ISO 19011: COSA E' CAMBIATO E COME
QUESTI CAMBIAMENTI SI RIFLETTONO
SULL'ATTIVITA' DEGLI AUDITOR

Come abbiamo scritto tempo fa (trovate tutti i riferimenti in calce all'articolo), sono 5 le grandi novità della ISO 19011 che hanno un riscontro diretto sulle attività degli auditor.
Vediamole una ad una.

Integrità

La parola "integrità" era presente anche nella vecchia norma ma in questa viene isolata e il concetto che sottende, rafforzato.

Gli auditor dovranno restare imparziali e cercare di essere giusti oltre che equilibrati in tutte le fasi della verifica ispettiva, mostrando di essere onesti, diligenti e responsabili oltre che di rispettare - com'è naturale che sia - tutti i requisiti e le cogenze applicabili.

La rivista "Quality Progress" ci offre qualche suggerimento di come, praticamente, debba comportarsi un auditor che voglia mostrarsi integro.
Se - ad esempio - dovesse scrivere nel suo rapporto che: "Nel corso del 2012 non sono state presentate richieste di cambiamento di alcuna parte del sistema" e una di queste richieste, poi, dovesse "saltare fuori" più tardi, l'auditor perderebbe credibilità e la fiducia che l'organizzazione ripone in lui sarebbe inevitabilmente compromessa.
Se - però - lui scrivesse: "Non è stata riscontrata evidenza che sia stata presentata richiesta di cambiamento di alcuna parte del sistema", ecco che le parole dell'auditor rimarrebbero valide anche se qualcuno tirasse fuori a posteriori questa richiesta, spiegando che la persona auditata aveva dimenticato di sottoporla al verificatore.

Anche promettere di inviare il verbale dell'audit entro una data ben precisa è pericoloso se ancora non si ha un'idea precisa dei propri impegni a breve termine. E' sempre meglio, dunque, evitare di dire: "Vi invierò il verbale lunedì prossimo", preferendo una frase del genere: "Ho pianificato di inviarvi il verbale lunedì prossimo".

Sembrano differenze sottili ma spesso sono quelle che pregiudicano o rafforzano la fiducia in una figura professionale.

L'integrità professionale impone agli auditor anche di rispettare le tempistiche previste per lo svolgimento della verifica ispettiva e concordate e di avvertire per tempo chi di dovere per comunicare eventuali sforamenti chiedendo preventivamente il permesso di spostare il termine dell'audit un po' più in là nel tempo.

Fa sempre parte di questo punto la disponibilità che un auditor deve avere di lasciare alla persona auditata tutto il tempo necessario per fornire evidenze oggettive di ciò che sta sostenendo.

Un'altra cosa estremamente importante da fare al termine dell'audit per assicurare integrità è quella di riassumere brevemente con la persona auditata il risultato della verifica ispettiva, lasciandole la possibilità di commentare eventuali punti poco chiari della sua esposizione, integrandoli con le informazioni che a suo giudizio risultano mancanti per avere un quadro della situazione realistico e veritiero.

Riservatezza

La riservatezza impone che un auditor non divulghi le informazioni di cui è entrato in possesso durante la verifica ispettiva, soprattutto se da queste informazioni ricavasse qualche vantaggio personale.

Come vedete, questo principio sarebbe tranquillamente potuto ricadere sotto a quello dell'integrità ma la nuova ISO 19011 ha preferito mantenerli separati per dare loro maggiore enfasi.

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E' importante anche che un auditor protegga i dati confidenziali dei quali può venire in possesso informandosi sulle procedure interne previste per salvaguardarne la riservatezza e per la gestione di eventuali registrazioni cartacee o elettroniche.

Conviene anche concordare preventivamente i nomi da includere nella lista di distribuzione del verbale dell'audit e discutere di eventuali permessi necessari per fare fotografie, fotocopie di documenti, ecc.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':