TIME MANAGEMENT: LA PIANIFICAZIONE

Quanta parte della vostra giornata lavorativa passate a destreggiarvi tra le richieste dei responsabili, quelle del vostro team e quelle di colleghi e clienti? Man mano che il vostro carico di lavoro aumenta, trovate sempre meno tempo per la pianificazione e portate a termine le vostre ore lavorative sfiniti ma con ben pochi obiettivi raggiunti. Eppure, in un'ottica di time management, sarebbe proprio quando le cose da fare sono troppe che bisognerebbe dedicare del tempo alla pianificazione, anche se potrebbe sembrare controintuitivo dato che di tempo ne avete già poco.

Secondo molti esperti di gestione del tempo, le ore dedicate alla pianificazione cambiano radicalmente a seconda della posizione gerarchica in cui ci si trova. I top manager e i dirigenti dedicano a questa attività ben il 30-40% del loro tempo e un altro 20-30% ad organizzarsi a livello strategico e tattico. La delega occupa un ulteriore 20-30% del loro tempo e tutto il resto occupa il tempo rimanente, andando a saturare molto più del 100% del tempo che dovrebbe essere disponibile quotidianamente per lavorare (infatti gli straordinari sono all'ordine del giorno).
I manager di medio livello, invece, passano solamente il 5-10% del tempo a pianificare e il 10-20% a organizzarsi perché "sprecano" la maggior parte del loro tempo a svolgere compiti di routine anche se dovrebbero controllare, misurare, comunicare e dare direttive.

Non è così assurdo che, quando una persona si trova ad essere responsabile di un settore, arrivi alla fine di una giornata lavorativa senza avere ancora svolto nessuno dei compiti che dovrebbero essere prioritari per qualsiasi manager e che abbia passato le ore a correre dietro a richieste che, pur variando enormemente in termini di valore, troppe volte vengono etichettate come "urgenti" da parte dei richiedenti. E così ci si ritrova a fare le ore piccole in ufficio e si arriva alla fine della settimana senza avere svolto i compiti davvero importanti per la propria organizzazione.

La mancanza di pianificazione tende ad espandere le ore dei manager dedicate alla gestione di elementi più esecutivi che ci si ritrova a gestire proprio perché non si riescono a pianificare a dovere le attività importanti. Ecco allora che i responsabili si trovano a svolgere per la maggior parte della giornata attività di routine, a gestire le rilavorazioni, a correggere gli errori, a gestire i clienti arrabbiati, ecc. tutte attività figlie della mancanza di piani accurati.

E non è finita. Un middle manager oggi è estremamente impegnato a comunicare: centinaia di messaggi intasano la posta elettronica, la segreteria telefonica e lo smartphone, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Tutto questo tempo passato a "comunicare" quante ore erode a l tempo che dovrebbe essere dedicato ad organizzarsi? Solo pochi anni fa, quando la maggior parte di noi faceva riferimento a un solo capo, si sapeva esattamente chi consultare in caso di priorità contrastanti. Ora, con più capi, una gestione a matrice e l'intervento diretto dei clienti nella quotidianità tirare le fila del lavoro diventa sempre più difficile.
Per fare una buona pianificazione bisognerebbe, dunque, stabilire quali siano le tre attività più importanti da svolgere durante la giornata, assegnare loro una priorità da 1 a 3, stimare il tempo che occorre per affrontarle totalmente o parzialmente e bloccare quelle ore sul calendario. In seguito, andranno pianificate le altre attività tipiche di un manager di medio livello, cercando il più possibile di raggrupparle secondo le similitudini che hanno in comune: attività che richiedono telefonate, attività che richiedono calcoli, attività che richiedono la lettura o la scrittura di qualcosa, ecc. La varietà, infatti, non fa bene alla produttività perché svolgere tutte insieme attività simili ci rende più efficienti e, al massimo, se ci annoiamo, possiamo prenderci una pausa o bere un caffè. Anche se può sembrare meno noioso e persino più efficiente affrontare le attività in modo casuale, raggruppare i compiti ci permette di sfruttare al massimo l'effetto della curva di apprendimento e ci rende più produttivi.

I due strumenti da utilizzare per effettuare quotidianamente una buona pianificazione sono:

• un sistema di priorità basato sulla Legge di Pareto;
• una lista di cose da fare scritta per proteggere le trea ttività principali e per assicurare la necessaria attenzione alle attività di medio livello

Bisogna prestare attenzione ai criteri per stabilire le priorità che devono essere ben chiari e non aver paura di negoziare quando queste priorità sono minacciate. Ricordate che le priorità sono strategiche nel lavoro di ognuno ma, in particolare, lo sono nel lavoro di un manager che deve decidere se valga o meno la pena di svolgere un'attività.

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