IL RUOLO DEI TEAM NEL MIGLIORAMENTO
CONTINUO

La crescita professionale delle persone e il loro coinvolgimento nelle attività di miglioramento, sia individualmente che attraverso il lavoro di gruppo, è una caratteristica fondamentale nell'approccio di un'azienda alla ISO 9001:2015. Un aspetto chiave di questo processo è che, coinvolgendo le persone, si fa pieno uso delle capacità e delle conoscenze di tutti i collaboratori a beneficio degli individui e dell'organizzazione e si crea una cultura di gruppo. In particolare, i riscontri migliori si hanno quando le persone si abituano a lavorare in team. La spinta a migliorare la qualità, ovviamente, deve avere origine ai vertici di un'organizzazione ma, una volta che i problemi principali sono stati identificati e si è deciso su cosa intervenire, i team possono essere di grande aiuto nel portare avanti il miglioramento a livello operativo.

I gruppi possono essere formati ovunque, all'interno di un'azienda, e funzionano per quasi tutto. Ci sono un certo numero di tipologie diverse di gruppi di lavoro, con differenti caratteristiche operative ma tutte possono fungere da mezzo per coinvolgere le persone nelle attività di miglioramento, per fare in modo che le performance dell'organizzazione si allineino alle attese.
Alcuni team possono avere un focus ristretto perché i loro membri provengono da una sola area aziendale, mentre altri, essendo più trasversali, possono affrontare problematiche di livello più alto. Ogni tipo di gruppo di lavoro ha i suoi vantaggi. Deve essere ben chiaro, però, che la direzione non può aspettarsi di mettere insieme i membri di un team e che il gruppo inizi in autonomia a lavorare in modo efficace se non l'ha mai fatto prima, se non ha formazione, se non è stato supportato con attività di coaching e se non ha le risorse necessarie. In tali circostanze, infatti, non c'è da meravigliarsi se il gruppo di lavoro naufraga alla prima difficoltà, magari entro pochi mesi dalla sua creazione.

I gruppi di lavoro possono contribuire al miglioramento continuo di un'organizzazione in molti modi. Ad esempio possono:

• supportare le persone nella comprensione e nella messa in pratica dei principi della qualità;
• aiutare nelle attività FMEA;
• lavorare per migliorare la comunicazione all'interno dell'azienda e con i clienti, i fornitori e le altre parti interessate;
• supportare i l controllo statistico di processo;
• coinvolgere le persone in certi processi decisionali, aiutandole a supportarli con la loro esperienza specifica;
• trovare modi per migliorare il morale delle persone;
• aiutare nel benchmarking;
• supportare la formazione dei colleghi;
• aiutare le persone a trovare la soluzione migliore ai problemi;
• aiutare a far crescere i fornitori;
• supportare i colleghi nell'adattarsi al cambiamento, sfruttandolo a proprio vantaggio;
• incoraggiare le persone a essere leader nell'applicare al meglio la qualità;
• costruire una responsabilità collettiva e condivisa e supportare lo sviluppo di un senso di appartenenza all'azienda;
• aiutare le persone a sfruttare il loro potenziale;
• supportare i colleghi nel cambiare quegli atteggiamenti e quei comportamenti che non sono in linea con la qualità e con la collaborazione;
• migliorare l'efficacia operativa, facendo in modo che le persone lavorino in una direzione comune e in sinergia

Possono esserci molti tipi di gruppi di lavoro con caratteristiche diverse per ciò che riguarda, ad esempio, l'appartenenza, l'autonomia, l'ambito di attività, l'autorità decisionale, l'accesso alle informazioni, il potenziale risolutivo dei problemi, le risorse e la durata della loro vita e tutti possono essere utilizzati nel processo di miglioramento. Ne ricordiamo due:

