TIME MANAGEMENT - IMPARARE LA
GESTIONE DEL TEMPO

"Per raggiungere grandi risultati, due cose sono necessarie: un piano e la condizione di non avere abbastanza tempo"
(Leonard Bernstein)

Parlare di time management non è per niente facile perché la gestione del tempo va a toccare anche una miriade di altri argomenti come, ad esempio, l'organizzazione, l'efficienza, la definizione degli obiettivi personali e professionali, ecc.
Il tempo e la sua gestione non è qualcosa che può essere considerato come a se stante e, come tale, studiato. Fa parte della nostra vita quotidiana e come tale va trattato. Sapevate, ad esempio, che Carlo Linneo aveva addirittura "coltivato" un orologio particolarissimo fatto di piante che aprivano e chiudevano i fiori alle diverse ore del giono e che questo orologio floreale segnava l'ora con un'approssimazione di circa trenta minuti?
Le piante si sincronizzano con l'ambiente esterno, proprio come molti animali e come l'uomo. Il tempo e la sua gestione fanno parte della nostra vita da sempre.

La cattiva notizia è che oggi siamo bombardati costantemente da una quantità di informazioni e di richieste di attenzione che ci fanno letteralmente buttare via una quantità enorme di tempo. Quella buona è che iniziamo a essere più consapevoli del tempo che passa e di come possiamo impiegarlo per cogliere una delle molteplici possibilità che questo mondo di oggi ci offre, invece di sprecarlo in attività che non ci portano valore. Del resto, pensateci un attimo, solo una cinquantina di anni fa le persone non erano così preoccupate di sprecare il tempo forse perché c'erano meno possibilità da cogliere o forse perché mancava una presa di coscienza in tal senso. In ogni caso, oggi non possiamo più fare a meno di iniziare il nostro percorso personale per tirare fuori dal tempo tutto ciò che vogliamo: una vita personale più ricca, un lavoro più soddisfacente, una maggiore produttività, più tempo per rilassarci e dedicarci a ciò che davvero ci piace fare, ecc.

Proprio perché il tempo permea ogni aspetto della nostra vita, dobbiamo parlare di time management calandolo nell'ambiente giusto.
A cosa si riferisce la parola "ambiente" quando parliamo di gestione gestione del tempo? Ha un significato ampio ma definito perché si riferisce alle persone, ai luoghi e alle cose principali che, durante la giornata, influenzano il modo in cui modelliamo il nostro tempo.
Alcuni di questi fattori ambientali possono sembrare fuori dal nostro controllo ma ci sono sempre modi intelligenti e furbi per superare quasi tutti gli ostacoli e se continuerete a seguirci su QualitiAmo in questo percorso ve ne racconteremo tanti. Intanto, perché non provate a identificare i modi in cui la vostra capacità di gestire il tempo è influenzata dal comportamento degli altri e a chiedervi se sia possibile trovare dei modi per modificare il comportamento di un'altra persona o per cambiare l'impatto che ha sulla vostra vita.

Il tempo rappresenta una risorsa estremamente importante nella vita ma non viene utilizzato in modo efficiente, quindi la maggior parte si perde per colpa degli sprechi. Nel mondo del business, il tempo viene addirittura contato tra le cinque risorse di base:

• materiali;
• informazioni;
• persone;
• attrezzature;
• tempo

Tra queste risorse, il tempo occupa un posto speciale perché non può essere immagazzinato o rimpiazzato, fa parte di tutti gli aspetti del processo di gestione e, se gestito opportunamente, può massimizzare l'output delle altre quattro. Proprio per sottolineare la grande importanza del tempo, Drucker scrisse:

"La gestione del tempo è la gestione di sé. Come si può gestire il tempo altrui se non riusciamo a gestire noi stessi?"

E ancora:

"Il tempo è la risorsa più scarsa. Se non viene gestita, nessun'altra lo sarà".

A dispetto di tutto questo, il tempo è la risorsa più sprecata e quella su cui si investe meno e questo succede sia a livello personale, sia a livello delle organizzazioni e questo per diverse ragioni, una su tutte la poca consapevolezza dei costi risultanti da un cattivo impiego del tempo.

