TIME MANAGEMENT - LA REGOLA DEI DUE MINUTI

"Il segreto per andare avanti è iniziare" (Mark Twain)

Avete un brutto rapporto con il time management e siete persone che tendono a rimandare sempre nel tempo le piccole incombenze che non vi va di fare ma che restano come "rumore" di sottofondo nel vostro cervello e non vi fanno sentire a posto con la coscienza?
Oppure avete voglia di avviare una buona abitudine nella vostra vita ma sapete che non avete abbastanza forza di volontà per prolungarla nel tempo?
O, ancora, vi state concentrando su un progetto lungo e complesso e vi sembra di non portare mai a termine nulla di concreto da settimane?
Se ricadete in uno di questi tre casi, forse la regola dei due minuti fa al caso vostro!

Fu ideata da David Allen che scrisse "Getting Things Done" ("Detto, fatto - L'arte di fare bene le cose") ed è utile a tutti coloro che rimandano sempre le cose da fare, non riescono a far diventare abitudini le buone pratiche che hanno scelto o si sentono sempre meno produttivi.

La regola dei due minuti è molto semplice:

se ti richiede meno di due minuti, FALLO!

Si adatta, ad esempio, a:

• rifare il letto;
• ripulire la casella email;
• organizzare il supporto che utilizzate per prendere nota di qualcosa (la vostra app che è piena di roba che non vi interessa più o il vostro blocco degli appunti);
• lavare i piatti;
• far partire la lavatrice;
• portare fuori la spazzatura;
• chiedervi se una riunione che volete convocare possa realmente aggiungere valore al lavoro che fate oppure debba essere trasformata in una veloce telefonata o in un'email;
• riordinare la scrivania un po' alla volta (a colpi di due minuti, ritirando ogni volta qualcosa);
• pensare a tre domande che volete porre alla prossima riunione convocata da altri e alla quale siete stati invitati;
• cambiare una lampadina;
• riordinare il vostro desktop o la vostra lista dei preferiti nel browser;
• dare acqua a una pianta;
• chiudere le finestre del vostro browser che sono aperte da settimane ma che non vi servono più;
• mandare un'email veloce;
• ecc.

In realtà, il pensiero che c'è dietro al ragionamento di David Allen è un po' più complesso e andrebbe inserito in un discorso decisamente più approfondito sulla gestione generale del tempo ma, in questa sede, ci basta sapere che l'autore sostiene che bisognerebbe toglierci immediatamente di torno quelle cose che a farle richiedono uno sforzo inferiore rispetto a ricordare di doverle fare più tardi.
Sbrigando subito queste incombenze, vi rimarrà a disposizione tutto l'altro tempo della giornata per concentrarvi su ciò che davvero è importante e lo farete a mente sgombra da tutti quei pensieri legati alle piccole attività fastidiose ma che bisogna fare.

Un altro aspetto molto interessante di questo metodo è che si può applicare anche alla creazione di una nuova abitudine. Se volete inserire una routine diversa nella vostra vita, iniziate a farlo ogni giorno per due minuti.
Volete scrivere un libro? Imponetevi di lavorarci ogni giorno per due minuti e vi ritroverete a farlo per un'ora, due ore o, addirittura, mezza giornata.
Volete mangiare sano? Invece di ingurgitare dolci e patatine non appena sentite i morsi della fame, imponetevi di mangiare un frutto. E' molto probabile che, nel tempo, scatti in voi il desiderio di continuare su questa strada, soprattutto se riuscirete a ripetere questo meccanismo ogni giorno.
Se, invece, sapete che dovreste leggere di più ma ritenete di non avere mai tempo, iniziate a imporvi di leggere ogni giorno una pagina. Non vi richiederà più di due minuti ma vi porterà, probabilmente, a leggere ogni giorno per più tempo e questo perché la parte più difficile, quella che ci impedisce - a volte - di fare qualcosa, è proprio iniziare.

