GLI AUDIT INTERNI: SAPEVATE CHE...?

Gli audit si dividono in due grandi categorie:

• audit esterni che, a loro volta, si dividono in:
  • audit di seconda parte se vengono eseguiti da un'organizzazione nei confronti di un'altra organizzazione.
    Tipicamente sono gli audit che le aziende clienti effettuano sui loro fornitori per soddisfare il punto 8.4.1 della ISO 9001:2015, per selezionare i propri fornitori, per aiutare i fornitori a migliorare il Sistema Qualità, per aiutarsi reciprocamente a comprendere i rispettivi requisiti della ISO 9001:2015, ecc.
  • audit di terza parte che nacquero perché negli '60 - a causa dell'interesse crescente per la Qualità, i fornitori erano quasi assediati dagli auditor delle aziende clienti e alcune ricevevano così tanti audit di seconda parte da non riuscire quasi più a svolgere le normali attività quotidiane.
    Fu per questo che venne sviluppato lo standard ISO 9001 che permise ad appositi organismi di effettuare audit di terza parte e dare, in questo modo, evidenza di come lavorasse un'azienda riducendo, così, il ricorso agli audit di terza parte. Oggi, purtroppo, soprattutto in certi campi stiamo assistendo al fenomeno opposto visto che molte aziende clienti tendono a non fidarsi più della certificazione di terza parte e preferiscono condurre audit privati presso i fornitori che considerano chiave per le loro attività
• audit interni: sono quelle verifiche che vengono fatte da un'organizzazione sul proprio modo di lavorare per confermare che il Sistema Qualità stia funzionando come previsto.
  Ci sono molte ragioni per effettuare audit di prima parte. Tra queste ricordiamo le seguenti:
  • il punto 9.2 della ISO 9001:2015 le richiede
  • il management ha bisogno di questo meccanismo di feedback e controllo per gestire al meglio il sistema e utilizzarlo come strumento strategico
  • la cosa migliore è individuare e correggere eventuali non conformità prima che vengano evidenziate da un audit di seconda o di terza parte
  • l'organizzazione dovrebbe migliorare sistematicamente e la verifica interna è uno strumento validissimo per affrontare questo percorso

Le verifiche che vengono effettuate per determinare se l'organizzazione sia conforme a uno standard di qualità vengono definite audit di sistema della qualità.
Questo tipo di controllo richiede all'auditor la giusta sensibilità necessaria per stabilire, tra le altre cose, se i controlli di processo siano o meno adeguati alle sue caratteristiche e di quale tipo siano i suoi rapporti con gli altri processi del sistema e può includere i seguenti approcci:

• analisi dei processi individuali in termini di: input / output / attività a valore aggiunto / plan / do / check / act
• analisi delle relazioni con gli altri processi in termini di: flussi / sequenza / collegamenti / interazioni / comunicazioni
• ricerca dei riscontri rispetto ai requisiti dei clienti che si esplicano attraverso i processi
• analisi delle problematiche irrisolte e delle segnalazioni legate ai processi

Gli audit di processo possono comprendere processi e sottoprocessi come, ad esempio:

• contesto dell'organizzazione
• leadership
• pianificazione
• supporto
• attività operative
• valutazione delle performance
• miglioramento

I vantaggi di un audit di sistema di prima parte condotto bene sono innumerevoli. Tra questi ricordiamo il fatto che:

• fornisca informazioni utili al riesame della direzione
• dimostri il coinvolgimento della direzione (soprattutto se alle verifiche interne vengono riservate risorse adeguate anche in termini di tempo, se lo scopo degli audit viene spiegato chiaramente dal top management e se ci si sforza di far recepire il messaggio che la verifica non serve per valutare le prestazioni dei singoli collaboratori ma quelle dell'intero sistema)
• migliori la consapevolezza, la partecipazione, il coinvolgimento e la motivazione del personale
• offra un'opportunità di migliorare su base continua
• migliori la fiducia dei clienti e la loro soddisfazione
• migliori le performance dell'organizzazione

Se proviamo ad analizzare le attività di un audit di prima parte secondo il ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act) avremo, tra le altre:

• Plan: richiedere l'autorizzazione a svolgere l'audit , stabilire obiettivi ed estensione della verifica, determinare le responsabilità e le risorse, decidere quali documenti di supporto analizzare, valutare la competenza necessaria per l'auditor che dovrà svolgere la verifica, pianificare la verifica, informare i soggetti da coinvolgere
• Do: valutare gli auditor che dovranno svolgere la verifica e selezionarli, preparare la documentazione di supporto, svolgere l'audit, registrare le evidenze oggettive
• Check: monitorare la situazione, riesaminarla periodicamente, identificare la necessità di azioni correttive, identificare le opportunità di miglioramento
• Act: tutte le attività legate al miglioramento

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Per stabilire gli obiettivi di un audit andranno considerati alcuni fattori tra i quali ricordiamo:

• le priorità stabilite dal management
• i requisiti del sistema di gestione
• le strategie commerciali
• i requisiti di legge, quelli normativi e quelli contrattuali
• la necessità di rivalutazione dei processi
• le esigenze del cliente
• le esigenze delle altre parti interessate
• i rischi potenziali dell'organizzazione

PER SAPERNE DI PIU':