ELENA EVIDENZA, AUDITOR ALLE PRESE CON IL MIGLIORAMENTO CONTINUO

Un auditor interno come può applicare il miglioramento continuo allo svolgimento degli audit?


miglioramento continuo audit

Se non puoi misurare, non puoi migliorare
(Peter Drucker)

Il rischio viene dal non sapere cosa stai facendo
(Warren Buffett)

Dopo avervi presentato il direttore generale della nostra organizzazione immaginaria, Federico Curaclienti, è giunto il momento di fare la conoscenza anche di Elena Evidenza, auditor interno, e di vederla alle prese con un punto della ISO 9001:2015 decisamente importante: il miglioramento continuo.

Nell'ambito della ISO 9001, il concetto di miglioramento continuo non si applica solo all'organizzazione in esame durante l'audit ma anche all'operato dell'auditor stesso. Questo modo di procedere, infatti, è fondamentale per mantenere la competenza e l'efficacia dell'auditor nel tempo.

Mantenimento della competenza e dell'efficacia di un auditor

Le normative, le tecnologie e le best practice cambiano continuamente e un auditor deve impegnarsi nel miglioramento continuo per rimanere aggiornato e competente nelle aree pertinenti all'audit. Nel campo dell'audit interno, specialmente quando si opera secondo la norma ISO 9001:2015, uno degli aspetti più critici di questo miglioramento è il mantenimento della competenza da parte dell'auditor.

Il contesto aziendale è in continua evoluzione a causa di fattori come cambiamenti normativi, innovazioni tecnologiche e fluttuazioni del mercato. Un auditor deve rimanere competente per navigare efficacemente in questo ambiente dinamico. La competenza, infatti, è direttamente proporzionale alla credibilità e all'affidabilità di un auditor e un auditor competente è più probabile che conduca audit accurati e imparziali, guadagnando la fiducia delle parti interessate. Chi è competente, infatti, è in grado di identificare anomalie, valutare la conformità e fornire raccomandazioni che sono sia precise che pertinenti. Questo eleva la qualità dell'audit, rendendolo un strumento più efficace per il miglioramento continuo dell'organizzazione.

Un auditor che si impegna nel miglioramento continuo è anche più propenso a condurre audit efficaci, a identificare le aree di miglioramento e a fornire raccomandazioni più pertinenti e sappiamo che, nel contesto di un audit interno, l'efficacia dell'audit è un indicatore fondamentale. Il miglioramento continuo come principio guida, infatti, mira non solo a migliorare l'organizzazione auditata ma anche l'efficacia dell'audit stesso. Un audit efficace è in grado di identificare aree di miglioramento che possono non essere evidenti attraverso metodi di valutazione standard. Questo permette all'organizzazione di prendere misure preventive e correttive più mirate.

Un altro risultato legato all'efficacia di un audit interno è un utilizzo più efficiente delle risorse, sia in termini di tempo che di personale. Questo è particolarmente importante in un ambiente aziendale dove le risorse sono spesso limitate.

Non è trascurare, poi, che un auditor che dimostra un impegno costante nel miglioramento personale guadagna maggiore credibilità e fiducia da parte delle parti interessate, il che è fondamentale per l'efficacia dell'audit. La credibilità e l'affidabilità di un auditor sono essenziali per instaurare un rapporto di fiducia con le parti interessate. Senza questa fiducia, le raccomandazioni dell'audit potrebbero non essere prese sul serio, compromettendo l'efficacia dell'intero processo. La credibilità e l'affidabilità sono pilastri fondamentali per l'efficacia dell'audit e sono intrinsecamente legati al concetto di miglioramento continuo. Attraverso la formazione continua, il riesame delle procedure e l'autovalutazione, un auditor può non solo migliorare la qualità dell'audit, ma anche rafforzare la propria credibilità e l'affidabilità nel processo.

