ISO 9001:2015 - DOMANDE E RISPOSTE - 5
Risposte ad alcuni dubbi che hanno per tema la ISO 9001
Domanda: le organizzazioni come possono affrontare nel modo giusto i requisiti del punto 7.1.6 della ISO 9001:2015 che riguarda la gestione della conoscenza aziendale?
Risposta: partiamo specificando che la "conoscenza" è costituita dalle informazioni, dalla comprensione e dell'abilità che si ottengono con l'esperienza o con la formazione. In ogni caso, per affrontare al meglio questo requisito, si dovrebbe concordare una definizione operativa di "conoscenza dell'organizzazione" e decidere cosa rientri in quest'ambito
Ogni organizzazione deve, poi, determinare come questo punto si possa applicare alla sua attività e ai suoi processi, quindi non esiste una risposta univoca alla domande. Partiamo ricordando i requisiti relativi al knowledge managament contenuti nella ISO 9001:
- determinare le conoscenze necessarie per il funzionamento dei processi e per ottenere la conformità di prodotti e servizi. In relazione a questo primo gruppo di requisiti, ognuno dovrebbe considerare quali sono i processi sui quali vuole lavorare e quali conoscenze si ritiene che siano disponibili o necessarie per garantire un funzionamento ottimale dei processi, la valutazione dei processi, la competenza delle persone, le eventuali consulenze di cui si potrebbe necessitare e gli elementi chiave del prodotto (o del servizio) da considerare, ecc.
- mantenere la conoscenza e renderla disponibile nella misura appropriata. Relativamente a questo secondo gruppo di requisiti andrebbe considerato come viene mantenuta la conoscenza (digitalmente, con note scritte a mano, ecc.), dove viene conservata (database, dicumenti, server, servizi cloud, ecc.), come la si rende disponibile (mediante formazione, procedure, ecc.), come viene mantenuta la disponibilità delle conoscenze maturate e come vengono protette (crittografia, password, ecc);
- considerare la conoscenza attuale di un'organizzazione e determinare come acquisire o accedere a qualsiasi conoscenza aggiuntiva necessaria ad affrontare nuove esigenze e tendenze. Per quest'ultimo blocco di requisiti, bisognerà considerare le evidenze che indicano la necessità di nuove conoscenze, come identificare quali conoscenze aggiuntive sono necessarie, come e dove ottenerle, come aggiornare le conoscenze e quanto spesso. Il tutto andrebbe correlato ai requisiti relativi ai ruoli, alle responsabilità e alle risorse, alla gestione delle recensioni e dei giudizii della clientela, agli audit, ai documenti di controllo, alla conservazione dei dati, ecc.
Se, poi, si è interessati ad andare oltre i requisiti di base del punto 7.1.6, si può considerare anche il concetto di trasferimento delle conoscenze: se le persone lasciano un'organizzazione senza aver condiviso con altri le lezioni imparate e le conoscenza maturate grazie all'esperienza, si creeranno inefficienze. La stessa cosa vale se non si esamineranno i documenti relativi ai progetti passati al fine di non ripetere gli stessi errori.
Le organizzazioni che andranno oltre i requisiti essenziali della gestione delle conoscenze organizzative della ISO 9001:2015 e useranno in modo strategico ciò che avranno imparato, ne trarranno grandi benefici.
Domanda: se si è certificati ISO 9001, c'è bisogno di sottoporsi ad audit di sorveglianza annuali?
Risposta: la frequenza degli audit di sorveglianza è a discrezionalità dell'organismo di certificazione, sulla base della maturità del sistema qualità dell'organizzazione verificata, delle sue prestazioni, del contesto in cui opera l'azienda e dei rischi a cui è sottoposta. Se, ad esempio, l'organizzazione ha molti reclami da parte dei clienti per problemi relativi alla qualità, l'organismo di certificazione dovrebbe fare più audit in loco per determinare se esista una causa di queste problematiche e capire come mai i problemi non siano stati corretti in maniera definitiva.