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

• i circoli della qualità che hanno caratteristiche diverse da quelle di altri team e che sono stati oggetto, negli anni, di molti approfondimenti da parte degli esperti della qualità. Anche se questo particolare tipo di gruppo di lavoro è pressoché scomparso in Occidente, dove non erano stati compresi e praticati appieno i principi del Total Quality Management prima di utilizzare questi team in maniera massiccia, viene ancora utilizzato con un successo ben documentato in Oriente per la sua grande capacità di risoluzione dei problemi e per supportare, nel tempo, la spinta verso il miglioramento continuo. Un circolo della qualità non è altro che un gruppo formato dai sei agli otto volontari appartenenti alla stessa area aziendale che si incontrano per un'ora ogni settimana o ogni quindici giorni, sotto la guida del proprio responsabile, per risolvere i problemi relativi all'area o per capire come migliorare le proprie attività lavorative.
  Le caratteristiche tipiche dei circoli della qualità sono:
  • l'adesione su base volontaria e il fatto che le persone possano rinunciare come e quando vogliono a parteciparvi;
  • l'appartenenza dei membri del circolo ad un unico dipartimento e il fatto che svolgono un lavoro simile;
  • il medesimo livello gerarchico di tutti i membri del circolo;
  • la libertà di selezionare i problemi e i progetti che il gruppo desidera affrontare che, di conseguenza, sono quelli con cui le persone hanno a che fare quotidianamente;
  • nessuna interferenza da parte della direzione nel lavoro
  • i membri sono addestrati all'uso dei sette strumenti di base per il controllo della qualità, nella gestione delle relazioni, nel partecipare e condurre una riunione, nel team building, nella gestione dei progetti e nelle tecniche di presentazione;
  • le riunioni dei circoli della qualità sono, generalmente, brevi ma numerose;
  • vi è una pressione minima per risolvere il problema entro un determinato periodo di tempo
  • un facilitatore è disponibile per assistere il circolo nel suo lavoro;
  • le soluzioni fornite dal team vengono valutate in termini di efficacia e di costi;
  • i risultati, le soluzioni e le raccomandazioni del circolo della qualità vengono mostrati alla direzione per avere un feedback, di solito in una presentazione formale;
  • una volta implementata, il team controlla gli effetti della soluzione proposta e considera eventuali miglioramenti futuri;
  • il circolo della qualità effettua una riesame critico di tutte le sue attività legate al progetto completato
• i team di miglioramento della qualità possono comprendere membri di un unico dipartimento, essere interfunzionali e includere anche rappresentanti dei clienti e dei fornitori. Gli obiettivi di questi gruppi di lavoro rientrano nelle voci generali di miglioramento della qualità quindi, soprattutto, eliminazione degli sprechi e aumento delle attività a valore aggiunto e miglioramento della produttività.
  Le caratteristiche tipiche dei team di miglioramento della qualità, che sono più varie rispetto a quelle di qualsiasi altro tipo di team, sono:
  • adesione di tipo volontario o obbligatorio;
  • composti da lavoratori operativi, manager o un mix di manager e operativi. Alcune squadre prevedono una gamma completa di persone appartenenti ai diversi livelli della gerarchia organizzativa;
  • i progetti da affrontare possono nascere come risultato di un'iniziativa spontanea, per la necessità di intraprendere una qualche forma di azione correttiva, a causa di un'alta incidenza di difetti, per risolvere problemi con clienti e fornitori o come opportunità per il miglioramento;
  • il team viene, solitamente, formato per soddisfare un obiettivo specifico;
  • il gruppo può avere una durata variabile ma, solitamente, si scioglie quando viene risolta la problematica che sta affrontando;
  • i membri del team sono, generalmente, persone esperte nel problem solving;
  • il team è autonomo e ha il potere di intraprendere qualsiasi azione necessaria per risolvere il problema e migliorare il processo;
  • a volte può essere necessaria l'assistenza di un facilitatore per fornire consigli sulla risoluzione dei problemi, sull'uso degli strumenti e delle tecniche di gestione della qualità specifici

Affinché i gruppi di lavoro che si impegnano nel miglioramento continuo siano di reale supporto all'organizzazione occorre che:

• l'obiettivo di ogni gruppo sia stato definito dal top management;
• la squadra venga guidata dal management;
• il team abbia natura temporanea;
• il progetto di cui si deve occupare il gruppo sia specifico, significativo e in grado di restituire risultati entro un lasso di tempo prestabilito;
• il team sia organizzato per garantire che vengano impiegati i talenti e le capacità di tutti i membri e che le persone che vi partecipano siano idonee alla risoluzione della problematica affidata al team;
• l'ambito dell'attività da svolgere sia trasversale, in modo da sfruttare le conoscenze di tutti i membri;
• la partecipazione sia legata all'esperienza, alla formazione e alle capacità delle singole persone;

PER SAPERNE DI PIU':