L'autovalutazione e il feedback dovrebbero essere incorporati nel processo di audit in cicli regolari, permettendo l'aggiornamento continuo delle strategie e delle metodologie. Sulla base dei risultati dell'autovalutazione e del feedback ricevuto, poi, dovrebbero essere sviluppati piani di azione specifici per affrontare le aree di miglioramento identificate.

Autovalutazione e peer review

Un professionista della qualità che voglia autovalutarsi nell'ambito delle competenze tecniche relative al processo di audit dovrebbe creare una tabella che elenchi tutte le competenze tecniche rilevanti per il ruolo come, ad esempio:

Tipo di Competenza Livello di Competenza
Auditor in formazione Auditor Senior
Competenze tecniche Conoscenza di base delle normative ISO Conoscenza avanzata delle normative ISO e altre normative settoriali
Capacità di eseguire audit interni Capacità di gestire audit interni e esterni, incluso il coordinamento del team
Analisi dei dati a livello base Analisi dei dati avanzata e decision-making basato sui dati
Comprensione base della gestione del rischio Competenza avanzata nella gestione del rischio e nelle metodologie correlate
Soft skill Comunicazione efficace Comunicazione avanzata e negoziazione con le parti interessate
Attenzione ai dettagli Capacità di visione strategica e attenzione ai dettagli
Capacità di lavorare in team Leadership e gestione del team
Problem-solving a livello base Problem-solving avanzato e pensiero critico

Si potrebbe poi procedere con l'autovalutazione, dandosi un punteggio da 1 a 5 per ciascun elemento. Una volta identificate le aree in cui si è ottenuto un punteggio basso, si dovrebbe sviluppare un piano per migliorare in quegli ambiti.

Un altro strumento utile per l'autovalutazione è tenere una sorta di diario per ogni audit condotto, annotando gli ostacoli incontrati, le soluzioni implementate e le lezioni apprese. Affinché sia davvero utile, il diario dovrebbe essere riletto periodicamente per identificare gli argomenti o le aree che richiedono un miglioramento.

Un terzo strumento ancora è tracciare un'analisi SWOT personale, cioè identificare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce relative alle proprie competenze nel campo degli audit.

L'autovalutazione non è l'unica strada percorribile perché si può anche ricorrere alla peer review o revisione tra pari che consiste nel chiedere a un collega esperto (sul forum di QualitiAmo ce ne sono tanti!) di rivedere i report e fornire un feedback su aspetti come la chiarezza, la completezza e la precisione.

Anche partecipare come osservatore ad un audit condotto da un altro professionista senior è estremamente utile per crescere professionalmente.

Un piano di formazione continua

Nell'ottica della formazione continua, la nostra Elena Evidenza dovrebbe puntare a mantenere e migliorare la competenza tecnica relativa allo svolgimento degli audit e alla gestione della qualità ma anche rimanere aggiornata sulle ultime tendenze, strumenti e metodologie. Infine, non sarebbe male nemmeno sviluppare ulteriormente le competenze di leadership e management.

I temi da approfondire sono:

  • le sfide avanzate in materia di conformità normativa
  • la gestione del rischio e il decision making basato sui dati
  • lo sviluppo delle competenze di leadership specifiche per la gestione di un team di auditor
  • le tecniche avanzate di comunicazione specifiche per l'audit
  • l'innovazione nel campo dell'audit, la gestione del cambiamento e le nuove tecnologie

Audit interni e benchmarking

Un altro modo per introdurre il concetto di autovalutazione nell'operato dell'auditor è quello di affidarsi al benchmarking, una pratica che consiste nel confrontare le proprie performance e i propri processi con quelli di altre organizzazioni, al fine di identificare opportunità di miglioramento.

Il benchmarking permette di identificare le best practice nel campo dell'audit, fornendo un quadro di riferimento per l'ottimizzazione dei propri processi e metodologie e confrontare le proprie performance con quelle di organizzazioni leader nel settore può fornire spunti preziosi per migliorare il proprio operato.