Ora la domanda sorge spontanea: "Bastano due minuti al giorno per avere un fisico scolpito, una grande mole di libri letti, tutte le email evase?" Ovviamente no ma questa regola non è fatta per focalizzarsi sui risultati da raggiungere ma per imparare a vincere la repulsione che proviamo nello svolgere alcune attività.
Se riusciremo ogni giorno a metterci in moto per fare qualcosa che davvero odiamo, diventerà un'abitudine e riusciremo a farlo per molto più tempo. La cosa importante non è riuscire a fare qualcosa per un giorno ma ancorarsi a quei due minuti TUTTI i giorni perché quello che conta non è la performance raggiunta ma avviare un'azione costantemente.
Il resto verrà di conseguenza perché, una volta che si inizia a fare qualcosa che sappiamo avrà dei buoni risultati su di noi, è facile continuare ogni giorno a farla per più tempo dei famosi due minuti.
Prima di migliorare in qualsiasi cosa, dobbiamo farla diventare un'abitudine. Solo a quel punto riusciremo a focalizzarci sul miglioramento.

E non basta.
Se volete dimagrire, ad esempio, pensate a quante nuove abitudini potreste decidere di adottare con questo semplice sistema. Basta pensare a tutto quello che potreste fare in soli due minuti per acquisire una buona forma fisica e poi scegliere quale azione volete implementare. Ad esempio:

• fare una brevissima passeggiata tutti i giorni;
• fare 10 piegamenti;
• correre sul posto velocemente

Il nostro consiglio è di partire con una sola nuova abitudine che volete instaurare, in modo da riuscire a consolidarla (ricordate che, perché il vostro cervello si abitui a una nuova routine, occorrono almeno 30 giorni, anche se 60 sarebbero meglio).
Introducete una nuova abitudine solamente quando la prima sarà consolidata.

Infine, se appartenente al terzo gruppo di persone che abbiamo visto all'inizio di questo articolo e vi sentite schiacciati da un grosso progetto al quale state lavorando che vi porta via ogni energia e vi lascia la sensazione di non aver concluso niente giorno dopo giorno, non sottovalutate il senso di appagamento che vi darà sapere di aver completato (in soli 2 minuti) un'attività.
Questo piccolissimo compito andrà a rappresentare una sorta di vittoria nel vostro cervello perché fare qualcosa che influisca sulla vostra idea di produttività, per quanto si tratti di una piccola cosa, vi farà sentire molto più motivati. Più cose farete in una giornata, infatti, più vi sentirete fiduciosi perché vi percepirete come "produttivo".

E adesso qualche piccola raccomandazione per usare al meglio la regola dei due minuti:

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

• non cedete alla tentazione di svolgere un lavoro che richieda meno di due minuti solamente perché è tra le vostre incombenze. Verificate che lo dobbiate davvero svolgere voi e, in caso contrario, fate sapere a chi ve lo ha affidato che non è compito vostro farlo e che, anche se si tratta di pochi minuti, non vi potete permettere di sprecare il vostro tempo per fare qualcosa che non vi compete;
• assicuratevi che l'attività che avete intenzione di svolgere richieda effettivamente solo due minuti del vostro tempo. Magari all'inizio non vi sarà facile stimare per bene i minuti richiesti ma questo metodo serve anche a farvi diventare più bravi a capire in anticipo quanto ci metterete a fare qualcosa e a migliorare, quindi, la vostra capacità di pianificazione;
• Non lasciate che questi microcompiti vi riempiano la giornata ma usateli per riempire i tempi morti, per rilassarvi un po' tra un compito difficile e l'altro, per permettere alla testa di staccare, ecc.

In ultimo, un consiglio: se state cercando di dedicarvi al vostro hobby ma non trovate mai il tempo o se volete iniziare a fare qualcosa che pensate vi possa piacere moltissimo ma non riuscite a infilarlo nel vostro programma quotidiano, provate a dilatare i due minuti in cinque e cercate di passare quotidianamente cinque minuti del vostro tempo a fare questa cosa che amate così tanto.
Tutti possono trovare 5 minuti al giorno ma in una settimana quesi 5 minuti si trasformano in più di mezz'ora di tempo. E in un anno? Una trentina di ore che possono essere dedicate a quegli approfondimenti che avreste sempre voluto fare, a imparare qualche frase per iniziare a parlare una nuova lingua, a dipingere quelle sedie e quel tavolino che avete acquistato al mercatino dell'usato anni fa e poi non avete mai avuto il tempo di sistemare.

Non male per 5 minuti al giorno, vero?

PER SAPERNE DI PIU':