TIME MANAGEMENT: LA MATRICE DI EISENHOWER COVEY CI INSEGNA A GESTIRE I COMPITI

Se siete interessati al tema del time management, conoscerete sicuramente la famosa matrice di Eisenhower ripresa da Stephen Covey che serve per dare una priorità ai compiti da svolgere. Il famoso generale era solito classificare i suoi impegni basandosi sulla loro urgenza e sulla loro importanza e Stephen Covey, nel suo libro "Le sette regole per avere successo" ne ha ripreso il concetto, spiegandolo nel dettaglio.
Si tratta di uno strumento estremamente semplice da utilizzare ma davvero efficace. Sull'asse delle ascisse viene riportata l'urgenza del compito da svolgere mentre su quello delle ordinate la sua importanza, cioè l'impatto che avrà sui nostri obiettivi o sugli obiettivi aziendali a seconda che venga svolto o meno.

La maggior parte delle persone, senza rendersene conto, trascorre la maggior parte del proprio tempo a svolgere compiti che ricadono nei due quadranti 1 (cose urgenti e importanti da fare) e 3 (cose urgenti ma non importanti), attribuendo le loro priorità a seconda di quanto le altre persone sollecitino i compiti da svolgere edi quanto sia gerarchicamente in alto la persona che li sta sollecitando. Quando hanno del tempo libero, invece, svolgono i compiti che dovrebbero occupare il quarto quadrante (non urgenti e non importanti). Cosa viene lasciato indietro nella maggioranza dei casi: il quadrante due che comprende i compiti importanti ma non urgenti e che sarebbero, invece, proprio quelli da non trascurare perché sono i più critici per il successo personale e dell'organizzazione in cui lavoriamo!

Partiamo dal primo quadrante, quello dei compiti importanti e urgenti - in quest'area andranno riportate le emergenze da gestire, i reclami dei clienti, problemi urgenti da risolvere, scadenze ravvicinate che rientrano all'interno di progetti e tutto ciò che possiamo definire come una vera e propria crisi. Sono, ovviamente, attviità alle quali dare la massima priorità. Rientrano in questa casella, tendenzialmente, anche le esigenze di chi lavora nel vostro team, le richieste dei superiori, le riunioni e gli appuntamenti concordati ai quali presenziare.
Vi sarete sicuramente accorti che poche righe sopra abbiamo usato il termine "tendenzialmente" perché non è detto che qualcosa sia importante e urgente solamente perché, ad esempio, ce lo chiede il nostro capo o un membro del nostro team. Prima di dare la priorità assoluta a questi compiti, accertatevi - dunque - che si tratti di emergenze reali e di problematiche importanti come, ad esempio, richieste di informazioni da parte dei superiori o dei clienti per poter proseguire un'attività o una scadenza imminente di un progetto. Se avete dato la vostra disponibilità a presenziare a un incontro, anche questa diventa una priorità, quindi cercate di organizzarvi meglio quando prendete un appuntamento e di rimandarlo solo se dovete dedicarvi a questioni veramente critiche e impreviste. Nel caso in cui vi troviate due o più attività che sembrano avere lo stesso livello di urgenza, discutetene con chi di dovere (superiori, clienti, colleghi, fornitori, ecc.) e cercate di capire meglio come procedere.
In ultimo, non fate l'errore di far arrivare nel quadrante 1 le attività che, originariamente, si trovavano nel quadrante 2 e, cioè, tra quelle importanti ma non urgenti. Rimandare lo svolgimento di questi compiti li renderà, inevitabilmente, urgenti e li porterà a sovrapporsi alle crisi reali e inaspettate, sottoponendovi a stress inutile. Le attività del primo quadrante vanno semplicemente SVOLTE NEL MINOR TEMPO POSSIBILE.

Nel secondo quadrante, come abbiamo visto, dovremmo mettere tutti quei compiti che sono importanti ma non sono urgenti e che, per questo, vanno pianificati in modo da assicurarci di occuparcene per tempo senza farli diventare urgenti. Si tratta dei lavori di pianificazione, di preparazione, di programmazione, di ricerca, indagine, progettazione, test, costruzione di una rete di relazioni professionali utili, attività creative, raccolta di idee e pensieri da sviluppare, sviliuppo e miglioramento dei processi, attività di prevenzione e di gestione del cambiamento. Queste sono le attività alle quali dovreste dedicarvi per più ore al giorno perché sono le più importanti per il vostro successo personale e per quello della vostra azienda in quanto collegate direttamente agli obiettivi.
Anche la progettazione delle attività di comunicazione mirata e l'identificazione delle necessità di cambiamento rientrano in quest'area, così come lo sviluppo di nuove strategie. Questi compiti, per quanto così importanti, vengono per lo più trascurati perché non sono urgenti. Sta a voi, però, ritagliarvi ogni giorno una fascia oraria in cui dedicarvi proprio ad essi con regolarità. La parola d'ordine, in questo caso, sarà PIANIFICARE.

Il terzo quadrante è probabilmente il più critico perché qui troviamo quei compiti che non sono importanti da svolgere ma che ci vengono richiesti con urgenza. Spesso si tratta di richieste banali travestite da emergenze alle quali si fa fatica a dire no perché provengono dai nostri capi o da colleghi che non si rendono conto di richiederci cose assolutamente inutili. Sono le classiche interruzioni che ci fanno perdere tempo, i reclami che - in realtà - sono frutto di semplici fraintendimenti, le attività prive di alcuno scopo che, però, vengono fatte da sempre per abitudine, problemi irrisolti che finiscono per creare questioni complesse e difficilmente affrontabili, sforzi duplicati, controlli ridondanti e inutili, ecc. Compiti come questi non fanno altro che distrarci e interrompere il lavoro realmente utile della giornata.
Queste attività vanno esaminate senza pietà insieme a chi le ha richieste al fine di rivalutarne la reale importanza. Occorre impegnarsi e spiegare perché non possiamo perdere tempo a svolgere queste attività prive di valore aggiunto e cosa sarebbe meglio fare al loro posto. L'obiettivo, quando possibile, sarà rifiutare di svolgere questi compiti o, al massimo, di non renderli urgenti e di semplificarli il più possibile. Fate in modo che la richiesta sia più strategica e si inserisca meglio all'interno degli obiettivi aziendali. Nella maggioranza dei casi rientreranno in quest'area i compiti che sono sempre stati svolti in un certo modo senza che nessuno si sia effettivamente occupato della loro reale utilità. Queste attività NON ANDREBBERO SVOLTE E BISOGNEREBBE SPIEGARE IL PERCHE'.

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L'ultimo quadrante dovrebbe essere il più semplice da affrontare perché contiene quelle attività che non sono importanti e non sono nemmeno urgenti e che non andrebbero semplicemente svolte per non sprecare tempo. Purtroppo, però, si finisce per perderci un sacco di tempo perché si preferisce sentirsi appagati svolgendo questo genere di compiti invece di dedicarsi a qualcosa di più complesso ma importante. Si tratta di compiti routinari spesso assolutamente inutili, di attività che rientrano della nostra comfort zone, della lettura di materiale che non ci è utile per svolgere il nostro lavoro, della regolazione di strumenti che non necessitano di essere regolati, ecc. Rientrano in questo quadrante anche le classiche distrazioni: il giochino sul telefono, la navigazione in rete senza alcuno scopo, un numero eccessivo di pause, chiacchiere e pettegolezzi, ecc. Si tratta di compiti consolatori ma del tutto improduttivi e demotivanti. La parola d'ordine in questo caso è: EVITARLI A TUTTI I COSTI!

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