ISO 9001:2015 - DOMANDE E RISPOSTE - 5

Prima parte

Seconda parte

Terza parte

Quarta parte

Domanda: le organizzazioni come possono affrontare nel modo giusto i requisiti del punto 7.1.6 della ISO 9001:2015 che riguarda la gestione della conoscenza aziendale?

Risposta: partiamo specificando che la "conoscenza" è costituita dalle informazioni, dalla comprensione e dell'abilità che si ottengono con l'esperienza o con la formazione. In ogni caso, per affrontare al meglio questo requisito, si dovrebbe concordare una definizione operativa di "conoscenza dell'organizzazione" e decidere cosa rientri in quest'ambito
Ogni organizzazione deve, poi, determinare come questo punto si possa applicare alla sua attività e ai suoi processi, quindi non esiste una risposta univoca alla domande. Partiamo ricordando i requisiti relativi al knowledge managament contenuti nella ISO 9001:

• determinare le conoscenze necessarie per eseguire al meglio i processi e ottenere la conformità di prodotti e servizi. Per ciò che riguarda questo primo blocco di requisiti, bisogna puntare sulla conoscenza nelle aree citate nella norma. Ad esempio, per ciò che riguarda il contesto dell'organizzazione, vanno gestite le conoscenze relative alla strategia, alla concorrenza, alla cultura aziendale, all'ambiente, ai prodotti sostitutivi, alla tecnologia disponibile, alle leggi e ai regolamenti, ecc. Venendo alla leadership, gli argomenti a cui prestare attenzione saranno le esigenze del cliente, i ruoli e le responsabilità, ecc. Per la pianificazione si punterà sull'analisi dei punti di forza e di debolezza, sulle opportunità e le minacce, sui risultati dell'analisi dei rischi, sugli obiettivi della qualità, sui cambiamenti, sulla ricerca, sulle migliori pratiche, sulle analisi comparative, sulle decisioni relative al "make or buy", sull'analisi delle alternative, ecc. Relativamente al supporto, si analizzeranno le risorse, le infrastrutture, i requisiti ambientali, la capacità di misurazione, la formazione delle persone e le loro competenze, i canali di comunicazione e i processi, le informazioni documentate, ecc. Per le attività operative si punterà alle specifiche di progettazione e dei materiali, alle istruzioni di lavoro, alle impostazioni delle macchine, ai parametri di processo, agli strumenti approvati, ai metodi di imballaggio, ai tempi ciclo, alle tolleranze, allo studio della varianza dei processi, alla qualificazione dei fornitori, ecc. Per la valutazione delle prestazioni e il miglioramento l'attenzione sarà rivolta alle azioni correttive, alle lezioni apprese, ai risultati degli audit, al miglioramento dei processi, al feedback dei clienti, ai tassi di guasto, all'analisi del processo, all'affidabilità dei prodotti;
• mantenere la conoscenza e renderla disponibile nella misura appropriata. Relativamente a questo secondo gruppo di requisiti andrebbe considerato come viene mantenuta la conoscenza (digitalmente, con note scritte a mano, ecc.), dove viene conservata (database, dicumenti, server, servizi cloud, ecc.), come la si rende disponibile (mediante formazione, procedure, ecc.), come viene mantenuta la disponibilità delle conoscenze maturate e come vengono protette (crittografia, password, ecc);
• considerare la conoscenza attuale di un'organizzazione e determinare come acquisire o accedere a qualsiasi conoscenza aggiuntiva necessaria ad affrontare nuove esigenze e tendenze. Per quest'ultimo blocco di requisiti, bisognerà considerare le evidenze che indicano la necessità di nuove conoscenze, come identificare quali conoscenze aggiuntive sono necessarie, come e dove ottenerle, come aggiornare le conoscenze e quanto spesso. Il tutto andrebbe correlato ai requisiti relativi ai ruoli, alle responsabilità e alle risorse, alla gestione delle recensioni e dei giudizii della clientela, agli audit, ai documenti di controllo, alla conservazione dei dati, ecc.

Se, poi, si è interessati ad andare oltre i requisiti di base del punto 7.1.6, si può considerare anche il concetto di trasferimento delle conoscenze: se le persone lasciano un'organizzazione senza aver condiviso con altri le lezioni imparate e le conoscenza maturate grazie all'esperienza, si creeranno inefficienze. La stessa cosa vale se non si esamineranno i documenti relativi ai progetti passati al fine di non ripetere gli stessi errori.
Le organizzazioni che andranno oltre i requisiti essenziali della gestione delle conoscenze organizzative della ISO 9001:2015 e useranno in modo strategico ciò che avranno imparato, ne trarranno grandi benefici.

Domanda: se si è certificati ISO 9001, c'è bisogno di sottoporsi ad audit di sorveglianza annuali?

Risposta: la frequenza degli audit di sorveglianza è a discrezionalità dell'organismo di certificazione, sulla base della maturità del sistema qualità dell'organizzazione verificata, delle sue prestazioni, del contesto in cui opera l'azienda e dei rischi a cui è sottoposta. Se, ad esempio, l'organizzazione ha molti reclami da parte dei clienti per problemi relativi alla qualità, l'organismo di certificazione dovrebbe fare più audit in loco per determinare se esista una causa di queste problematiche e capire come mai i problemi non siano stati corretti in maniera definitiva.

Sesta parte

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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