Audit ISO 9001: consigli al professionista Qualità per svolgerli al meglio

Consiglio n° 1

Contattate chi deve sottoporsi all'audit ISO 9001 almeno 4 volte prima della data fissata.

Primo contatto (via e-mail o, comunque, in forma scritta): il primo contatto da parte del responsabile qualità avverrà una volta decisa la pianificazione annuale delle verifiche ispettive interne. Ogni responsabile d'area riceverà una copia del piano approvato dalla Direzione e saprà quando è fissato l'audit presso la propria area di competenza.

Secondo contatto (via e-mail o, comunque, in forma scritta): un mese prima dell'audit ISO 9001 è bene spedire un reminder al responsabile. Questo gli permetterà di organizzare meglio il lavoro, prevedendo che, in quella data, alcune sue risorse saranno impegnate nella verifica.

Terzo contatto (via e-mail o, comunque, in forma scritta): una settimana prima della verifica invierete un programma dettagliato di come si svolgerà l'incontro: l'orario esatto, il posto deciso per l'audit e un programma di massima relativo agli argomenti che verranno toccati nel corso dell'incontro.

Quarto contatto (a voce: telefonata o altro): il giorno prima della verifica fate una telefonata veloce per assicurarvi che il responsabile dell'area si ricordi dell'appuntamento e per verificare che tutto sia a posto.

Naturalmente lasciamo alla vostra sensibilità decidere se davvero occorrano 4 contatti prima di un audit ma la nostra personale esperienza ci ha insegnato che, spesso, si tende a dimenticare gli impegni, anche quelli più importanti e che questo avviene, soprattutto, quando c'è un grande carico di lavoro al quale fare fronte.
Le verifiche ispettive interne non devono mai essere una "sorpresa", pena il loro quasi sicuro fallimento.
Lasciate che le persone abbiano il tempo di prepararsi serenamente a sostenerle: ricordate che il vostro compito primario è fare in modo che la Qualità venga applicata non quello di trovare non conformità.

Consiglio n° 2

Quando programmate un audit ISO 9001, tenete in considerazione il fatto che non dovrete sovraccaricare troppo il reparto che andrete a sottoporre a verifica. E' sicuramente meglio svolgere audit più ravvicinati ma più corti che non svolgere un audit di 3 giornate una sola volta all'anno.
Ricordate, infatti, che le persone non hanno solo la verifica ispettiva come impegno da portare a termine in una giornata. Fate dunque in modo di "distrurbare" il meno possibile il normale svolgimento del lavoro quotidiano.

Consiglio n° 3

Una delle cose più difficili da fare se ci riferiamo al mondo degli audit ISO 9001 è quella di dare un rapido seguito alle azioni correttive richieste.
Gli auditor ISO 9001, infatti, sono spesso frustrati dalle tempistiche infinite che i responsabili dei singoli dipartimenti aziendali utilizzano per risolvere un problema evidenziato durante una Verifica Ispettiva Interna.

Un modo che vi consigliamo per velocizzare l'iter è quello di legare le tempistiche di risoluzione delle non conformità evidenziate ad obiettivi di performance approvati dall'Alta Direzione.
Ad esempio, si può stabilire che uno degli obiettivi dell'organizzazione sia quello di dare un seguito alle non conformità entro due settimane.

Consiglio n° 4

Perché una non conformità individuata in sede di audit interno sia seguita dall'implementazione di un'azione correttiva efficace, è fondamentale che abbia queste 3 caratteristiche:
1) deve essere ben comprensibile (se le persone non la comprenderanno non avranno nessuna intenzione di gestirla, quindi assicuratevi di averla spiegata bene)
2) deve poter essere corretta
3) deve essere sostenibile (se sarà anche solo un po' attaccabile chi la riceverà, forse, preferirà sostenere che ha agito correttamente piuttosto che pensare a come correggere ciò che ha fatto)

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Consiglio n° 5

Se nell'audit precedente avete rilevato azioni correttive da implementare, assicuratevi che abbiano effettivamente risolto il problema.
Troppe volte gli auditor si limitano a verificare la presenza di azioni follow-up, dimenticando che ogni cosa diventa inutile e persino dannosa se non risolve il problema individuato, perché fa solo perdere del tempo.
Ciò che bisogna verificare, dunque, è che l'azione correttiva abbia definitivamente corretto il problema che era stato individuato.

Consiglio n° 6

Durante un audit ISO 9001 assicuratevi di fare la domanda giusta alla persona giusta. Non c'è nulla di peggio, infatti, che perdere tempo e farne perdere agli altri annaspando nella poca chiarezza del processo da esaminare.

Quando preparerete la vostra checklist per condurre la verifica ispettiva, dunque, assicuratevi di aver capito bene come si svolgono tutte le attività che andrete ad esaminare.

Consiglio n° 7

Per essere davvero utile un audit ISO 9001 deve essere condotto bene da entrambe le parti, ecco perché sarebbe utile consegnare un breve promemoria ai vostri colleghi che "subiranno" l'audit per spiegare loro come comportarsi. Consideratelo una "prova generale" in vista degli audit esterni (dei clienti o dell'ente certificatore).

Cosa fare:

• Non mentite
• Se non ritenete di essere l'interlocutore giusto per rispondere ad una certa domanda, ditelo chiaramente
• Se non sapete rispondere ad una domanda che vi è stata fatta, non arrampicatevi sugli specchi ma offritevi di andare a cercare la risposta
• Se qualcosa non funziona non cercate di nasconderlo ma parlatene chiaramente: l'audit interno viene fatto proprio allo scopo di individuare eventuali problemi nell'implementazione del sistema. Nasconderli porterebbe solo ad evidenziare queste pecche più avanti, magari in occasione di un audit dell'ente certificatore o di un cliente
• Rispondete in maniera chiara e concisa alle domande che vi vengono fatte. Non divagate e non raccontate anedotti, a meno che non vi venga richiesto in maniera specifica
• Cercate di non vedere nelle domande che vi vengono rivolte più di quello che in realtà c'è
• Non divulgate segreti aziendali senza aver prima chiesto il permesso al management
• Non preoccupatevi, cercate di rilassarvi. Molte delle non conformità che vengono rilevate durante una verifica ispettiva sono considerate come "minori" e possono essere corrette facilmente
• Non prendete le domande che vi vengono fatte dal punto di vista personale. L'auditor sta verificando le performance dell'azienda non le vostre
• Siate gentili ed educati, evitate posizioni di chiusura e di rifiuto

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