ISO 9001: LA STRATEGIA DELL'AUDIT

Come abbiamo già visto in passato, ci sono due tipi di audit che possono essere eseguiti: gli audit di conformità e quelli per la valutazione delle performance. Gli audit eseguiti per valutare la conformità servono a confermare o meno che un'organizzazione sia in grado di soddisfare i requisiti della norma e che i suoi i controlli di gestione confermino che il sistema qualità raggiunga con regolarità i risultati previsti dagli obiettivi della qualità. Gli audit che valutano le performance si concentrano, invece, sulla verifica dell'efficacia dei processi del sistema. Ovviamente, la strada migliore da seguire e quella più completa è integrare i controlli delle prestazioni con le analisi di processo nell'audit di conformità. Del resto, nella ISO 9001:2015 viene spiegato che la ragion d'essere di un sistema di gestione è quella di raggiungere i risultati previsti per i suoi processi quindi è assolutamente normale pensare di condurre controlli sulla conformità del sistema qualità in parallelo alla verifica delle performance anche perché, evolvendosi, un'organizzazione può passare dalla mera conformità alla norma al miglioramento delle proprie prestazioni nel tempo.

Gli audit di conformità richiedono che l'auditor conduca un esame approfondito delle informazioni documentate dei processi: vengono monitorati a campione tutti i processi del sistema qualità e tutti i requisiti della ISO 9001 per assicurarsi che si lavori in maniera conforme a quanto documentato nei processi e/o nella norma.
I controlli sulle performance si concentrano, invece, sul fatto che il il sistema stia raggiungendo i risultati previsti e sul miglioramento dei processi quindi audit di questo tipo prendono in esame le misurazioni dei processo e i controlli fatti.

Se è ovvio che un audit di conformità non possa prescindere da una verifica delle prestazioni, un audit che si basi solo sulle performance potrebbe non prestare alcuna attenzione alla conformità anche se questo modo di procedere non avrebbe alcun senso in un'ottica di ISO 9001.

Per preparare e condurre un audit in modo strategico, è bene suddividere il lavoro in due fasi: una fase di preparazione in cui si pianificherà l'audit e si esamineranno i primi documenti relativi ai processi da verificare e una seconda fase di vera e propria conduzione dell'audit.
Quando un sistema qualità viene implementato, nelle fasi iniziali è necessaria una revisione delle informazioni documentate per garantire che siano pienamente conformi alla ISO 9001. Si tratterà di verificare che siano soddisfatti i requisiti contenuti nel punto 4.4.2 della ISO 9001:2015, cioè di controllare che tipo di documenti possano sostenere il buon funzionamento del processi e che tipo di conservazione è stata pensata per ognuna di queste informazioni documentate. Inoltre, i documenti dovranno anche dimostrare che i processi in corso vengono eseguiti come previsto. Durante questa prima fase di esame documentale, il principio generale alla base del lavoro di verifica sarà quello di controllare che l'organizzazione possa contare almeno sui processi e sui documenti necessari a soddisfare tutti i requisiti della ISO 9001. Un altro principio generale da non dimenticare in questa prima fase è che tutti i processi richiedono la prova che stanno lavorando bene ma che ogni organizzazione - al netto delle informazioni documentate richieste - può determinare in autonomia quale documentazione di processo sia necessaria per garantire le prestazioni richieste dalla norma. Anche quanto tempo conservare ogni documento è una decisione dell'organizzazione e può essere basata su molti fattori tra cui la dimensione dell'azienda, la competenza del personale, il rischio connesso al processo e la sua maturità. I sistemi qualità non dovrebbero essere progettati per soddisfare gli auditor ma per rendere un'organizzazione di successo. Per ciò che riguarda il lavoro di pianificazione da fare in questa prima fase dell'audit, va ricordato che un audit di sistema dovrà coprire tutti i processi di un sistema qualità e tutti i requisiti normativi.
La seconda fase dell'audit riguarda la sua esecuzione nei posti fisici dove vengono svolti i processi. Cercate di organizzare la verifica tenendo conto di:

• rischi e opportunità - abbiate ben presente la valutazione dei rischi e delle opportunità condotta durante la pianificazione dell'audit per garantire che la verifica del sistema qualità punti a dimostrare che il sistema è in grado di raggiungere il suo "scopo previsto". Assicuratevi di verificare le azioni individuate per mitigare i rischi e per sfruttare le opportunità, analizzando come i rischi e le opportunità siano stati considerati in base a come possono influenzare la conformità dei prodotti e dei servizi e la soddisfazione del cliente
• pianificazione - se presenti, valutate le prestazioni del sistema qualità rilevate negli audit precedenti e cercate in base a queste di migliorare la verifica approfondendo la valutazione dei processi più critici per l'allineamento del contesto, le aspettative delle parti interessate, la politica per la qualità e gli obiettivi fissati, ecc. Studiate i verbali dei riesami della direzione per avere ben chiari i risultati delle attività dell'organizzazione e valutare se essi stiano migliorando e se il sistema qualità stia raggiungendo i risultati attesi

Vediamo qualche esempio, area per area, di come impostare il lavoro in maniera strategica:

• leadership - qui si deve per forza partire da un'intervista al top management per valutare il suo impegno nei confronti della qualità;
• progettazione di un nuovo prodotto - il processo di progettazione di un prodotto inizia con il processo di vendita e continua con quello di pianificazione per stabilire le tempistiche di progettazione e di fabbricazione (o di fornitura del servizio). Non dimenticat6e di controllare le interfacce tra i diversi processi;
• produzione e fornitura di servizi - questo è il processo che fornisce effettivamente il prodotto o il servizio al cliente e qui è importante concentrare i controlli perché si tratta di un processo critico per la consegna di “buoni” prodotti e servizi ai clienti;
• processo di supporto - questo processo è ugualmente molto importante perché include la gestione delle risorse, delle persone, delle infrastrutture, dell'ambiente per il buon funzionamento dei processi e dei processi di comunicazione. I processi di supporto, nella maggior parte dei casi, non sono verificabili in una sola area aziendale ma vanno verificati in tutta l'organizzazione

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