Per procedere operativamente occorre:

  • definire gli obiettivi specifici che si desidera raggiungere con il benchmarking. Questi potrebbero includere l'ottimizzazione delle procedure di un audit, l'aumento dell'efficacia o l'adeguamento agli standard di settore;
  • identificare gli indicatori chiave di performance (KPI) che saranno utilizzati per misurare e confrontare l'efficacia dell'audit e che potrebbero includere i tempi di ciclo dell'audit, il numero di non conformità identificate o il livello di soddisfazione delle parti interessate;
  • selezionare organizzazioni che siano punti di riferimento per il processo di auditing interno;
  • raccogliere dati relativi ai KPI selezionati;
  • confrontare i dati raccolti con quelli dei riferimenti selezionati;
  • sulla base dei risultati dell'analisi, sviluppare un piano di azione dettagliato che includa misure specifiche e scadenze;
  • implementare le azioni previste e monitorare regolarmente i progressi attraverso gli stessi KPI utilizzati inizialmente. Adattare il piano di azione, se necessario;
  • una volta completato un ciclo di benchmarking, è importante revisionare l'intero processo e aggiornare i KPI e i punti di riferimento per futuri cicli;
  • mantenere una documentazione accurata di tutto il processo di benchmarking, compresi i dati raccolti, l'analisi effettuata e le azioni intraprese. Questo non serve solo come registro per futuri audit, ma anche come strumento di comunicazione con la direzione e le parti interessate
LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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Bilanciamento tra teoria e pratica


Nell'implementare il miglioramento continuo nel processo di audit, la nostra Elena non dovrà fare l'errore che compiono spesso molti professionisti della qualità: sviluppare troppo le conoscenze teoriche, trascurando l'applicazione pratica. Ecco, quindi, alcuni suggerimenti che ci sentiamo di darle:

  • Formazione e aggiornamento continui
    Teoria: partecipare a corsi avanzati, seminari e leggere pubblicazioni accademiche per rimanere aggiornata sulle ultime teorie e metodologie nel campo dell'audit e della qualità.
    Pratica: applicare le nuove conoscenze acquisite in progetti reali, come il riesame delle procedure di audit interno o l'introduzione di nuovi strumenti di qualità
  • Collaborazione e lavoro in team
    Teoria: studiare teorie sulla dinamica di gruppo, la gestione del team e la comunicazione efficace.
    Pratica: utilizzare queste teorie per migliorare la gestione del proprio team, facilitando una comunicazione efficace e un ambiente di lavoro collaborativo
  • Analisi dei dati e decision making
    Teoria: familiarizzare con le ultime tecniche di analisi dei dati e decision-making basato sui dati.
    Pratica: implementare queste tecniche nell'analisi dei risultati degli audit, nella gestione del rischio e nel processo decisionale
  • Gestione del rischio
    Teoria: mantenere una comprensione aggiornata delle teorie e degli strumenti per la gestione del rischio, come l'analisi SWOT o la Failure Mode and Effects Analysis (FMEA).
    Pratica: applicare questi strumenti in audit reali per identificare e mitigare i rischi associati ai processi di qualità
  • Leadership e gestione del cambiamento
    Teoria: studiare modelli di leadership e teorie sulla gestione del cambiamento.
    Pratica: utilizzare queste conoscenze per guidare il team attraverso fasi di cambiamento, come l'implementazione di nuove procedure o tecnologie
  • Feedback
    Teoria: comprendere l'importanza e le metodologie per la raccolta e l'analisi del feedback.
    Pratica: implementare sistemi di feedback come questionari post-audit o sessioni di debriefing per raccogliere dati pratici sulle prestazioni del team
  • Miglioramento continuo
    Teoria: essere al corrente delle teorie e dei modelli di miglioramento continuo come il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).
    Pratica: integrare il ciclo PDCA o altri modelli di miglioramento continuo nei processi di audit per garantire un miglioramento costante

Seguendo queste linee guida, un professionista della qualità può efficacemente bilanciare la conoscenza teorica con l'applicazione pratica, garantendo non solo l'aggiornamento delle proprie competenze ma anche la loro applicazione efficace in contesti reali.

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