Su suggerimento di Drucker, le persone efficienti non iniziano semplicemente a svolgere le attività che sono state loro affidate ma prendono confidenza con il tempo che hanno a disposizione e con i compiti da svolgere e decidono come investire il loro tempo, cercando nello stesso tempo di minimizzare tutte quelle attività inutili che rubano ore senza portare reale valore aggiunto.

Il tempo che abbiamo a disposizione può essere suddiviso in quattro tipologie:

• tempo per creare - è il tempo che passiamo a pensare, analizzare, pianificare per il futuro, organizzare il lavoro, valutare le performance, ecc.
• tempo preparatorio - è il tempo che dedichiamo alla fase preparatoria che precede l'inizio dello svolgimento vero e proprio delle attività. Attività tipiche di questa tipologia di tempo sono la raccolta dati, la preparazione delle attrezzature che ci servono;
• tempo produttivo - è il tempo passato a svolgere il lavoro pianificato precedentemente. Occorre bilanciare bene questa fase con le due precedenti perché è proprio questo il segreto per essere produttivi;
• tempo per la gestione - è il tempo speso sulle attività secondarie che riguardano il nostro futuro, le nostre relazioni, le comunicazioni, ecc.

Occorre poi stabilire che cos'è importante per voi per stabilire delle priorità nell'impiego del vostro tempo.
Ma come si decide cosa sia davvero importante? Alcuni criteri in base ai quali è possibile valutare le attività quando si assegnano loro priorità sono i seguenti:

Voi come spendete il vostro tempo?
Per fare una prima analisi dell'allocazione delle ore a vostra disposizione occorre individuare almeno:

• le due attività quotidiane che richiedono più tempo nella vita lavorativa;
• le due attività che richiedono più tempo nella vita personale;
• le due attività che più vi sorprendono per il tempo che richiedono;
• le due attività che più vi sorprendono per il poco tempo che vi dedicate;
• una valutazione onesta delle attività che ritenete debbano essere svolte ma consumare meno tempo;
• una valutazione onesta delle attività che ritenete debbano essere svolte e alle quali dovreste dedicare più tempo

Le conclusioni da trarre da questo semplice esercizio dovrebbero costituire le basi per una valutazione onesta del vostro stile di gestione del tempo ed essere d'aiuto nell'identificare quelle aree della vita lavorativa e personale che potrebbero trarre il massimo vantaggio da un cambiamento nel time management.

• Un ritorno elevato in termini di guadagno o altro. Quali attività forniranno il miglior ritorno sull'investimento per il vostro tempo e per le vostre energie?
• E' essenziale per i vostri obiettivi personali o e professionali?
• E' essenziale per gli obiettivi della vostra azienda? Quali attività che vi riguardano permetteranno alla vostra azienda di trarre il beneficio maggiore?
• E' essenziale per gli obiettivi del vostro capo?
• Può essere delegato?

Ognuno di noi dovrebbe quindi avere:

• obiettivi quotidiani;
• obiettivi settimanali;
• obiettivi mensili;
• obiettivi annuali;
• obiettivi strategici

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Organizzarsi è un'attività strettamente collegata con una buona gestione del tempo. Se ci organizziamo, infatti, il tempo produttivo si riduce di conseguenza.
Una buona organizzazione del nostro tempo si articola seguendo i punti seguenti:

• definizione delle attività da svolgere;
• eventuale suddivisione del lavoro;
• continua semplificazione ed eliminazione delle attività non necessarie;
• preparazione di modelli per impostare il lavoro;
• ecc.

Chiudiamo questo articolo sul time management ricordandovi che "gestione del tempo" è un termine del ventesimo secolo che è sopravvissuto per troppo tempo nel suo significato letterale. Nel ventunesimo secolo le persone non possono continuare a considerare la loro produttività in termini di time management perché rischiano semplicemente di essere ancora meno efficienti. I rapidi progressi tecnologici hanno reso le nostre vite abbastanza complesse da gestire con un calendario e un orologio e inserire qualcosa nel vostro calendario non significa trovare il tempo per farlo.
Ci torneremo su; siamo appena all'inizio. Nel frattempo, ci fate sapere se vi interessa imparare qualcosa di più sul time management?

PER SAPERNE DI PIU':