IL RUOLO DELLA CHECK LIST NEGLI
AUDIT ISO 9001

Prendendo spunto dal documento preparato dall'ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance, dal titolo: "The role and value of the audit checklist", torniamo sull'argomento checklist per esaminarne l'utilità durante lo svolgimento di un audit ISO 9001 ma, soprattutto, la necessità.

Partiamo facendovi subito una domanda: come fate ad assicurarvi che la verifica ispettiva interna che state preparando copra tutti i requisiti indicati nella norma? Pensate che uno strumento come la checklist possa essere utile al vostro scopo anche per risparmiare del tempo?

Nel paragrafo 6.4.3 della ISO 19011, si specifica che documenti come la checklist e un piano dell'audit "possono" essere inclusi nelle fasi di preparazione della verifica ispettiva.
Viene anche specificato che l'uso della checklist e di eventuali altri moduli non deve limitare le normali attività legate all'audit ISO 9001 che possono variare in base ai risultati e ai dati raccolti durante la verifica.

Una checklist, dunque, può essere un valido supporto per non dimenticare di verificare nemmeno uno dei requisiti riportati nella norma di riferimento ma non è assolutamente necessaria.
Sul fatto, poi, che una checklist possa essere più o meno utile, questo dipende da molti fattori come, ad esempio, dalle necessità che hanno i nostri clienti, da eventuali vincoli relativi a tempistiche e costi e, infine, dall'esperienza degli auditor ISO 9001.

Gli auditor, dunque, dovrebbero percepire la checklist come valore aggiunto e utilizzarla solo se la ritengono tale.

Ci sono, però, sicuramente dei motivi validissimi per utilizzare una checklist durante l'audit. Vediamo quali sono i principali:

• aiuta a pianificare meglio la verifica
• assicura un buon approccio
• aiuta a seguire una strada tracciata in precedenza, portando ad un notevole risparmio di tempo
• serve come promemoria
• supporta le tecniche per fare buone domande e per ottenere maggiori informazioni
• aiuta l'auditor a svolgere una verifica migliore
• aiuta ad affrontare l'audit in maniera sistematica e a raccogliere le evidenze necessarie
• fornisce la struttura della verifica e assicura che lo scopo dell'audit venga rispettato
• offre un valido supporto per registrare le note e le osservazioni raccolte durante lo svolgimento del colloquio
• diviene a tutti gli effetti una registrazione della Qualità e, quindi, la prova che l'audit si è svolto in un certo modo
• può diventare una base utilissima per sviluppare la pianificazione di verifiche future sulla medesima area aziendale
• può essere anticipata alla persona che verrà auditata perché possa prepararsi alla verifica

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Detto questo, ci sono, però, anche molte ragioni che spingono dalla parte possa e, cioè, a non utilizzare questo strumento. Di seguito proveremo ad elencare le più importanti:

• può intimidire la persona che viene auditata
• il suo focus potrebbe essere troppo limitato per identificare i problemi specifici di alcune aree
• può contribuire ad ingessare troppo l'audit se condotto da un verificatore poco esperto che si appoggi solo alla checklist
• non è un sostituto della fase di pianificazione della verifica che potrebbe venire trascurata
• può creare problemi di comunicazione durante il colloquio

PER SAPERNE DI PIU':