IL PARAGRAFO 5.1 DELLA ISO 9001:2015 - LEADERSHIP E IMPEGNO - 2

di Staff di QualitiAmo

(Prima parte)

Integrazione nel business

• essere responsabile del fatto che il Sistema Qualità contribuisca a gestire il business dell'organizzazione e che non sia qualcosa di avulso da esso: anche questo è un requisito nuovo che troviamo per la prima volta nella nuova versione dello standard. Negli anni scorsi si è assistito spesso a Sistemi Qualità completamente avulsi dalle reali attività delle organizzazioni, disconnessi dall'operatività quotidiana del lavoro. I processi del Sistema Qualità devono diventare, invece, il modo per gestire l'organizzazione in maniera olistica ed essere incorporati nel business aziendale. Le azioni correttive, ad esempio, devono diventare il mezzo attraverso il quale risolvere i problemi quotidiani e il riesame del sistema deve diventare lo strumento attraverso il quale la Direzione rivede dati e informazioni per prendere le giuste decisioni per indirizzare business e sistema. Gli audit interni saranno semplicemente il mezzo attraverso il quale ci assicuriamo che si lavori come stabilito e, in generale, la ISO 9001:2015 va implementata per gestire meglio il lavoro nella suo insieme;

Approccio per processi e Risk-based thinking

• farsi promotore dell'importanza dell'approccio per processi e della necessità di affrontare i rischi: anche questo è un requisito nuovo. La prima parte del requisito ricorda il paragrafo 4.4 che richiede che i processi siano definiti e formalizzati. Approcciare il lavoro tramite i processi significa gestire tutte le attività tenendo ben presenti input, output, risorse, misurazioni, monitoraggi, miglioramento, addestramento e formazione, ecc.
  La seconda parte del requisito riguarda il risk-based thinking, cioè la gestione dei rischi. Di rischi e opportunità si parlerà in maniera specifica nel paragrafo 6.1 ma qui possiamo iniziare a dire che gestire rischi e opportunità significa utilizzare le nostre risorse in maniera proattiva e nel modo più efficiente possibile. Per farlo occorre:
  • analizzare l'ambiente in cui si opera e l'interno dell'organizzazione;
  • identificare rischi e opportunità;
  • determinare quali rischi e opportunità siano più significativi;
  • determinare quali azioni occorrano per gestire in maniera proattiva rischi e opportunità;
  • valutare su base continua l'efficacia delle azioni intraprese per gestire rischi e opportunità.

Disponibilità delle risorse

• assicurarsi che siano disponibili tutte le risorse necessarie a far funzionare al meglio il sistema: niente può funzionare a dovere senza le risorse necessarie e chi deve metterle a disposizione è, naturalmente, il top management. Attraverso la pianificazione strategica e il riesame della Direzione vanno identificate le necessità relative alle risorse e va sviluppato un piano per metterle a disposizione;

Comunicazione e coinvolgimento

• far capire a tutti i collaboratori quanto sia importante il Sistema di gestione della Qualità e perché conformarsi ai requisiti sia fondamentale: questo requisito si riferisce direttamente alla comunicazione in carico alla Direzione che non può in alcun modo essere delegata ad altri. Avviare questo tipo di comunicazione significa partecipare attivamente e far partecipare gli altri alla definizione delle azioni correttive, analizzare e far analizzare i feedback dei clienti, impegnarsi nell'identificare rischi e opportunità, partecipare agli audit, valutare i progressi avendo come riferimento gli obiettivi e partecipare alla stesura dei piani necessari per raggiungerli, partecipare alla costruzione della conoscenza aziendale, guidare il riesame della Direzione e condividere con il resto dell'organizzazione i risultati.
  La comunicazione è fondamentale se si vuole fare davvero Qualità all'interno di un'organizzazione e la nuova ISO 9001 lo sottolinea fortemente. E' questo, infatti, l'unico modo per non avere un sistema imposto dall'alto ma condiviso. Il processo di comunicazione deve definire cosa occorra comunicare, a chi, come e quanto frequentemente. Il top management può comunicare in un'infinità di modi. Tra questi ricordiamo:
  • riunioni;
  • policy;
  • email;
  • ecc.
  La direzione dovrà, anche, concepire una struttura adatta al raggiungimento degli obiettivi e creare un ambiente capace di motivare le persone;
• assicurarsi che il Sistema Qualità produca gli output attesi: per funzionare bene, un Sistema Qualità consuma risorse ed è quindi necessario che dia una contropartita. Che si tratti di riduzione degli scarti, di maggiore soddisfazione dei clienti o di un aumento dei profitti, la Direzione deve assicurarsi che le risorse impiegate diano i frutti attesi. Sarà attraverso il riesame che si potranno valutare adeguatezza ed efficacia del sistema;
• coinvolgere i collaboratori nel Sistema Qualità: anche in questo caso si tratta di un requisito nuovo che si può mettere in atto partecipando attivamente al riesame della Direzione e analizzando per bene tutti gli input;

Promozione del miglioramento

• incoraggiare le attività di miglioramento: requisito nuovo anche questo che si sdoppia in due chiedendo che l'Alta Direzione sia consapevole degli sforzi tesi al miglioramento che hanno luogo all'interno dell'organizzazione. In secondo luogo, deve comunicare il proprio supporto a questi sforzi. Un modo ottimale di promuovere queste attività è quello di partecipare direttamente al processo di miglioramento, almeno quando è possibile;
• assistere gli altri manager aziendali nel mostrare leadership: il middle management è spesso la parte debole delle organizzazioni e può ostacolare tutto ciò in cui non crede. Convincerlo dell'utilità del Sistema Qualità significa indurlo a partecipare attivamente alla sua realizzazione e farsi supportare nel difficile lavoro di guidarlo;
• assicurarsi che i requisiti dei clienti siano ben determinati e soddisfatti;
• assicurarsi che i requisiti di legge e normativi siano determinati e soddisfatti.

In questo paragrafo non viene richiesta alcuna informazione documentata ma è chiaro che la Direzione deve essere in grado di mostrare in qualche modo di essere coinvolta attivamente nello sviluppo e nella gestione del Sistema Qualità. Starà alle singole organizzazioni scegliere il modo migliore per farlo.

Tra i processi che possono coprire questi requisiti troviamo:

• pianificazione;
• riesame della Direzione;
• comunicazione interna;
• struttura dell'organizzazione;
• ecc.

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