiasi attività importante che non siamo riusciti a completare. Elenchiamo i motivi per cui non siamo stati in grado di seguire il programma e classifichiamo questi motivi come "motivi evitabili" e "motivi inevitabili". Iniziamo a prestare attenzione alle cause evitabili che compaiono costantemente nell'arco di una settimana per identificare le cose che ci fanno perdere più tempo in assoluto e che dobbiamo assolutamente imparare ad evitare.

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

La parte migliore di un time management efficace è riuscire ad andare a dormire la sera senza stress, sapendo di aver colto l'attimo e di essere riusciti a fare tutto ciò che avevamo messo in programma. La gestione del tempo, come abbiamo scritto molte volte su queste pagine, non è tenersi occupati seguendo un programma rigido e lavorando per molte ore al giorno ma consiste nel creare un programma realistico e adattabile per ottenere ciò che conta di più per noi.
Il tempo è la nostra risorsa più preziosa e imparare a utilizzarlo al meglio può aggiungere un valore incredibile alla nostra vita. Le strategie efficaci di gestione del tempo che abbiamo riassunto in questo articolo possono aiutare a rompere i vecchi schemi poco produttivi e a coltivare abitudini sane. Si può imparare a padroneggiare queste tecniche, proprio come possiamo sviluppare altre competenze, semplicemente attraverso la pratica e la perseveranza. Un cattivo time management, infatti, non solo influisce sulla vita professionale ma toglie anche spazio alla vita personale perché è difficile concentrarsi sugli impegni personali quando ci si preoccupa sempre di non riuscire a rispettare le scadenze. Per tutti questi motivi, è di grande aiuto avere un piano per provare a cambiare le cose.

PER SAPERNE DI PIU':